Als ik naar mijn eigen werk als Sales Consultant kijk, dan zou mijn ideale werkplek een dynamische zijn. Eén die ik zelf wil uitkiezen als het om een apparaat gaat. Als ik onderweg ben zou ik graag wat dingen via mijn telefoon willen kunnen doen. Een autorit maak ik graag productief door wat collega’s (handsfree uiteraard) te bellen. Even wat zaken bespreken over de klant waar ik net ben geweest, misschien heb ik wat ideeën of kom ik al pratende op allerlei ideeën. Die leg ik graag vast door, al citerende, aan Siri te vragen of ze deze in mijn notities wil opslaan. Eenmaal op kantoor of thuis aangekomen kies ik een ander apparaat; een laptop of tablet als ik al koffiedrinkende even iets aan de eettafel wil doen of achter een comfortabel bureau met een vaste computer. Welk apparaat en werkplek ik ook kies; het laatste dat ik zou willen is om nog minutenlang bezig te zijn met inloggen of overvallen worden door onverwachte updates. Niet alleen voor mij vervelend, maar die tijd gaat verloren aan dingen die de organisatie niet per se beter maken.
Een Moderne Werkplek voorkomt zoveel mogelijk scenario’s waarbij tijd opgaat aan het focussen op de techniek. Het zorgt ervoor dat de techniek ondersteunend is voor mijn werk. Dat klinkt misschien nog wat cryptisch, maar trek even de vergelijking met je mobiele telefoon. Alle apps die je geïnstalleerd hebt op je telefoon hélpen jou ergens bij. Ze werken gewoon, omdat alle mankementen in de app centraal worden opgelost door updates vanuit de leverancier.
Dat is hoe clouddiensten, want een app is zo’n clouddienst, werken. En vanuit die techniek worden jou steeds meer applicaties aangeboden. Boekhoudprogramma’s, HR-programma’s, et cetera, ze worden allemaal steeds meer aangeboden als een betaalde dienst die je afneemt per gebruiker per maand. De verantwoordelijkheid voor de werking van het programma ligt bij de leverancier. Hóe je de applicatie inzet is aan jou. En doordat de leveranciers steeds meer de stap nemen naar het aanbieden van clouddiensten ben je altijd, bewust of onbewust, in ‘transitie’ naar de Moderne Werkplek. Want de Moderne Werkplek is volledig op clouddiensten gebaseerd.
Als we kijken naar de absolute basis die iedere organisatie nodig heeft om te kunnen werken, dan gaat dat om het volgende:
Wij bieden deze basis aan via de onze Modern Werken dienst middels een Microsoft 365 abonnement. Een abonnement die bovenstaande en nog veel meer in zich heeft. Denk aan Microsoft Teams, waarin niet alleen documenten kunnen worden opgeslagen, maar die ook de samenwerking en de communicatie rondom die documenten biedt. Misschien wel de nieuwe basis te noemen, omdat we veel thuiswerken. Kortom, door deze basis vanuit Microsoft 365 te benutten krijg je allerlei apps die je veel productiever kunnen laten zijn. Apps die jouw werk ondersteunen.
En niet alleen productiever, maar Microsoft 365 biedt in het abonnement een legio aan diensten aan, waarmee je de beveiliging van je omgeving naar een hoger level tilt. Iets dat vandaag de dag hard nodig is om jezelf te beschermen tegen cyberaanvallen.
Indien je een startup bent dan is er misschien geen sprake van een transitie; wellicht enkel in het veranderen van de mindset van je medewerkers die iets anders gewend waren. Maar vaak kom je uit een ‘niet-moderne’ situatie. Je slaat documenten nog op een fileserver, je communiceert nog veelal via e-mail en je hebt misschien nog ‘legacy’ applicaties (waarvoor je zelf de techniek moet regelen, zoals een server). Welke stappen dien je dan te maken?
Een typisch migratiepad naar de Moderne Werkplek omvat de volgende stappen:
De kern van je omgeving wordt bij stap 1 het Azure Active Directory vanuit hetzelfde abonnement. Dit is de plek waar alle medewerkers, alle bedrijfsapparaten en alle andere clouddiensten worden geregistreerd, waardoor je alle beveiligingsdiensten vanuit Microsoft 365 ook kunt benutten en daarmee ook nog eens een beveiligde Moderne Werkplek creëert. Zo kan je bijvoorbeeld niet alleen bedrijfsapparaten gaan beheren, maar ook nog een mate van controle hebben over apparaten die je niet kent. Uiteraard moeten we ook niet vergeten dat we iets met adoptie zullen moeten doen; bepaalde activiteiten die ervoor zorgen dat deze veranderingen door je organisatie gedragen wordt en met enthousiasme wordt verwelkomt door alle medewerkers. Daarvoor maken we gebruik van bekende change management methodieken.
Ben je benieuwd hoe we jouw organisatie zouden helpen in deze transitie? Neem dan contact met ons op.
