Ken je dat gevoel? Je opent Outlook, vindt een aanvraag in je mailbox, zet de gegevens in een Excel-bestand, stuurt een bericht naar een collega en maakt vervolgens een taak aan zodat niemand het verzoek vergeet. Niet moeilijk werk. Wel werk dat iedere dag terugkomt. En juist dat soort werkzaamheden kosten vaak meer tijd dan de meeste mensen denken. Een paar minuten hier. Vijf minuten daar. Voor je het weet verdwijnen er iedere week uren aan handmatig werk waar niemand energie van krijgt.
Het goede nieuws? Veel van die werkzaamheden kun je automatiseren met Power Automate.
Power Automate is een onderdeel van Microsoft Power Platform. Met Power Automate bouw je workflows waarmee systemen automatisch acties uitvoeren zodra een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt.
Een simpel voorbeeld:
Zonder dat iemand daar handmatig iets voor hoeft te doen.
Power Automate werkt onder andere samen met:
Veel organisaties verwerken declaraties nog via e-mail. Met Power Automate stuur je een declaratie automatisch naar de juiste manager voor goedkeuring. Na akkoord ontvangt de administratie een melding en kan de verwerking direct verder.
Een verlofaanvraag kan automatisch worden doorgestuurd naar de juiste leidinggevende. De medewerker ontvangt een terugkoppeling en HR wordt direct geïnformeerd. Zo hoeft niemand de status handmatig bij te houden.
Wanneer een order vertraagt, een projectstatus verandert of een factuur wordt goedgekeurd, kan Power Automate automatisch een melding sturen via Outlook of Teams.
Facturen, contracten en formulieren kunnen automatisch worden opgeslagen, doorgestuurd en gearchiveerd. Dat scheelt handmatig werk en voorkomt zoekgeraakte documenten.
Wordt een formulier ingestuurd of een aanvraag goedgekeurd? Dan kan automatisch een taak worden aangemaakt voor de verantwoordelijke medewerker. Niemand hoeft actiepunten meer handmatig over te nemen.
Moeten dezelfde gegevens in meerdere systemen worden ingevoerd? Met Power Automate kun je informatie automatisch uitwisselen tussen applicaties, waardoor dubbel invoerwerk verdwijnt.
Een nieuw idee wordt automatisch doorgestuurd naar de beoordelaar, waarna de indiener op de hoogte blijft van de voortgang. Dat vergroot de kans dat medewerkers ideeën blijven delen.
Automatiseren is geen doel op zich. Sommige processen zijn zo beperkt dat een workflow weinig oplevert.
De grootste winst zit meestal in processen die:
Juist daar levert automatisering tijd, rust en voorspelbaarheid op.
Veel organisaties denken direct na over de workflow. Maar dat is meestal stap twee.
Begin liever met vragen als:
Pas daarna wordt duidelijk welke automatiseringen interessant zijn.
Dat is ook precies waarom succesvolle automatiseringen niet beginnen bij de techniek, maar bij het proces zelf. Een goede inrichting van data, systemen en koppelingen bepaalt uiteindelijk het succes van een automatisering.
Veel bedrijven denken bij digitalisering direct aan grote projecten. Maar vaak zit de eerste winst juist in kleine, terugkerende werkzaamheden die medewerkers iedere dag uitvoeren. Werkzaamheden die niemand moeilijk vindt, maar die wel ontzettend veel tijd kosten. En precies daar is Power Automate voor bedoeld.
Ben je benieuwd welke processen binnen jouw organisatie geschikt zijn voor automatisering? Maak eens een lijst van werkzaamheden die iedere week terugkomen en waar medewerkers veel handmatig werk voor moeten verrichten.
Vaak liggen daar de eenvoudigste én snelste verbeteringen.
