'COVID-19 heeft de levens van mensen over de hele wereld beïnvloed. Reisbeperkingen en nieuwe regels voor grote openbare bijeenkomsten hebben de dagelijkse routines van miljoenen veranderd. In de afgelopen weken hebben veel van mijn collega's en klanten me benaderd om te vragen: wat kunnen we doen om te helpen?' Zo begint Jared Spataro, Corporate Vice President Microsoft 365, zijn laatste blog op de website van Microsoft. Een blog is het eigenlijk, het is een letterlijke vertaling van een brief die Lily Zheng ("een goede vriendin en collega die in Shanghai woont") aan regionale kranten in China schreef.
Wij hebben de van het Chinees naar het Engels vertaalde brief op onze beurt vertaald naar het Nederlands. De brief gaat over wat zij en haar team hebben geleerd van het werken op afstand terwijl ze de uitbraak doorstaan.
Mijn naam is Lily Zheng en ik ben een Microsoft-medewerker die in Shanghai woont en werkt. Terwijl de uitbraak van COVID-19 miljoenen mensen hier in China blijft treffen, ervaren we een enorme piek in het werken op afstand. Het is alsof elke school, elk ziekenhuis en elk bedrijf in China nu een verdeelde organisatie is – al is het maar tijdelijk. Van virusuitbraken zoals COVID-19 tot onverwachte noodsituaties, er zijn veel redenen waarom op afstand werken plotseling noodzakelijk kan worden. Dus ik wilde drie lessen delen die ik de afgelopen weken heb geleerd, evenals drie lessen die we van onze klanten hebben geleerd terwijl ze zich aanpassen aan werken op afstand.
Net als velen van jullie begon ik in januari over het virus te horen, met name op sociale media. Maar ik realiseerde me niet wat een groot probleem het zou zijn tot vlak voor het Chinese Nieuwjaar. Toen begon het aantal getroffen mensen snel te stijgen door de drukte van het Lentefestival. Op 23 januari sloot de overheid de provincie Hubei af om de verspreiding van het virus tegen te gaan. De volgende dag, op oudejaarsavond, had mijn familie gepland naar de film te gaan. Toen we via de media hoorden dat bioscopen in de stad waren gesloten, drong de ernst van de uitbraak echt door. Twee dagen later kondigde de regering ongekende afgelastingen van Lentefestival-evenementen aan en ik annuleerde een lang geplande gezinsvakantie. De kinderen waren er kapot van, maar onze gezondheid en veiligheid moesten eerst komen.
Dus, wat zeg ik als mensen vragen hoe het is om nu in China te werken? Nou, op afstand werken heeft onze reistijd verkort en we zijn zeker niet langer bezorgd over wat we dragen. En met veel restaurants gesloten, zijn we allemaal bezig met het opfrissen van onze kookvaardigheden. Maar met kinderen die niet naar school gaan – en de oppas die ook thuis blijft – kan productief blijven een uitdaging zijn.
Hoewel ons team hier gewend is om op afstand te werken, hebben de afgelopen weken echt duidelijk gemaakt wat nodig is om succesvol en duurzaam te werken op afstand. Hier zijn mijn top drie lessen.
Bij deze overstap naar werken op afstand draait het allemaal om het beschermen van onze fysieke gezondheid door contact met het virus te minimaliseren. Dat begrijpt iedereen. Wat minder voor de hand ligt, is dat werken waar je woont een eigen soort stress kan veroorzaken. De tijd nemen om te oefenen, goed te eten en te genieten van echte downtime, weg van schermen, zijn allemaal essentieel voor het behoud van geestelijk welzijn tijdens het werken vanuit huis.
Het kan verleidelijk zijn om dingen uit te stellen terwijl je op afstand werkt. Maar teams die op afstand gedijen, vinden manieren om vrijwel alles online te doen. Als u een-op-een hebt gepland, bewaar ze dan. Als je grote vergaderingen hebt gepland, houd ze dan vast. Als je klaar bent om te brainstormen over een aanstaande presentatie, spring dan op dat videogesprek.
Van deze ervaring heb ik ook geleerd dat het ondersteunen van anderen de beste manier is om positief en energiek te blijven. We gebruiken onze online tools voor meer dan alleen werk, we delen foto’s van familie en huisdieren en gedurende de dag checken we even bij elkaar hoe het gaat. Elkaar opvrolijken is niet alleen goed voor het behoud van het moreel, het helpt ook ons team bij elkaar te houden wanneer we op afstand werken.
In enkele weken tijd hebben klanten in China de manier waarop ze werken echt veranderd. Hier zijn drie dingen die ik van klanten heb geleerd om uw organisatie klaar te maken voor succes.
Wanneer uw werknemers op afstand werken, is het belangrijker dan ooit om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte blijft van de zaken. Een van onze klanten, een grote in Azië gevestigde verzekeringsmaatschappij, begon videoboodschappen naar hun personeel uit te zenden om ervoor te zorgen dat iedereen toegang had tot de nieuwste informatie. Terwijl iedereen een balans zoekt tussen thuiswerken en kinderopvang en andere uitdagingen, bieden opgenomen video’s mensen de mogelijkheid om bij te praten wanneer ze geen live vergadering of briefing kunnen houden.
Hoewel het verleidelijk kan zijn om plannen uit te stellen totdat iedereen bij elkaar kan komen, vinden bedrijven hier manieren om de zaken vooruit te helpen. Met de aanmoediging van de overheid hebben veel scholen hun semester op tijd kunnen beginnen door alles online te plaatsen. Ze hebben hun studenten ondersteund door duidelijke schema’s te maken, morele evenementen zoals kookuitdagingen te organiseren en zorgvuldig opdrachten en andere informatie te communiceren, zodat studenten niet overweldigd worden.
Velen van ons zijn gewend aan snel bellen of videochatten met een paar teamgenoten, maar grote en formele vergaderingen kunnen ook met succes online worden gehouden. Omdat zoveel werknemers op afstand werken, hebben ziekenhuizen hier op afstand hun personeel verzameld. Een ziekenhuis in Dalian heeft bijvoorbeeld grote personeelsvergaderingen gehouden via Teams. Sleutels tot succesvolle online vergaderingen zijn onder meer het opstellen van een duidelijke agenda, het oefenen van betrokkenheid door eventuele audioproblemen aan het begin van de vergadering op te lossen en het maken van duidelijke aantekeningen om later als follow-up te delen. Onthoud ook dat als uw organisatie dit toestaat, u vergaderingen kunt opnemen voor diegenen die niet aanwezig kunnen zijn.
Voor mij, en voor veel mensen over de hele wereld, was dit niet de manier waarop we ons de start van een nieuw jaar konden voorstellen. Maar we hebben veel geleerd. En Teams is een ongelooflijk krachtig hulpmiddel geweest om ons te helpen de uitdagingen aan te gaan. Veel mensen weten het niet, maar Teams is al gratis beschikbaar. U kunt hier terecht voor meer informatie. Maar het maakt niet uit welke hulpmiddelen u kiest, ik hoop dat deze tips nuttig zijn en ik wens u en uw families het allerbeste!
Lily Zheng
Directeur Microsoft China