EURO-INDEX is een technische groothandel gespecialiseerd in meet- en regelapparatuur en C.V.-componenten voor technische installaties. Het bedrijf vindt zijn oorsprong in componenten voor de verwarmingsindustrie. In het jaar van de oprichting (1973) werd in Nederland nog veel olie gestookt en waren daar specifieke componenten voor nodig. In de afgelopen 40 jaar is er veel veranderd. In Nederland stoken we nauwelijks nog olie en bijna alleen maar gas. Het assortiment van EURO-INDEX is mee veranderd en bestaat inmiddels vooral uit meetinstrumenten, hoofdzakelijk gericht op de gas-, water en elektrotechnische installateur en de industrie.
Naast de verkoop van instrumenten werkt men ook met een omvangrijke eigen Technische Dienst die per jaar vele duizenden instrumenten controleert, repareert en kalibreert. EURO-INDEX voert meerdere gerenommeerde merken zoals bijvoorbeeld Fluke, Megger, Scott Safety en de eigen lijn meetinstrumenten ‘Blauwe Lijn’.
– – – – – – – Stephan Offermans – – – – – – –
“Naast ons personeel kunnen we ook onze klanten nu veel beter bedienen.”
Al sinds 2002 werkt EURO-INDEX voor haar bedrijfsautomatisering met de voorloper van Microsoft Dynamics NAV, Navision. De samenwerking met de vorige NAV partner liep in 2011 spaak. Stephan Offermans, inkoop manager bij EURO-INDEX: “We hebben toen een aantal criteria gesteld waar de nieuwe partner aan moest voldoen. We wilden een partner die aansluit bij onze Rotterdamse mentaliteit van ‘geen praatjes maar daden’, die qua grootte gelijkwaardig is aan EURO-INDEX, die bij ons in de buurt zit én last but not least: een partij die gespecialiseerd is in ERP-software voor de technische groothandel. Toen zijn we de markt opgegaan en hebben we drie NAV-partners benaderd en uiteindelijk voor WSB Solutions gekozen, omdat zij het beste aansluiten bij de opgestelde criteria.”
Marc Romijn, hoofd kwaliteitsborging, is blij met de voordelen die Microsoft Dynamics NAV biedt: “NAV helpt ons bij ons werk door onze handjes vrij te houden zodat we kunnen doen waar we goed in zijn. De volumes die we maken dwingen ons efficiënter te werken. Of je één of twintig kalibraties tegelijk kan doen, maakt een groot verschil. NAV automatiseert deze processen, maakt ze makkelijker en sneller.”
Stephan Offermans vult aan: “In NAV komen al onze bedrijfsprocessen bij elkaar: handel, voorraadbeheer, financiën en service & kalibratie. Voor de eerste drie zijn we zo dicht mogelijk bij de standaard van het pakket gebleven. Dat was een lesje uit het verleden. Voor service, voor de Technische Dienst, hebben we wel maatwerk, alleen maar maatwerk eigenlijk. Waarom? Omdat we niet anders konden. Er zijn servicepakketten, er zijn kalibratiepakketten en er zijn handelspakketten, maar we hebben geen pakket gevonden die ze integreert.”
“De service- en kalibratiepakketten die er zijn, zijn standaardoplossingen en die passen ons niet”, vervolgt Stephan Offermans. “Met die pakketten zijn bijvoorbeeld kalibraties en het logistieke proces gescheiden. Maar aan een kalibratie is altijd een certificaat gekoppeld. Die moet het systeem genereren, opslaan en koppelen aan het apparaat en aan andere documenten. Ook houden we voor onze klanten bij welke apparaten hij bij ons heeft aangeschaft onder welke condities, wat er in de loop der jaren gebeurt met het apparaat, wanneer hij weer een servicebeurt moet krijgen, enzovoorts. Dat moet allemaal in één systeem. Met NAV kan dat, maar dat heeft wel veel maatwerk tot gevolg. Dat is een bewuste keuze.”
Met de implementatie van NAV heeft EURO-INDEX veel efficiency behaald. Marc Romijn: “Vroeger hadden we verschillende gescheiden systemen en werd dezelfde data meerdere keren ingevoerd. Nu voert de servicemedewerker dat één keer in. Heel simpel voorbeeld, maar bedenk dat dit simpele voorbeeld voor vele duizenden apparaten geldt. Dat scheelt heel veel arbeidsuren.”
Kostenbesparing is fijn, maar er is meer. Stephan Offermans: “Met het personeel zie je dat zoals bij elke verandering er wat strubbelingen zijn. Mensen houden gewoonweg niet van veranderingen, ook onze medewerkers niet. Maar ze merken ook dat ze veel minder administratieve taken hebben. Ook realiseren ze zich dat ze de aantallen die ze doen alleen maar kan door het systeem waar ze nu mee werken. Naast ons personeel kunnen we ook onze klanten nu veel beter kunnen bedienen. Zolang een klant zijn meetinstrument op tijd toestuurt voor een onderhoudsbeurt, blijft hij altijd hetzelfde tarief betalen. Ook als hij zijn apparaat jaren geleden heeft gekocht, betaalt hij voor onderhoud volgens de condities van toen. Als extra service krijgt hij een oproep, en eventuele herinnering, om het instrument op tijd toe te sturen. We helpen hem dus kosten te besparen. Tot voor kort ging dit proces volledig op papier. Dit kostte ons veel geld door afdrukkosten, portokosten en handling. Nu is dit proces digitaal ingericht. Dit levert niet alleen een aanzienlijke besparing op in geld, maar ook voor het milieu. Daarnaast is het een extra service voor de klanten. De certificaten zijn digitaal op ieder moment op te vragen, dus kwijt raken is niet meer aan de orde.”
