Stap 1
Data naar de cloud migreren
We analyseren waar je data nu staat en helpen je deze veilig en gestructureerd naar een cloud-omgeving te verplaatsen.
Artificial Intelligence
AI is overal. Van ChatGPT en Microsoft Copilot tot slimme automatiseringen en AI agents. Steeds meer mkb-bedrijven onderzoeken hoe ze AI kunnen inzetten om slimmer te werken, tijd te besparen en concurrerend te blijven. En terecht. AI biedt enorme kansen voor het mkb.
Maar voordat je enthousiast aan de slag gaat met allerlei tools, is er een belangrijkere vraag.
Niet: “Welke AI-tool moeten we gebruiken?”
Maar: “Zijn we eigenlijk klaar voor AI?”
Want veel mkb-bedrijven verwachten dat AI direct tijd bespaart. Vervolgens blijkt dat medewerkers documenten niet kunnen vinden, klantinformatie verspreid staat over verschillende systemen of niemand weet welke versie van een bestand de juiste is.
Dan ligt het probleem niet bij AI.
Dan ligt het probleem in de basis.
AI kan processen versnellen. AI kan informatie toegankelijker maken. AI kan medewerkers productiever maken. Maar alleen als de randvoorwaarden op orde zijn.
Willen jullie dus AI gaan inzetten, dan is AI Ready worden de belangrijkste stap vóórdat je met AI begint.
AI is allang geen technologie meer voor grote organisaties met enorme IT-afdelingen. Juist mkb-bedrijven kunnen profiteren van AI.
Denk bijvoorbeeld aan:
Waar medewerkers vroeger uren kwijt waren aan zoeken, samenvatten of invoeren, kan AI veel van dat werk ondersteunen. Dat betekent niet dat AI medewerkers vervangt. Het betekent dat medewerkers meer tijd krijgen voor werk waar mensen daadwerkelijk waarde toevoegen.
AI Ready betekent dat jouw organisatie klaar is om AI veilig, betrouwbaar en effectief te gebruiken. Dat gaat verder dan technologie. Het gaat ook over:
Zie het als het fundament van een huis. Je kunt nog zo’n mooie bovenverdieping bouwen, maar als de fundering niet stevig is, krijg je vroeg of laat problemen.
Er zijn vijf bouwstenen die je op orde wilt hebben voordat je met AI aan de slag gaat binnen je bedrijf.
AI werkt met data. Dat klinkt logisch, maar hier gaat het vaak mis. Veel organisaties hebben bijvoorbeeld meerdere versies van hetzelfde document, dubbele klantgegevens, verouderde bestanden en informatie verspreid over verschillende systemen
Stel dat een medewerker een offerte zoekt. Er blijken drie versies te bestaan:
Welke gebruikt AI?
Precies.
AI weet niet welke versie klopt. AI werkt met de informatie die beschikbaar is.
Goede data is:
Daarom is datakwaliteit één van de belangrijkste voorwaarden voor succesvol AI-gebruik.
Lees ook: Verhoog je datakwaliteit in 7 stappen.
Veel AI-oplossingen werken het best wanneer informatie centraal beschikbaar is. Toch zien we nog regelmatig dat bestanden op oude fileservers, lokale schijven en in persoonlijke mappen staan.
Dat maakt niet alleen samenwerking lastig, het maakt het voor AI nog lastiger. AI kan alleen slim werken als informatie beschikbaar is op de juiste plek.
Daarom vormt Microsoft 365 voor veel organisaties de basis van AI. Met oplossingen zoals SharePoint, Teams, OneDrive, Exchange Online wordt informatie beter toegankelijk, beter beveiligd en beter bruikbaar voor AI.
Lees ook: Veilig naar de cloud migreren.
Veel ondernemers denken bij AI vooral aan kansen. En terecht. Maar AI maakt ook zichtbaar hoe goed je ICT-beveiliging werkelijk is ingericht.
Een voorbeeld:
Stel dat een medewerker aan Copilot vraagt: “Welke salarisinformatie hebben we van medewerkers?”
Copilot respecteert bestaande rechten. Maar als rechten jarenlang te ruim zijn ingesteld, kan dat ineens zichtbaar worden. Daarom zijn goede toegangsrechten essentieel.
Denk verder aan:
Niet omdat AI gevaarlijk is, maar omdat AI bestaande problemen sneller zichtbaar maakt.
Veel organisaties focussen volledig op techniek, maar uiteindelijk zijn het medewerkers die met AI gaan werken. Daarom is adoptie minstens zo belangrijk als technologie.
Het is natuurlijk handig als medewerkers weten hoe je goede prompts schrijft, maar ze moeten ook begrijpen wat AI wel en niet kan en hoe je veilig met AI omgaat.
De grootste fout? Denken dat een licentie genoeg is. Bedrijven die investeren in kennis en begeleiding halen vaak veel meer rendement uit AI.
AI werkt het best wanneer processen duidelijk zijn ingericht.
Denk aan processen zoals:
Wanneer zo’n proces al chaotisch is, maakt AI dat meestal niet beter.
Maar wanneer een proces goed georganiseerd is, kan AI juist enorm veel tijd besparen.
Daarom kijken we altijd eerst naar processen en daarna pas naar tooling.
Beantwoord eens eerlijk de volgende vragen:
✅ Staat belangrijke informatie centraal opgeslagen?
✅ Weten jullie welke data actueel is?
✅ Zijn toegangsrechten goed ingericht?
✅ Werken jullie al vanuit Microsoft 365?
✅ Begrijpen medewerkers wat AI wel en niet kan?
✅ Zijn processen voldoende gestandaardiseerd?
✅ Is gevoelige informatie goed beschermd?
Hoe vaker je “nee” antwoordt, hoe meer winst er waarschijnlijk nog te behalen valt voordat je AI breed inzet.
Voor veel mkb-bedrijven is Microsoft Copilot de eerste praktische toepassing van AI.
Logisch.
Copilot helpt bij je bij veel dagelijkse en andere periodieke werkzaamheden:
Maar Copilot werkt alleen goed als de informatie waarop het vertrouwt ook klopt. Daarom zien wij AI Ready worden vaak als de stap vóór Copilot. Niet omdat Copilot ingewikkeld is, maar omdat een goede basis uiteindelijk bepaalt hoeveel waarde je eruit haalt.
Lees ook: Microsoft Copilot voor mkb.
Als ICT-specialist helpen wij je in 2 stappen om jouw bedrijf AI-Ready te maken.
Stap 1
We analyseren waar je data nu staat en helpen je deze veilig en gestructureerd naar een cloud-omgeving te verplaatsen.
Stap 2
We zorgen ervoor dat je AI-oplossingen voldoen aan de benodigde beveiligingsnormen en dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot de juiste data.
Na deze 2 stappen zijn jullie AI-Ready en ben je helemaal klaar om met AI en Copilot te werken.
Na deze 2 stappen
Als je met iets nieuws gaat werken, is het soms wel lekker als iemand je laat zien wat je ermee kunt. Als jullie dat willen laten we (bij jullie op locatie) zien wat je met Copilot kunt in Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, etc.
Hier zijn wij goed in en daarom blijft deze schoenmaker bij zijn leest. Voor meer complexe zaken brengen we je graag in contact met andere specialisten waar we mee samenwerken.
Onderschat tenslotte de kracht van je eigen inbreng niet: licht je medewerkers voor. Zorg dat ze begrijpen wat AI is, dat het geen bedreiging is, maar juist een kans. Een hulpmiddel om sneller en slimmer te werken. Investeer in training en deel succesverhalen. Zo wordt duidelijk hoe AI werkt en welke voordelen het biedt.
Met een goede voorbereiding en een slim plan kunnen mkb-bedrijven volop profiteren van de kansen die AI biedt. Bedrijven die AI omarmen, krijgen een voorsprong op concurrenten die dat niet doen. Zorg dus dat je bedrijf klaar is om met AI te gaan werken.
Met onze AI Ready Assessment brengen we dat voor je in kaart.
Zo voorkom je dat AI een interessante proef blijft en zorg je dat het daadwerkelijk waarde toevoegt aan je organisatie.
Doe de AI Ready Assessment en ontdek hoe AI Ready jouw organisatie werkelijk is.
