April 2020 begint de coronacrisis. Uitgerekend dan begint Ronald Potters met zijn nieuwe baan als CFO bij A. de Jong Groep. In plaats van 200 collega’s ziet hij er dagelijks hoogstens een stuk of 5. Als CFO is hij verantwoordelijk voor Finance en voor ICT.
Samen met CEO Albert de Jong beslist hij het ICT-beheer te gaan outsourcen:
Ronald: “Een familiebedrijf heeft zijn eigen dynamiek en van oudsher was de filosofie om zoveel mogelijk zelf te doen. Het in eigen beheer houden van bepaalde zaken heeft inderdaad voordelen, maar niet voor alles.
Vergelijk het met een bedrijf dat zijn eigen servicemonteur in dienst neemt. Die kan ongetwijfeld een hoop dingen goed, maar kan niet de kwaliteit bieden die onze monteurs leveren. Zo was het ook met onze ICT. Op een gegeven moment wordt het te complex om zelf bij te houden. Zeker als je je beseft hoe afhankelijk je bent van je IT.
We hebben toen een externe consultant gevraagd om samen met ons het ICT-landschap in beeld te brengen. Daarbij kwamen er toch wel een behoorlijk aantal zaken aan het licht die verbeterd moesten worden. Dat was het laatste zetje om serieus op zoek te gaan naar een managed service provider om het IT-landschap professionaliseren.
We hebben toen een selectie gedaan met 3 partijen waaronder WSB. Een van onze directeuren destijds, Hendrik Jan Brandenberg, kende jullie van zijn tijd bij jullie klant Coneco.”
“Bij de keuze hebben we op basis van meerdere zaken geselecteerd. We hebben bijvoorbeeld gekeken naar de grootte van de beoogde nieuwe partner. Het moest groot genoeg zijn, belangrijk voor de stabiliteit en betrouwbaarheid, maar niet zo groot dat je een nummer bent. Wij vinden het belangrijk dat je de mensen waarmee je samenwerkt, kent en zij jou ook.
Bij een vorige werkgever werkten we samen met KPN. Bij een dergelijke organisatie blijft het contact toch wat afstandelijker en het verloop is er groot. We zochten een bedrijf om een lange termijn relatie mee op te bouwen. Dit soort contracten ga je namelijk niet aan voor één of twee jaar.
We zochten ook een organisatie met ambitie die, net als ons, blijft doorontwikkelen. Voor ons was het belangrijk om een partner te selecteren die samen met ons mee wil blijven groeien naar een steeds hoger niveau.”
A. de Jong Groep is opgericht in 1877 en is met zijn bijna 150 jaar een van de oudste familiebedrijven van Nederland. Bij de hele groep werken 230 mensen verspreid over 4 vestigingen: Schiedam, Rijswijk, Hilversum en Zaandam.
De organisatie is actief onder de namen:
– A. de Jong Installatietechniek: klimaatinstallaties op de Nederlandse markt
– De Jong Energy Services: industriële brandersystemen, skidbouw en procesautomatisering op de wereldwijde markt
Sinds november 2024 is ook er een Electra-tak opgericht.
Ronald: “We willen een completere aanbieder worden voor onze opdrachtgevers. Daarnaast hebben we ook een groeiambitie en dat willen we onder andere bereiken door ons portfolio uit te breiden, onder andere met Electra.”
Het ICT-landschap bij A. de Jong was behoorlijk versnipperd en dat gaf direct uitdagingen. Zo was het bijvoorbeeld lastig om licenties te verlengen of aan te passen omdat e-mailadressen niet altijd goed stonden ingesteld. Dat zorgde voor een enigszins stroeve start van de samenwerking.
Ronald vervolgt: “Ik ben een type dat voor zichzelf de lat heel hoog legt. Dus ben ik ook al snel geneigd tegen anderen te zeggen wat nog beter kan in plaats van te vieren wat je goed gedaan hebt. In het begin is het best wel zoeken geweest, maar dat was met name ook omdat alles verspreid door onze organisatie heen lag. Het gaat er mij dan om hoe je het oplost met elkaar. Kijk, ik verwacht niet dat de partner gelijk perfect is, maar als ik een probleem heb moet ik wel het gevoel hebben dat ik het probleem bij hem kwijt kan en dat het opgelost wordt. En dat gevoel heb ik vanaf het begin wel gehad.”
“Ik ben dus zeker tevreden. Als ik zie waar we van waar vandaan komen, wat we aangepakt hebben en waar we nu staan, dan denk ik dat we tevreden terug mogen kijken. We hebben nu echt een hele mooie basis.”
Wat heet? In de afgelopen is het ICT-platform van A. de Jong Groep compleet vervangen en is ook de hardware vervangen in het Performance Centrum van de R&D-afdeling, omdat zij heel veel processortijd nodig hebben. Daarnaast is het hele bedrijf overgegaan naar het Moderne Werken, inclusief Microsoft 365 (dus altijd met de laatste versies van de verschillende Office applicaties) en is de door Ronald zo begeerde Cloud back-up geïmplementeerd. Tevens is MFA geïnstalleerd, is de Security Suite vervangen en wordt het netwerk gemonitord met de MDR-dienst.
“We hebben ook veel aan ICT-beveiliging gedaan. Dat zie je niet gelijk, maar is ontzettend belangrijk. Iedereen heeft het dan al snel over zoiets als ransomware, maar als je netwerk een keer plat komt te liggen, omdat iemand bijvoorbeeld onvoorzichtig is geweest met het downloaden van iets en het wordt niet direct gesignaleerd waardoor je er vervolgens een paar dagen uitligt, dan wordt het opeens wel heel zichtbaar. In zo’n situatie kunnen we onze klanten niet bedienen, geen orders inboeken en onze monteurs niet aansturen.
Wij willen richting onze klanten ten alle tijde betrouwbaarheid kunnen bieden. We hebben performance-contracten afgesloten met onze opdrachtgevers. Dan kun je niet zeggen van ‘ja sorry, onze ICT ligt plat dus we kunnen niks voor je doen’. Dat is ook waarom we onze mailboxen nu online in de cloud hebben. Ongeacht wat er met ons netwerk gebeurt, moeten we bij onze mail kunnen. Storingen, en andere berichten worden vaak via e-mail ingeschoten. Onze storingsdienst moet altijd 24/7 bereikbaar zijn. Die betrouwbaarheid is voor ons essentieel.”
“We hebben mooie stappen gemaakt, maar we zijn nog niet klaar. Volgend jaar gaan we starten met een werkgroep AI. Maar daarvoor moet je wel een goede basis hebben, en die hebben we nu. Je zou kunnen zeggen dat we tot nu toe eigenlijk vooral onder water hebben gewerkt waar maar weinig mensen zien wat er gebeurt, maar waarvan het wel heel belangrijk is dat het gebeurt. Als je geen sterke fundering hebt, kun je ook niet verder bouwen.”
“Daarnaast hebben we wat ik zie als de ideale combinatie: we hebben een contract met jullie voor de servicedesk en we hebben een paar eigen ICT-medewerkers. Die combinatie vind ik bijna essentieel voor een organisatie. Als een collega bijvoorbeeld een kabel niet krijgt aangesloten, ik noem maar iets, is het handig als hij gelijk hulp krijgt. Voor de wat complexere zaken, maar ook minder urgente gevallen, worden jullie ingeschakeld. Zo is de ICT-ondersteuning niet alleen op afstand, maar een soort hybride combinatie. We doen het echt samen.”
“Voor mij persoonlijk betekent de samenwerking met WSB: rust. Als voorbeeld de back-ups het feit dat deze nu in de Cloud staan geeft rust en kan ik weer rustig slapen. Als er wat gebeurt dan weet ik ook dat we binnen no time weer in de lucht zijn. En het geeft mij ook rust dat de kwaliteit is toegenomen en dat ik niet meer afhankelijk ben van 1 ICT-netwerkbeheerder, maar dat er een team van mensen achter staat.”
“Ik geef WSB nu een 8 min. En ik denk dat we daar langzamerhand wel een 8,5 of 9 van gaan maken. In het verleden gingen dingen dikwijls mis, omdat het landschap versnipperd was. Dat is nu niet meer. De beleving van de gebruiker gaat hierdoor ook omhoog. Die gebruiker gaan we de komende jaren meenemen in de verdere ontwikkelingen, door hem te leren nog beter om te gaan met de moderne middelen die we hebben. Dan gaat hij vanzelf merken dat al die techniek hem helpt zijn werk efficiënter en leuker te maken.
En daar zijn plannen voor, bijvoorbeeld door meer te gaan werken met Teams en de AI werkgroep waar ik het eerder over had. Ik weet niet of het een woord is, maar ik merk dat de ICT-volwassenheid in de organisatie de laatste jaren erg is toegenomen en die gaat alleen maar toenemen.”
Vul het formulier in en Maurice neemt binnen 24 uur contact met je op. Geen verplichtingen, wel een eerlijk advies.
