OneDrive online voor bedrijven

Microsoft OneDrive: de cloud opslagdienst van Microsoft

Wat het is & hoe je het het beste gebruikt

OneDrive van Microsoft 365
Alles wat je wilt weten over:

OneDrive

In onze moderne digitale wereld is flexibiliteit een must. Of je nu thuiswerkt, op kantoor zit of onderweg bent, je wilt overal toegang tot je (persoonlijke) bestanden. Microsoft OneDrive maakt dit mogelijk.

Maar wat is OneDrive precies, waar kun je het voor gebruiken, wat zijn de verschillen tussen OneDrive en SharePoint?

Op deze pagina duiken we in alle details, zodat je precies weet wat OneDrive voor jou kan betekenen. Als kers op de taart geven we je ook nog een paar functies die minder bekend zijn, maar wel super handig.

Wat is OneDrive

Wat is OneDrive?

OneDrive is een cloud opslagdienst van Microsoft. Je kunt het zien als een online opslagplek voor je bestanden. Het stelt je in staat om documenten, foto’s en andere bestanden veilig op te slaan en overal en altijd te openen. Of je nu werkt op een laptop, tablet of smartphone – je bestanden zijn altijd binnen handbereik.

Met OneDrive hoef je niet meer te rommelen met USB-sticks of te stressen over verloren bestanden. Alles wat je uploadt, staat veilig online opgeslagen in de cloud (op servers van Microsoft).

Hoe werkt OneDrive binnen Microsoft 365?

Wat OneDrive onderscheidt van andere cloud opslagruimte, is de slimme integratie binnen het Microsoft 365-pakket. Het maakt niet uit of je werkt in de Office applicaties Word, Excel, PowerPoint of Outlook, OneDrive zorgt ervoor dat je bestanden direct in de cloud staan. Dit betekent dat je altijd (online) toegang hebt tot je documenten, zelfs als je van apparaat wisselt, van smartphone naar laptop of vica versa.

Neem bijvoorbeeld een Word-document. Je kunt dit rechtstreeks opslaan in OneDrive, waarna wijzigingen automatisch worden gesynchroniseerd. Als je op je telefoon in het desbetreffende Word-document een paar wijzigingen doorvoert en het bestand later op je laptop opent, zijn de wijzigingen die je op je telefoon hebt doorgevoerd zichtbaar. Sterker nog, als je het bestand op beide apparaten tegelijk zou openen, zie je realtime de wijzigingen die je op het ene apparaat doorvoert ook op het andere apparaat verschijnen. Hierdoor verdwijnt de noodzaak om handmatig verschillende versies op te slaan.

Door deze integratie van OneDrive met de mobiele Office apps van Microsoft kun je onderweg snel een PowerPoint-presentatie openen of een Excel-bestand bewerken zonder dat je toegang nodig hebt tot een laptop of desktop. Dit maakt OneDrive niet alleen een opslagoplossing, maar ook een plek van waaruit je werkt aan je bestanden.

Daarnaast speelt OneDrive een cruciale rol in samenwerkingstools zoals Microsoft Teams en SharePoint. Deel je een bestand via Teams? Dan wordt dit automatisch opgeslagen in OneDrive of SharePoint, afhankelijk van de instellingen. Hierdoor blijven bestanden altijd op een centrale plek, overzichtelijk georganiseerd en toegankelijk voor iedereen die eraan werkt.

En over SharePoint gesproken. Wat zijn nou de verschillen tussen OneDrive en SharePoint?

OneDrive verschillen met SharePoint

OneDrive vs. SharePoint

Hoewel OneDrive en SharePoint op elkaar lijken, hebben ze verschillende functies:

OneDrive logoOneDrive: Ideaal voor persoonlijke opslag en het delen van individuele bestanden. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die zijn of haar eigen documenten en notities wil opslaan en delen.

SharePoint logoSharePoint: Is gericht op teamwerk en biedt geavanceerde functies voor documentbeheer, zoals versiebeheer, workflows en toegangscontrole. Het is ideaal als centrale plek voor documenten waar meerdere mensen in werken en / of moeten kunnen inzien.

Het belangrijkste verschil is dus dat bestanden in OneDrive standaard privé zijn totdat je ze deelt, terwijl documenten in SharePoint vaak direct beschikbaar zijn voor een heel team. Hierdoor is OneDrive beter geschikt voor individueel werk en SharePoint voor samenwerking binnen een team of afdeling.

Veel bedrijven, wij bij WSB ook, gebruiken beide tools samen. We slaan persoonlijke werkdocumenten op op onze OneDrive en projectbestanden delen we via SharePoint (doet doen we via Teams, maar dat is eigenlijk gewoon een schil over SharePoint).

OneDrive functionaliteiten

Waar kun je OneDrive voor gebruiken?

OneDrive biedt talloze mogelijkheden. Een paar praktische toepassingen:

  • Opslag: Bewaar al je belangrijke bestanden op één veilige plek in de cloud.
  • Synchronisatie: Werk op meerdere apparaten zonder dat je bestanden kwijtraakt. OneDrive zorgt ervoor dat je altijd de meest recente versie hebt.
  • Samenwerking: Werk in realtime samen aan documenten met collega’s of vrienden.
  • Back-up: Bescherm je bestanden tegen verlies door automatische back-ups naar de cloud.
  • Delen: Deel bestanden of mappen eenvoudig via een link, zelfs met mensen die geen Microsoft-account hebben. (Verderop deze pagina geven we je een stappenplan hoe je dit doet.)

Wat zijn de voordelen van OneDrive?

Toegankelijkheid

Je hebt overal ter wereld toegang tot je bestanden. Het enige wat je nodig hebt, is een internetverbinding.

Veiligheid

Microsoft gebruikt encryptie en andere geavanceerde technologieën om je data te beschermen.

Schaalbaarheid

Of je als bedrijf nu groeit of niet, OneDrive groeit en krimpt met je mee.

Samenwerking

Werk samen met collega’s aan documenten zonder ingewikkelde processen.
OneDrive kosten

Wat zijn de kosten van OneDrive?

Voor bedrijven biedt Microsoft verschillende zakelijke Microsoft 365-abonnementen waar OneDrive onderdeel van uitmaakt.

Voor mkb-bedrijven is het Microsoft 365 Business Premium abonnement de meest geschikte. Microsoft biedt ook andere abonnementen aan, maar daarbij mis je de geavanceerdere beveiligingsopties en het apparaatbeheer. Daarom raden we onze klanten (vrijwel) altijd aan om te kiezen voor Microsoft 365 Business Premium. Met dit abonnement profiteer je van alle mogelijkheden die OneDrive biedt, inclusief 1 TB opslagruimte en desktopversies van Microsoft Office-apps (waardoor je offline kunt werken).

Er is veel te vertellen over de verschillen tussen de abonnementen. Wil je alle verschillen en kosten bekijken, kijk dan op de website van Microsoft. Hier vind je ook altijd de meest up-to-date prijzen.

OneDrive cloud

Waarom is OneDrive een cloudoplossing?

OneDrive maakt gebruik van de cloud, en dat is niet zonder reden. De cloud biedt:

  • Flexibiliteit: Je bestanden zijn overal beschikbaar.
  • Beveiliging: Microsoft zorgt voor een veilige opslag en voldoet aan internationale privacywetgeving.
  • Gemak: Je hebt geen fysieke hardware nodig voor opslag, zoals servers of harde schijven.
  • Schaalbaarheid: Je kunt eenvoudig meer opslagruimte toevoegen als je die nodig hebt.

Hoe gebruik je OneDrive optimaal? - Stappenplan Synchronisatie

Wil je het meeste uit OneDrive halen? Dan draait het om maar 1 ding: synchronisatie.

Stel de OneDrive-map in op je computer zodat bestanden automatisch worden gesynchroniseerd. Hoe stel je dat in? We geven je een stappenplan. In dit stappenplan stellen we ook gelijk in dat je bureaublad, documenten en afbeeldingen automatisch worden geback-upt naar OneDrive, want dat is niet standaard.

Stappenplan Synchronisatie

1

Controleer of OneDrive is geïnstalleerd

OneDrive is meestal vooraf geïnstalleerd op Windows 10 en 11. Klik op de Startknop en zoek naar “OneDrive”. Als het niet is geïnstalleerd, kun je het downloaden van de OneDrive-website.

2

Meld je aan bij OneDrive

Open de OneDrive-applicatie en login met je Microsoft-account.

3

Kies een OneDrive-maplocatie

Bij het instellen vraagt OneDrive waar je bestanden op je computer wilt opslaan. Standaard wordt een map genaamd “OneDrive” aangemaakt in je gebruikersprofiel (bijv. in Windows C:\Gebruikers\JouwNaam\OneDrive of /Users/JouwNaam/OneDrive op Mac). Je kunt deze locatie aanpassen als je dat wilt. Klik op “Wijzigen locatie” om een andere map te kiezen.

4

Selecteer welke bestanden je wilt synchroniseren

Tijdens de installatie wordt gevraagd welke mappen je wilt synchroniseren. Je kunt kiezen voor:
- Alles synchroniseren: Alle bestanden en mappen in je OneDrive worden beschikbaar op je computer.
- Specifieke mappen synchroniseren: Selecteer alleen de mappen die je wilt synchroniseren.

Maak je keuze en klik op “Gereed”.

5

Synchronisatie controleren

Na het instellen verschijnt het OneDrive-pictogram in de taakbalk (Windows) of de menubalk (Mac). Dit pictogram geeft de synchronisatiestatus aan:

- Wit wolkje met een vinkje: Synchronisatie is voltooid.
- Blauw wolkje met pijlen: Synchronisatie is bezig.
- Rood kruis: Er is een probleem met de synchronisatie.

6

Synchronisatie-instellingen aanpassen

Klik met de rechtermuisknop op het OneDrive-pictogram in de taakbalk/menubalk en ga naar “Instellingen”. Hier kun je bijvoorbeeld Synchronisatieregels wijzigen (bijvoorbeeld voor specifieke mappen) en het Automatische opstart van OneDrive beheren. Wij gaan nu naar “Back-up”. Onder dit tabblad klik je op de knop “Mappen beheren” of “Deze pc's mappen beheren”. Een nieuw venster opent met de drie standaardmappen:
- Bureaublad
- Documenten
- Afbeeldingen

Selecteer de mappen die je wilt back-uppen en klik op Starten of Bevestigen om de configuratie te voltooien.

7

Test de synchronisatie

1. Sleep een bestand naar je OneDrive-map op je computer.
2. Controleer via de OneDrive-webinterface (onedrive.com) of het bestand daar zichtbaar is.
3. Als het bestand verschijnt, werkt de synchronisatie correct.

Minder bekende functies van OneDrive

Wist je dat OneDrive ook deze functies heeft?

1. Onbeperkte versiegeschiedenis:
In OneDrive voor Bedrijven worden alle versies van bestanden opgeslagen, zonder limieten in tijd of aantal (afhankelijk van de bedrijfsinstellingen). Dit stelt gebruikers in staat om eenvoudig eerdere versies van bestanden terug te zetten of wijzigingen te herstellen.

2. Offline toegang:
Online werkt OneDrive voor Bedrijven het beste, maar ook het is ook mogelijk om bestanden offline beschikbaar te maken. Gebruikers kunnen:

  • Bestanden selecteren die lokaal worden opgeslagen op hun apparaat.
  • Offline werken aan documenten, die automatisch worden gesynchroniseerd zodra er weer een internetverbinding is. Dit is ideaal voor werken onderweg of in gebieden met beperkte connectiviteit.

3. Dataherstel voor volledige bibliotheken:
OneDrive voor Bedrijven biedt de mogelijkheid om een volledige bibliotheek te herstellen naar een eerdere staat (bijvoorbeeld na een ransomware-aanval of massale fout). Dit gaat verder dan het herstellen van individuele bestanden of versies en is een krachtige functie voor bedrijfscontinuïteit.

OneDrive web

4. Blokkeren van downloads bij gedeelde links:
Bij het delen van bestanden of mappen kunnen beheerders instellen dat ontvangers de bestanden alleen online kunnen bekijken, zonder de mogelijkheid om ze te downloaden. Dit is ideaal voor gevoelige informatie die niet lokaal opgeslagen mag worden.

5. Apparaatbeheer met Intune:
Met Microsoft Intune kunnen beheerders apparaten beheren die verbinding maken met OneDrive. Functies omvatten:

  • Het extern wissen van bedrijfsgegevens van verloren of gestolen apparaten.
  • Het afdwingen van beveiligingsmaatregelen, zoals versleuteling en wachtwoordvereisten.
  • Het beperken van toegang tot OneDrive vanaf ongeautoriseerde apparaten. Deze functie zorgt ervoor dat bedrijfsgegevens veilig blijven, zelfs in een mobiele werkomgeving.

6. Conditional Access voor toegangsbeveiliging:
Beheerders kunnen instellen dat toegang tot OneDrive beperkt wordt op basis van voorwaarden, zoals:

  • Alleen toegang vanaf specifieke apparaten.
  • Blokkeren van toegang vanuit bepaalde geografische locaties. Dit verhoogt de beveiliging en controle over bedrijfsgegevens.

Antwoord op al je vragen

Hoe herstel ik een verwijderd bestand uit OneDrive?
  1. Ga naar de prullenbak in de OneDrive-webinterface (onedrive.com).
  2. Selecteer het bestand dat je wilt herstellen en klik op “Herstellen”.
    1. Let op: Verwijderde bestanden blijven bij zakelijke accounts 93 dagen in de prullenbak, daarna worden ze automatisch helemaal verwijderd en zijn ze dus niet meer te herstellen via de prullenbak.

Kan ik de back-up naar een andere map verplaatsen?

Nee, OneDrive back-upt standaard alleen de mappen Bureaublad, Documenten en Afbeeldingen. Voor andere mappen kun je bestanden handmatig verplaatsen of synchronisatie instellen.

Kan ik bestanden delen met anderen via OneDrive?

Ja, dat kan.

  1. Klik met de rechtermuisknop op een bestand of map in OneDrive en kies “Delen”.
  2. Je kunt nu allerlei opties instellen om de link en toegang aan te passen, zoals:
    • Toegangsopties: Hiermee kun je instellen wie het bestand kan openen (bijvoorbeeld alleen een specifiek persoon of alleen mensen binnen je eigen organisatie).
    • Rechten: Instellen of ontvangers het bestand wel of niet kunnen bewerken en wel of niet kunnen downloaden.
    • Tijdsduur: Je kunt een vervaldatum instellen voor de link. Na deze datum werkt de link niet meer. Dit is handig voor tijdelijke toegang, bijvoorbeeld voor externe samenwerkingen of gedeelde documenten met een deadline.
    • Wachtwoordbeveiliging: Stel een wachtwoord in voor de gedeelde link. Gebruikers moeten dit wachtwoord invoeren om toegang te krijgen. Dit is een extra beveiligingslaag voor gevoelige bestanden.
  1. Kopieer de link en deel de link via e-mail, chat of een ander kanaal.
Wat gebeurt er als mijn OneDrive-opslag vol is?

Als je opslag vol is kun je geen nieuwe bestanden meer uploaden of synchroniseren. Bestanden blijven wel toegankelijk, maar synchronisatie wordt gepauzeerd. Om dit op te lossen kun je onnodige bestanden verwijderen om ruimte vrij te maken of je opslagruimte upgraden via je Microsoft-account (loopt meestal via de afdeling ICT of je ICT-partner).

Is OneDrive veilig om mijn bestanden op te slaan?

Ja, OneDrive biedt verschillende beveiligingsmaatregelen:

  • Versleuteling: Bestanden worden tijdens opslag en overdracht versleuteld.
  • Multi factor authenticatie: Voeg een extra beveiligingslaag toe aan je account.
  • Persoonlijke kluis: Een extra beveiligde map met twee-staps verificatie voor gevoelige bestanden.
  • Gegevensbeveiliging: Microsoft voldoet ook aan toonaangevende normen voor gegevensbeveiliging en privacy.
Kan ik OneDrive gebruiken zonder internet?

Ja, je kunt bestanden in je OneDrive-map op je computer offline openen en bewerken. Zodra je weer een internetverbinding hebt, synchroniseert OneDrive de wijzigingen automatisch. Zorg er wel voor dat de bestanden lokaal zijn opgeslagen (niet alleen als “online-only”).

Hoe kan ik OneDrive synchronisatieproblemen oplossen?

Volg deze stappen:

  1. Controleer je internetverbinding.
  2. Klik met de rechtermuisknop op het OneDrive-pictogram in de taakbalk en selecteer “Synchronisatie pauzeren” en daarna “Hervatten”.
  3. Zorg dat je voldoende opslagruimte hebt (lokaal en in OneDrive).
  4. Update de OneDrive-app naar de nieuwste versie.
  5. Start je computer opnieuw op of stel OneDrive opnieuw in via Instellingen > Account ontkoppelen.
OneDrive Microsoft 365

Conclusie

We kunnen wel concluderen dat OneDrive veel meer is dan een simpele opslagdienst. Het biedt flexibiliteit, veiligheid en gebruiksgemak. En dankzij de integratie met Microsoft 365 en de bekende Office applicaties is het een krachtige tool voor samenwerking en productiviteit.

Benieuwd wat OneDrive voor jouw bedrijf kan betekenen?

Neem contact met op met Maurice.