Onze manier van werken is compleet veranderd. Thuiswerken is de norm en ‘iedereen’ werkt met Teams. Maar is het slechts een tijdelijke trend? Of zijn we er inmiddels gewend aan geraakt en is dit een extra zetje geweest om meer online en vanuit huis te werken? Onlangs interviewde ik Michel Bouman, Teams Talk Podcast host bij Microsoft. Een samenvatting van het gesprek (met voor velen toch wel een paar eye-openers, of ieder geval dingen die tot nadenken aanzetten…):
Het is inmiddels alweer 14 maanden geleden dat we ineens massaal aan het thuiswerken zijn geslagen. Vanaf het eerste moment stelde Microsoft de applicatie Teams beschikbaar voor iedereen. Die eerste weken waren we volledig gefocust op het begeleiden van al die mensen die ineens vanuit huis aan de slag moesten. Er waren natuurlijk mensen die er al aan gewend waren, maar er waren ook genoeg mensen die tot maart 2020 zeiden: thuiswerken, dat werkt voor ons niet.
Ik ben best onder de indruk van Nederlandse ondernemers. Natuurlijk waren er veel vragen, maar je zag heel snel dat onze ondernemersgeest naar bovenkwam. Er zijn veel nieuwe businessmodellen ontstaan. We waren er ook met z’n allen echt van overtuigd dat er zonder technologie geen verbinding is. Tachtig procent van de organisaties zegt ook naar de toekomst toe een vorm van thuiswerken aan te blijven bieden.
De afgelopen periode heeft ons geleerd hoe belangrijk het is dat we naar een outputgedreven manier van werken gaan. Je hebt een taak – of je nu een kantoorbaan hebt, aan een bed staat of in de bouw werkt –, je moet een bepaalde output leveren. Ik ben verantwoordelijk voor de adoptie van Teams en voor een bepaald omzetcijfer. Dat is mijn taak, of ik dat in vier uur per dag of in tien uur per dag bereik, dat doet niet ter zake. Dat vraagt in veel organisaties om een cultuuromslag. Je werkt dan veel meer op basis van vertrouwen, dan op basis van controle.
Werk ook aan het welzijn van je medewerkers, want medewerkers die lekker in hun vel zitten, zijn productiever
Als je werkt op basis van vertrouwen, kijk je naar datgene dat iemand moet opleveren en daar ga je op sturen. Werk ook aan het welzijn van je medewerkers, want medewerkers die lekker in hun vel zitten, zijn productiever. Vraag je ook af hoe je de stap van een ‘know-it-all-cultuur’ naar een ‘learn-it-all-cultuur’ maakt, waarbij het middlemanagement de drijver is van de verandering en tegelijkertijd zorgt dat mensen zich kunnen blijven ontwikkelen.
Controleren hoeveel uur iemand heeft gewerkt en hoe lang hij of zij aan het bureau heeft gezeten, dat is echt verleden tijd.
Bij Microsoft werken we al jaren zonder vaste werkplekken. Drie jaar geleden hebben we zelfs 75 procent van ons pand opengesteld voor iedereen. Ons nieuwe kantoor is één grote customer-experience: een community-omgeving voor onze partners, met als doel digitale transformaties te realiseren. Als we straks met z’n allen weer naar kantoor mogen, is iedereen van harte welkom.
Maar wij gaan niet meer naar kantoor om te ‘werken’: om onze e-mail door te nemen of aan een Excel-bestand te werken. We gaan naar kantoor om mensen te ontmoeten, om te brainstormen, om samen te werken aan dingen. Hoe start je als organisatie met zoiets? Het management moet erachter staan, en begin met communiceren en afspraken maken. Wat vinden we OK en wat vinden we niet OK?
Allereerst is het belangrijk om in contact te blijven met je medewerkers en te weten wat hun behoeften zijn. Maar vergeet niet naar de data te kijken. Zo is bijvoorbeeld de Microsoft Productivity Score bedoeld om je te laten zien hoeveel je medewerkers gebruikmaken van de verschillende tools en wat je kunt doen om de teamervaring te verbeteren.
Daarnaast kent Microsoft de MyAnalytics tool, daarmee kun je als medewerker inzicht krijgen in dingen als: hoe gaat het met mijn werkdag, hoeveel werk ik over, hoeveel werk ik samen? Want samenwerken is nog steeds de belangrijkste driver voor innovatie. En de zojuist gelanceerde Microsoft Viva Insights geeft managers handvatten om de productiviteit en het welzijn van hun team te verbeteren met behulp van gegevensgestuurde en privacybeschermde inzichten. Data helpt je om goede keuzes te maken, zeker nu je minder direct contact hebt met je medewerkers.
Vanaf heden zal het grootste deel van de meetings een hybride vorm hebben: een deel op kantoor en een deel van de medewerkers thuis
Bijna een op de vier medewerkers geeft aan ook na de coronapandemie grotendeels vanuit huis te willen werken, en 43 procent van de mensen geeft aan thuiswerken te willen combineren met werken op locatie. Het lijkt er dus zeker op dat het werken met Teams een blijvertje is en geen hype die weer overwaait.
Dat houdt in dat je ook over je kantoorruimte na moet denken. Het grootste deel van de meetings zal een hybride vorm hebben, hoe zorg je dat iedereen zich betrokken voelt? Het gebruik van Microsoft Teams en technologie is nooit een einddoel. Kijk naar je KPI’s, wat heb je daarvoor nodig en hoe helpt technologie je daarbij?
