Pellikaan Arkel werkte voor haar bedrijfsvoering jarenlang met Exact Globe. Al die jaren naar tevredenheid, maar toch mist John een paar dingen in dit softwarepakket. “Het grootste gemis was dat we geen geïntegreerde servicegedeelte hadden voor onze werkbonnen. Die werden nog met de hand geschreven terwijl onze servicelening steeds groter werd. Want hoe meer poorten, slagbomen etcetera je plaatst, hoe meer onderhoud en reparaties er uit voortkomen. Dat moesten we allemaal overtikken in het systeem.”
Een ander probleem waar Pellikaan mee kampt, is dat de eigen server waar Exact Globe op draait aan het einde van de levensduur is. John wil geen servers meer op locatie, dat is wat hem betreft te veel gedoe. “We wilden een ERP-pakket dat in de cloud draait. Het voordeel van de cloud is dat je per gebruiker per maand een bedrag betaalt en daarvoor helemaal wordt ontzorgd.
Als Exact gebruiker kwam ik bij Exact Online uit. Het nadeel daarvan vond ik de hele specifieke bundels, zoals Handel, Productie, Projectmanagement. Onze bedrijfsvoering is heel breed, wij hebben een stukje handel, we hebben service, we hebben ook productie, we hebben eigenlijk alles wat je in een groot bedrijf zal hebben, maar dan in het klein. Daar liep ik bij Exact mee vast.
Toen ben ik verder gaan kijken en kwam ik terecht bij Business Central van Microsoft. Omdat we ook al met Office 365 werkten, ben ik uit gaan zoeken of Business Central het juiste ERP-pakket voor ons was.”
Nadat John op internet het een en ander over Business Central heeft gelezen, besluit hij een supplier te zoeken. “Ik zocht een Business Central supplier in de buurt. Al googelend ben ik bij WSB terecht gekomen. Ze zaten niet om de hoek, maar wel lekker dichtbij. We vinden het fijn om met lokale partijen samen te werken, je spreekt dezelfde taal en je hebt sneller een klik met elkaar.”
Pellikaan Arkel levert, monteert en onderhoudt hekwerken, poorten en allerlei andere producten op het gebied van terreininrichting- en beveiliging. Het bedrijf werd opgericht op 1 januari 1990 in Arkel. We gaan in gesprek met John Pellikaan, zoon van oprichter Bart Pellikaan en mede-eigenaar: “In de afgelopen 30 jaar zijn we gegroeid van een eenmansbedrijf met mijn vader tot een bedrijf met 15 man, eigen productie en service. We proberen de markt heel breed te bedienen. Dat gaat van een klein sierhekwerkje bij een particulier tot grote projecten rondom bedrijfspanden. Dat doen we bewust, want dan weet de hele markt, als je een poort of hekwerk nodig hebt, moet je bij Pellikaan zijn.”
“De eerste indruk was positief. Ik werd door WSB door de mogelijkheden van Business Central gepraat en eigenlijk bevestigd in mijn keuze voor Business Central. Het contact met WSB verliep vanaf het begin heel prettig. Er werd goed naar ons geluisterd, meegedacht, goed geadviseerd en ze kwamen met een goed voorstel. Dat wilden we hebben en dat kregen we. Dan zijn wij niet het bedrijf dat dan nog het hele land af gaat zoeken om te kijken of we nóg beter kunnen krijgen. Als je een goed gevoel hebt, waarom dan verder zoeken? Zo simpel is het.”
“Ja, natuurlijk hadden we ook wel wat twijfels. Dat heb je met ieder nieuw softwarepakket. Doet het wat je denkt dat het gaat doen? En die twijfel is ook niet helemaal weggenomen, want dat is misschien mijn gezonde twijfel, omdat je uit ervaring weet dat je altijd tegen dingen aan gaat lopen die je niet voorzien hebt. Dat hebben we ook gemerkt met Business Central. Het is bijvoorbeeld veel meer rigide dan Exact; het is star.
Als je bijvoorbeeld een factuur op de verkeerde klantnaam hebt gezet en je verandert de klantnaam, dan verwijdert het systeem ook alle al ingevoerde regels zoals prijzen. Misschien handig voor wat grotere bedrijven, maar voor ons als klein bedrijf irritant. Dat went dan wel weer, je moet gewoon even goed checken of je de goede klantnaam hebt ingevoerd voordat je verder gaat.”
Ook had John twijfels over het servicegedeelte dat in Business Central (Premium) is inbegrepen. “Vanaf het begin had ik het gevoel dat dat niet bij ons paste. WSB had daar niet echt een goede oplossing voor, dus ben ik naar software voor werkbonnen gaan zoeken. We wilden een simpele werkbonapplicatie waarin een servicemonteur via een app alles in kan voeren en dat synchroniseert met ons ERP-systeem, met Business Central. Ik kwam toen terecht bij Simple Simon. Jullie bieden dat inmiddels als standaard oplossing aan, maar toen nog niet.
Simple Simon bleek alles te hebben wat wij wensten en daar zijn we inmiddels heel tevreden over. Het voordeel is dat we nu niks meer hoeven over te tikken. De monteur heeft artikelen gebruikt, zet dat in de Simple Simon app op de werkbon en dat synchroniseert naar Business Central. Een factuur hebben we nu vaak binnen een minuut gemaakt waar we er voorheen makkelijk 5 minuten over deden. Bovendien voorkom je menselijke fouten bij het overtikken. Daarnaast hoef je ook niet meer uit te rekenen hoeveel uur een monteur ergens bezig is geweest, want dat rekent het systeem uit. Dat is automatiseren.”
– – – – – – – John Pellikaan – – – – – – –
“Er werd goed naar ons geluisterd, meegedacht, goed geadviseerd en ze kwamen met een goed voorstel. Dat wilden we hebben en dat kregen we.”
Het werken met Business Central gaat inmiddels naar tevredenheid. John is blij overgestapt te zijn. “De implementatie is erg goed gegaan. De consultants die ons hielpen waren fijn in de omgang, legden alles goed uit, heel duidelijk en rustig. Ze namen er echt de tijd voor om het goed te doen. Maar ook over jullie helpdesk ben ik zeer te spreken. Dat gaat super. Jullie luisteren goed, denken mee en reageren snel. Vooral het rechtstreeks contact met jullie vind ik fijn.
Bij Exact gaat dat niet via de supplier maar via Exact Support. Dan kreeg je vaak iemand aan de lijn die minder wist dan ikzelf. Dan zit je bij een hele grote organisatie waar je door heel de support afdeling ging, dat werkte niet fijn. Als ik nu iets heb, bel ik met jullie en dan schakel je direct met mensen die je kennen. Zeker vlak na de overstap was dat erg fijn, want dan heb je net nieuwe software, je loopt altijd nog tegen allerlei dingen aan. Dan wil je wel iemand hebben die je snel kan bellen en van wie je snel reactie krijgt. Als je moet wachten, zit je toch met een order die je niet kunt afboeken of niet kan verwerken.”
“Ik ben gewoon heel tevreden. Ik geef jullie een 8. De reden dat je dan geen 9 of 10 hebt gehaald is dat jullie aan de voorkant nóg iets verder in het bedrijf bij ons hadden kunnen kijken. Dan had je misschien wel kunnen zien dat het standaard servicegedeelte binnen Business Central niet bij ons zou passen en hadden we eerder met Simple Simon kunnen beginnen.”
“Ik vind het fijn dat jullie nu een partnership met Simple Simon hebben, want als ik nou toch tegen een integratieprobleem ofzo aanloop , dan kan ik ook nog met jullie schakelen om gezamenlijk een oplossing te zoeken. Dat is ook fijn voor jullie eventuele nieuwe klanten die service zoals reparatie en onderhoud bieden. Dan kan ik die combinatie zeker aanraden.”
