We hebben het allemaal weleens meegemaakt. Je verstuurt een mail en op het moment dat je op ‘Verzenden’ drukt, ontsnappen er een paar krachttermen uit je mond. Dat was de verkeerde bijlage of de verkeerde tekst aan de verkeerde persoon! Wat nu?! Gelukkig kent Microsoft Outlook de optie om een verzonden mail weer in te trekken. Hoe trek je een verstuurde mail in en zijn er misschien ook slimmere oplossingen?
Outlook kent inderdaad een functionaliteit waarmee je een verstuurde mail kunt intrekken. Die mail met salarisgegevens die per ongeluk naar een externe werd verstuurd, of die periodieke beoordeling die naar de verkeerde collega ging, het kan ons allemaal gebeuren. Vaak gebeurt het bij routinematig werk, je moet twintig keer een gelijksoortige mail versturen, met een net iets andere tekst of een andere bijlage en voor je het weet, gaat het mis.
Vaak gaan mensen dan googelen hoe je die mail terug moet halen. Maar in de meeste gevallen ben je dan al te laat. Daarom hierbij even in het kort de stappen om een verzonden bericht in te trekken en te vervangen:
1. Kies in mappenvenster aan de linkerkant van het Outlook-venster de map Verzonden items.
2. Open het bericht dat u wilt intrekken. U moet dubbelklikken om het bericht te openen. U kunt het bericht niet intrekken als u het bericht selecteert en het wordt weergegeven in het leesvenster.
3. Selecteer op het tabblad Bericht de optie Acties > Dit bericht intrekken. Zie je die functionaliteit niet, beschik je waarschijnlijk niet over een Exchange-account of is deze functie in jullie organisatie niet beschikbaar. Een bericht dat wordt beveiligd door Azure Information Protection kan niet worden teruggetrokken, dat geldt ook als je de webversie van Outlook gebruikt.
4. Klik op Ongelezen kopieën van dit bericht verwijderen of Ongelezen kopieën verwijderen en vervangen door een nieuw bericht en klik vervolgens op OK.
Zodra de ontvanger de mail heeft geopend, is het terughalen niet meer mogelijk. En zeker als het om beoordelingen of salarisgegevens gaat, zijn mensen nogal snel geneigd om de mail direct te openen. En is de mail aan meerdere mensen gericht, dan heb je geen idee of je poging bij alle mensen geslaagd is. Het is dus erg moeilijk om te bepalen of je poging succesvol is geweest of niet. Niet getreurd, ik heb ook twee tips die wel altijd succesvol zijn.
In veel gevallen gaat het om bijlagen die bij de verkeerde persoon belanden. Sowieso is een bijlage altijd een kopie van een document, als het eenmaal verstuurd is, is het weg en ben je de controle kwijt. Daarom is het slim om geen bijlagen te delen, maar links naar documenten die op OneDrive of in Microsoft Teams staan. Door op die manier een ander toegang te geven tot een document, kun je altijd de toegang weer intrekken als dat nodig blijkt.
Als je toch een mail moet versturen met een bijlage of een mail waarvan je vooraf al weet dat je even goed na moet denken over de inhoud, stel dan eerst de mail op. Pas als je zeker weet dat de inhoud helemaal klopt en de eventuele bijlage de juiste is, vul je het mailadres in. Mocht je tijdens het opstellen per ongeluk op Ctrl + Enter of Alt + S (de shortcuts voor het verzenden van een mail in Outlook) drukken, is er niets aan de hand. Soms is voorkomen beter dan genezen.
