Microsoft Teams. Zelden zijn we zo enthousiast geweest over een applicatie. Al lang voordat de Coronacrisis uitbrak schreven we er meerdere blogs over. Maar omdat juist nu veel mensen thuiswerken kregen we de laatste tijd heel veel vragen over Microsoft Teams en gaven we de laatste weken voor die bedrijven meerdere webinars over Microsoft Teams.
Bij WSB gebruiken we Microsoft Teams (hierna noemen we het kortweg “Teams”) al jaren. Voor ons was de overgang dus ook niet zo groot toen de overheid ons een paar weken geleden vroeg zoveel mogelijk thuis te werken. Bij ons was dit inmiddels een vanzelfsprekendheid. Veel collega’s (waaronder ikzelf) werken vast een dag thuis (lekker een dagje ongestoord werken en geen file) en als de thuissituatie erom vraagt, bijvoorbeeld als er een kind ziek is en niet naar school kan, wordt er ook thuisgewerkt. Geen probleem, want we blijven in contact met onze collega’s via Teams. Een chatje is zo gestuurd, we kunnen onze schermen met elkaar delen en videobellen. Ook als je thuiswerkt.
De afgelopen weken zijn we Teams nog veel intensiever gaan gebruiken. Door de omstandigheden hebben we vrij unieke data verzameld over hoe het gebruik van Teams toeneemt op het moment dat er geen face-to-face contact mogelijk is. Even wat cijfers van ons intern. Doordat we niet meer op kantoor werken, maar allemaal zoveel mogelijk thuis, hebben we:
• 53% meer kanaalberichten
• 74% meer 1 op 1 chats
• 285% meer calls
• 320% meer online meetings
En ondanks dat we nu zelf al ruim twee jaar met Teams werken, werd door deze cijfers de ongelooflijke toegevoegde waarde van Teams weer eens extra duidelijk. Toen mijn collega Folkert en ik deze cijfers zagen (een collega had ze gedeeld op… jawel, Teams ), kregen we een soort van hernieuwde aha-erlebnis. Folkert en ik hebben daarop afgesproken onze belevenissen met het werken met Teams op papier te zetten, zodat we deze inzichten met u kunnen delen.
Ik (Leon) heb teruggekeken op de afgelopen twee jaar dat we Teams binnen WSB gebruiken. Folkert is korter in dienst en heeft vooral gekeken hoe hij Teams de laatste weken heeft gebruikt.
Eerst even terug: wat is Teams ook alweer. Teams is een applicatie die (teams in) bedrijven helpt efficiënt samen te werken. Teams is hierbij de gemeenschappelijke digitale werkruimte. Zoals de naam al aangeeft is Teams gericht op samenwerking binnen teams. Dit kunnen afdelingen zijn, tijdelijke of permanente samenwerkingsverbanden binnen een afdeling of bedrijf, projectteams, klantteams, etcetera. Het maakt het mogelijk om op een veel efficiëntere (en leukere!) manier samen te werken binnen die teams.
Teams is onderdeel van Microsoft 365 for Business (per 21 april verandert Microsoft de naam van de Office 365 pakketten in Microsoft for Business). Microsoft 365 for Business is een grote bak met technologie onderverdeeld in applicaties. Als je die wilt gebruiken, zou je die telkens allemaal op moeten starten. Bijna al deze applicaties zijn vanuit Teams te benaderen en je kunt er vanuit Teams in hetzelfde scherm in werken.
Binnen Teams kun je Word-bestanden openen en bewerken
Met Teams heb je eigenlijk maar 1 applicatie nodig om het meeste van je werk te kunnen doen. Met Teams kun je heel veel, maar het zijn allemaal functionaliteiten die uit onderliggende (Microsoft 365 for Business) applicaties komen.
Teams is dus onderdeel van het Microsoft 365 for Business pakket, maar kan niet gezien worden als een op zichzelf staand product. Het is niet los te gebruiken zoals andere Microsoft 365 for Business applicaties zoals Word en Excel. Teams is eigenlijk een verzamelapplicatie van andere Microsoft 365 for Business applicaties, en andere niet-Microsoft producten.
Microsoft 365 for Business benader je via www.office.com. Daar zie je alle applicaties die in jouw pakket zitten en voor jou beschikbaar zijn. Je opent dan altijd de online applicatie. Dan kun je je bestanden benaderen zonder dat je Word en Excel lokaal hebt geïnstalleerd. Handig als je bijvoorbeeld op de tablet werkt.
De functionaliteiten van Teams zijn onder te verdelen in:
1. Persoonlijke functionaliteiten
2. Groeps- / Projectfunctionaliteiten
Bij de persoonlijke functionaliteiten moet u denken aan opslag van persoonlijke documenten. Misschien denkt u nu ‘maar die moet ik toch opslaan in OneDrive’? Dat klopt, maar zoals gezegd is Teams de verzamelapplicatie binnen Microsoft 365 for Business en is het volledig geïntegreerd met Teams.
Open de bestanden in je persoonlijk OneDrive binnen Teams
Ook is uw Outlook-agenda geïntegreerd met Teams. U kunt vanuit Teams uw agenda inzien en beheren.
Binnen Teams kun je ook de Outlook agenda inzien en beheren
Teams is ook de ideale applicatie om te (video)bellen en (video)vergaderen. Het heeft Skype for Business vervangen. En zoals u met Skype for Business gewend was, kunt u met Teams ook uw bureaublad delen.
Last but not least, en waar wij binnen WSB Teams ook heel veel voor gebruiken, is de chatfunctie. Als je een korte vraag hebt voor een collega stuur je diegene even een chatbericht. Dat is snel, laagdrempelig en de collega reageert wanneer het hem het beste uitkomt. Je hoeft hem dus niet te storen met een telefoontje.
Is super handig, omdat je ook print screens, bestanden, etcetera mee kunt sturen. “Vroeger” moest je dat tijdens het telefoongesprek mailen. Nu kan je via de chatfunctie alles in één keer meesturen.
Daarnaast is het ook gewoon leuk. Je kunt bijvoorbeeld gif-bestandjes naar elkaar sturen zoals een huilend kind of stripfiguur of uberblije mensen die hun duim opsteken. Je zou zeggen dat door chat het persoonlijk contact minder wordt, maar dat is niet waar en dat komt mede door dit soort leuke opties. Noem het gek, maar het is goed voor de sfeer. Lachen is niet verboden op het werk toch?
De chatfunctie is niet alleen een handige persoonlijke functionaliteit, maar ook een belangrijke groepsfunctionaliteit. Je kunt namelijk heel makkelijk met meerdere personen een chatgesprek opzetten. Ook hier geldt weer dat je documenten, afbeeldingen, gif-bestanden, etcetera kunt delen, als ook met één druk op de knop kunt videobellen met de collega’s binnen het chatvenster.
Tenslotte leent Teams zich perfect voor gezamenlijke bestanden. Uw slaat deze bestanden op in Teams (of eigenlijk op het achterliggende SharePoint; Teams was een verzamelapplicatie weet u nog) en iedereen die toegang tot het document zou moeten hebben heeft er toegang toe en kan het document bewerken zonder dat er tal van versies door iedereen apart worden opgeslagen. Voordeel is tevens dat iedereen altijd de beschikking heeft over het laatste up-to-date bestand.
Er zijn nog tal van andere functionaliteiten binnen Teams, zoals takenlijsten maken met Microsoft Planneer (integreert uiteraard ook volledig met Teams), enquêtes maken en versturen met Forms en het in je Teams-venster werken in allerlei documenten zoals Word-, Excel-, en PowerPoint-bestanden. Eigenlijk is het te veel om op te noemen, dus dat doen we dan ook maar niet ?
Wilt u echt alles weten? Download dan onze whitepaper ‘Aan de slag met Microsoft Teams’. Een 40 pagina’s tellende pdf met een beschrijving van heel veel functionaliteiten, inclusief heel veel print screens.
Werken met Teams is niet alleen het leren van een nieuw product, maar een beweging van je bedrijf naar een andere manier van werken. Dat hebben we binnen WSB ook zo ervaren. We gebruiken Teams nu ruim twee jaar en in het begin was het niet alleen ontdekken wat je er allemaal mee kon, maar vooral ook wennen aan een andere manier van werken.
Onze manier van interne communiceren is flink veranderd. We mailen elkaar onderling nauwelijks nog, maar hebben een op chatgebaseerde manier van samenwerken ontwikkeld. Daarbij moet u niet denken dat we elkaar nooit meer persoonlijk spreken of bellen, maar waar je elkaar normaal zou mailen, wordt dit nu via chat opgelost. Veel efficiënter, laagdrempeliger en… leuker. En ook wel lekker: ik (Leon) schat dat het aantal e-mails dat ik dagelijks binnenkrijg meer dan gehalveerd is. Folkert is zoals eerder gezegd korter in dienst en kan dus moeilijker die vergelijking maken. Wel krijgt hij bij WSB beduidend minder mails van collega’s dan bij zijn vorige werkgever(s).
Bedrijfsinformatie werd tot zo’n anderhalf jaar geleden gedeeld via een intranetomgeving. Daar ging alles op de grote hoop en was het eenrichtingsverkeer. Nu delen we (iedereen is gemachtigd iets te delen) bedrijfsinformatie in verschillende categorieën. En het leukste: iedereen kan op de bedrijfsberichten reageren. Zo worden successen zoals nieuwe klanten vaker gedeeld en is het leuk om te zien dat collega’s elkaar massaal bedanken voor de toegestoken hulp en elkaar feliciteren.
Afgelopen vrijdag nog plaatste onze collega Maurice een bericht dat hij mondeling akkoord (een fysieke handtekening is lastig in deze tijd) had gekregen op een offerte. De reacties kwamen snel. Goed voor de sfeer en motivatie.
Een ander voorbeeld is onze online vrijdagmiddagborrel. Normaal verzamelen iedere vrijdag vele collega’s zich in de kantine om het weekend af te sluiten met een (alcoholvrij) biertje en borrelnoten. Dat is nu in tijden van Intelligent Lockdown niet mogelijk, dus doen we dat nu via Teams.
Voor interne projecten maken we ook veel gebruik van Teams. Zo organiseerden we de afgelopen tijd al 4 webinars over Microsoft Teams. Hier moet iedere keer best aardig wat voor worden afgestemd en werk voor worden verzet en daarom hebben we een team collega’s samengesteld. Ook Folkert en ik zijn onderdeel van dit team.
In deze groep werken we samen in een apart team in Teams. In dit team beleggen voor ieder webinar een online meeting om het onderwerp van het webinar te bepalen en de taken te verdelen. Naast deze online meeting verloopt de meeste overige communicatie via de chat. Taken worden bijgehouden in Microsoft Planner welke we hebben geïntegreerd met Teams. Documenten (bijvoorbeeld het script en de PowerPoint presentatie) delen we ook in dit team.
En dan de webinars zelf, ook deze verzorgen we via Teams. Het eerste webinar van 26 maart was de eerste van zowel Folkert en onze collega Vincent (Frank heeft al meer ervaring met webinars). De eerste keer was dat wel wat onwennig. Folkert had nog nooit eerder een live webinar gegeven. Dus dat was best wel even spannend. Ben ik wel goed te verstaan met mijn Brabants accent? Hoe werkt de techniek achter zo’n live webinar?
Gelukkig viel dit allemaal reuze mee, nou ja, de techniek dan, dat accent wat minder ? (geintje). Teams werkt ook voor dit zaken best intuïtief. Leuk is ook de interactie met de bezoekers. Aan het einde van ieder webinar geven we hen de mogelijkheid om vragen te stellen.
Webinar 4 liet ook de mogelijkheden van Teams zien om te communiceren en samen te werken met externen. Dit webinar gaven we samen met onze partner The Cue. Lisanne van The Cue zat gewoon thuis en gaf samen met onze collega’s Frank en Vincent (misschien overbodig om te vermelden, maar ook allebei vanuit hun eigen huis) een webinar via “onze” Teams.
Dat is overigens ook iets wat we inmiddels al veel vaker doen bij WSB. We gebruiken Teams niet alleen voor interne, maar ook voor externe projecten worden vaak teams opgezet in onze Teams omgeving waarbinnen wordt samengewerkt en gecommuniceerd. Klanten worden vaak ook aan deze teams toegevoegd. Als marketeers hadden Folkert en ik er zelf nog niet mee te maken gehad, maar van collega’s (IT Consultants en ERP Consultants) horen we dat dit heel fijn werkte. Het webinar was onze eerste ervaring met het toevoegen van externen en dat is goed bevallen.
Een hele andere grootse verandering is de manier van bestanden opslaan, het delen van die bestanden en erin samenwerken. Bestanden staan niet meer op de F: schijf, maar staan in het team waarvoor ze relevant zijn. Zo hebben we in Teams bijvoorbeeld een team Marketing. Hierin staan alle bestanden die voor Folkert, mij en voor directe collega Edwin en onze stagiair (op dit moment is dat Sander) relevant zijn en waar we alle vier bij moeten kunnen (persoonlijke documenten staan op onze eigen OneDrive), zoals het marketingplan, het logo, bedrijfspresentatie, etcetera. In deze bestanden kunnen we tegelijk werken en omdat ze online staan kunnen we ze ook benaderen op onze tablets en smartphone.
Het werken met Teams heeft binnen onze organisatie veel veranderd. Dat is trouwens niet van de ene op de andere dag gegaan. We zijn daar twee jaar geleden eerst met kleine groepen mensen mee begonnen. Als marketingmedewerkers hebben we in Teams met onze collega’s van sales bijvoorbeeld een Sales & Marketing team aangemaakt. In de eerste plaats omdat we veel samenwerken en ten tweede omdat het hier om een overzichtelijke hoeveelheid mensen ging. In dat team zijn we steeds vaker berichten en bestanden gaan delen.
Zo werden er door de hele organisatie teams aangemaakt, afhankelijk van waar die behoefte lag. Sommige waren tijdelijk, bijvoorbeeld bij projecten, sommige vast. Sommige van die vaste groepen zijn overigens ook alweer verdwenen en bleken dus toch tijdelijke teams te zijn. Onze organisatie staat niet stil en dus veranderen ook samenwerkingsverbanden tussen mensen. Daarom is het ons advies dat het handig is om van tevoren goed na te denken over welke teams je aanmaakt, maar wees daar niet te star in. Samenwerkingsverbanden veranderen en dus veranderen ook die teams in Teams.
Terugkijkend op vooral het eerste jaar dat we met Teams gingen werken, is Teams door iedereen heel snel omarmt als applicatie die echt iets toevoegt aan je werkdag. Het is een hele cultuuromslag geweest, maar een mooie cultuuromslag die ons heel veel heeft gebracht en waar we momenteel ook flink wat klanten mee helpen.
