Steeds meer bedrijven maken de overstap naar Microsoft 365 en Teams. Maar waar moet je nu je documenten nu opslaan? Op je persoonlijke OneDrive? In Teams? Of misschien toch nog op de fileserver? Bij veel organisaties heerst er onduidelijkheid hoe je documenten opslaat met een duidelijke structuur en volgens goede onderlinge afspraken.
Microsoft 365 kent bij elkaar bijna dertig apps om productief te werken. Dat kan weleens voor chaos zorgen. Maar als je je documentenopslag op orde hebt, krijgen alle apps als vanzelf een plek binnen de organisatie. Er zijn kortweg drie mogelijkheden om je documenten op te slaan: OneDrive, SharePoint en Teams. Eigenlijk kun je grofweg drie hoofdregels onderscheiden:
1. OneDrive = IK
Voor persoonlijke documenten, vaak in de conceptfase. Wil je iemand toegang geven, dan kan dat. Wie je toegang geeft bepaal je zelf.
2. Teams = WIJ
Voor documenten die van belang zijn voor een groep of team en waaraan de groep of het team wil samenwerken. De eigenaar van de groep bepaalt wie toegang heeft tot de groep en daarmee tot de documenten.
3. SharePoint = IEDEREEN
Voor finale documenten, die iedereen mag inzien. De eigenaar van een site bepaalt wie toegang heeft tot die site en daarmee tot de documenten. Door tags mee te geven aan documenten kun je structuur meegeven en de vindbaarheid vergroten.
In een ideale wereld komt er gaan fileserver meer voor op je moderne werkplek. Alle documenten staan in de cloud en iedereen kan altijd en overal, met elk device, aan het werk. Maar er kunnen natuurlijk beperkingen te bedenken die deze volledige overstap in de weg zitten. Dan kun je kiezen voor een hybride scenario.
Stel: je hebt nog een oude ‘legacy’ applicatie, zoals bijvoorbeeld een HR-systeem die documenten standaard op de fileserver opslaat. Als die applicatie niet kan samenwerken met Microsoft 365, kun je niet van de fileserver afstappen. Om te bepalen of dat zo is, is het zaak al je bedrijfsprocessen in kaart te brengen.
Als je toegaat naar een hybride scenario, waarbij je gebruik maakt van OneDrive, Teams en SharePoint, met daarnaast een fileserver, moet je in je informatiebeleid vastleggen wat je op de fileserver opslaat en wat binnen de Microsoft 365-omgeving.
Een van de grote voordelen van werken met Microsoft 365 is dat de ‘vervuiling’ een stuk minder wordt. Met vervuiling bedoelen we de eindeloos diepe mappenstructuur die we vaak zien op een fileserver, maar ook het bestaan van mapjes met namen van personen. Wat gebeurt er met de inhoud van die mapjes als Jantje, Pietje of Truus de organisatie verlaat? Bovendien is er op een fileserver altijd sprake van een strikte en onduidelijke rechtenstructuur waarbij je afhankelijk bent van je IT-afdeling als je hierin iets wilt aanpassen.
Als je de overstap maakt naar Microsoft 365, heb je de kans je hele structuur opnieuw op te zetten en met een schone lei te beginnen. In plaats van bestanden versturen naar collega’s – waardoor dubbele bestanden ontstaan, waarvan niemand meer weet wat de meest recente versie is – kun je nu bestanden gaan delen. Zo hou je grip op je bestanden. Ook het beheren van de rechten is binnen Microsoft 365 vele malen makkelijker dan op een fileserver.
Wil je meer weten over de voordelen van Microsoft 365 en eventueel over de mogelijkheden van zo’n hybride scenario? Mijn collega’s Arwen en Henko gaven hier in het voorjaar van 2021 een webinar over. Een webinar vol uitleg en praktische handvatten voor het opslaan van documenten in Microsoft 365, voor iedereen die het overzicht mist in Microsoft 365.
