Je hebt je eerste Power BI rapport ontwikkeld. Je bent er hartstikke trots op. Je hebt er veel tijd in gestoken (het was immers de eerste keer en alle begin is moeilijk), maar het resultaat mag er zeker zijn. Wat nu? Want de volgende stap is dat je collega’s, manager, directeur of noem maar op, ook met dit rapport aan de slag gaan. Je hebt dit rapport immers gemaakt om bijvoorbeeld tijdsbesparing te creëren of nieuwe inzichten te verkrijgen in je bedrijfsvoering. Van belang voor het hele bedrijf, maar dan moeten ze het rapport wel gaan gebruiken. Hoe pak je dit aan?
Om dit in gang te zetten, is het van belang om twee punten in de gaten te houden.
1. Willen mijn collega’s het rapport gaan gebruiken?
2. Hoe gaan ze het rapport gebruiken?
Laten we toch gelijk een derde punt benoemen voor de zekerheid (lesje uit de praktijk):
3. Wat gebeurt er als mijn collega’s het rapport gaan gebruiken?
Het meest vervelende geval zal zijn, dat als je een rapport ontwikkeld hebt wat veel moeite gekost en het wordt uiteindelijk niet gebruikt. Dat terwijl je zelf zeer tevreden was met het resultaat. Vervolgens kan het hele Power BI traject in de prullenbak en wordt er niet meer naar gekeken.
Dit is gelukkig te voorkomen!
Hiervoor een paar tips:
Pols welke rapportages het meeste tijdswinst opleveren. Dit kan zijn omdat A, het opstellen van een rapport veel te lang duurt of B, omdat de verkregen informatie direct tijdswinst, kostenbesparing of omzetverhoging oplevert.
Door snel de meerwaarde te zien van een rapport wordt het al snel makkelijk gebruikt en geaccepteerd. Collega’s hebben meer tijd voor andere werkzaamheden of zien direct meer resultaat.
Laat je collega’s snel de meerwaarde zien van je Power BI rapporten. Daar worden ze blij van.
Hou het rapport, zeker bij de eerste oplevering, simpel en makkelijk te gebruiken. De gebruikers hebben waarschijnlijk nog niet eerder gewerkt met Power BI en zijn nog gewend aan hun huidige rapportages en/of werkwijzen.
Probeer als het mogelijk is bestaande rapportages zo veel mogelijk het zelfde te laten uit zien in Power BI. Dit maakt de overstap makkelijker te overzien. Plaats natuurlijk wel een paar kleine ‘teasers’ in het rapport van wat Power BI uiteindelijk allemaal kan. Denk hierbij aan een paar mooie visualisaties waar grafisch mee gefilterd kan worden.
Kom niet uit het niets met jouw rapport die de wereld om gaat draaien. Betrek je collega’s vooraf (wat is de behoefte, wat mis je, wat kost veel tijd) en houd ze ook op de hoogte tijdens de ontwikkeling van het rapport. Hierdoor hebben je collega’s het gevoel ook te hebben geholpen aan het eindresultaat. En daar willen ze dan wel mee aan de slag.
Maak het hele verhaal af door je rapport centraal te presenteren aan je collega’s, zodat iedereen het resultaat ziet en eventueel direct feedback geven.
Je hebt je collega’s overtuigd dat ze het rapport gaan gebruiken. Maar nu is de vraag hoe ze het gaan gebruiken. Power BI kent veel mogelijkheden om een rapport in te zien, maar ook om getriggerd te worden om een rapport te openen.
Helaas zijn dit zoveel mogelijkheden dat ik het niet gaat lukken om ze in deze blog allemaal toe te lichten. Deze komen allemaal in mijn volgende blog.
Wel bij deze een greep uit de vragen die je jezelf en je collega’s kan stellen om je voor te bereiden om deze blog:
– Waar komt het rapport te staan? Lokaal of in de cloud?
– Hoe wordt het rapport geopend? Via Desktop, webbrowser, tabblad of telefoon?
– Hoe recent moet de data zijn waarop het rapport gebaseerd wordt? Is een wekelijkse verversing voldoende of dient dit meerdere malen per dag te zijn?
– Wanneer wordt het rapport geopend? Staat dit dagelijks in de agenda, aan de hand van een periodieke mail of bijvoorbeeld tijdens een meeting?
– Welke informatie in het rapport is het belangrijkst en welke informatie is aanvullend (maar wel noodzakelijk)?
– Als laatste een hele gevaarlijke om te stellen, maar toch van belang: hoe handig zijn mijn collega’s? Kunnen ze in Power BI werken of willen ze nog steeds toch een pdf ontvangen?
Wordt vervolgd…
Naschrift:
Inmiddels heb ik deze vervolgblog geschreven: Hoe trigger ik collega’s mijn Power BI rapport te gebruiken?
Als je een rapportage lanceert denk je natuurlijk eerst aan de resultaten waarvoor je het rapport initieel hebt ontwikkeld, namelijk meer winst & efficiency binnen je bedrijf.
Maar er liggen nog een paar gevaren op de loer. Dit kunnen valkuilen voor je worden als je hier geen rekening mee houdt. Zelf ben ik hier al in gevallen (maar gelukkig ook uitgeklauterd), maar dit wil ik jullie besparen.
Wees niet geheel ongerust nu, want waar gevaren zijn liggen ook kansen. En de kansen kunnen we mooi beetpakken voor een nog beter eindresultaat.
Power BI kan alle data naar boven halen en zal dat ook zonder inmenging doen. De kans is er binnen elk bedrijf dat de data niet klopt. Dit brengt jouw rapport en dus indirect jij naar boven!
Dit kan basale data zijn, maar ook informatie dat een directe collega minder goed presteert dan verwacht of dat bijvoorbeeld het sales-proces toch niet zo soepel loopt als dat we dachten.
Maak je collega’s (maar ook niet te vergeten je leidinggevende/directie) hier van te voren bewust van. Beoordeel de resultaten eerst zelf goed, voordat je deze ‘blind’ openbaar maakt. Dit voorkomt achteraf scheve gezichten.
De kansen liggen er nu wel om dit aan te pakken en je bedrijf beter te laten presteren.
Als je collega’s door gaan hebben wat er allemaal kan binnen Power BI, zullen ze ook steeds meer willen en gaan eisen van de rapporten. Houdt er van te voren rekening mee dat deze behoefte / vragen gaan komen en plan hier tijd voor in. Als het mogelijk is, spreek een periodieke evaluatie af met je collega’s waar je in één keer de nieuwe wensen en eisen bespreekt. Hierdoor voorkom je dat telkens losse vragen worden gesteld of dezelfde vraag meerdere keren.
Dat je collega’s nieuwe wensen hebben is wel een teken dat ze de winst van je rapportages inzien en dat ze het nog meer willen gebruiken. Pak deze kans!
Rapportages worden veelal ontwikkeld om KPI’s en knelpunten te meten. Als door goed gebruik van je rapportage een KPI altijd behaald wordt of een knelpunt verdwijnt, komt automatisch de behoefte naar boven om een nieuwe KPI te gaan meten of het volgende knelpunt op te gaan pakken. Het rapport is altijd in ontwikkeling.
Om even kort naar wat theorie te verwijzen: je Power BI rapportages passen perfect in de kwaliteitscirkel van Deming in de ‘check’-fase.
Als je rapportages in het proces gebruikt worden, ben je dus 100% bezig met de kwaliteit van je bedrijf te verbeteren en wordt er niet gerapporteerd om maar te rapporteren.
Ga dus zo door!
Dit was deel 2 in onze serie blogs over Power BI. Deel 1 gemist? Lees hem hier: Haal meer uit uw rapportages met Power BI.
