Van der Hoek Groothandel BV is gevestigd in Hazerswoude – Dorp en toeleverancier van onder meer leidingsystemen, ijzerwaren, bevestigingsmaterialen, gereedschappen, machines en persoonlijke beschermingsmiddelen. Afnemers zijn vooral actief in de groensector, grond-, weg en waterbouw en industrie. Van der Hoek Groothandel koos begin dit jaar voor Tech Trade, de branchemodule van WSB Solutions speciaal voor Technische Groothandels.
Henrico van der Hoek, directeur-eigenaar: “Het bedrijf is 90 jaar geleden opgericht door mijn oma vanuit een stukje broodwinning. Dan praat je over potjes, pannetjes, draadnagels, schroeven en wat er toen allemaal nog meer handelbaar was. Na de oorlog is mijn oma getrouwd en werd opa de buitendienstverkoper: met behulp van een bakfiets ging hij langs de klanten. Naast de fysieke winkel was dit een soort marskramer.”
– – – – – – – Henrico van der Hoek – – – – – – –
“Een ERP-pakket is een behoorlijke uitgave en de vraag is altijd of je ook krijgt wat je wilt en hebt gevraagd.”
Medio jaren 70 werd het bedrijf overgenomen door de twee zoons, de ooms van Henrico. Vanaf die tijd richtten ze zich op de kwekerijen, waarvan er vele zijn in de omgeving. In 2006 nam Henrico op zijn beurt het bedrijf over van zijn twee ooms. “Ik nam een goed renderend bedrijf over, maar wel zonder automatisering. De gehele administratie was heel bewerkelijk, maar ik zag volop mogelijkheden”, aldus Henrico. “In die tijd zijn we ons, naast de kwekers, ook gaan richten op de tuinbouw. Dus niet alleen buitenteelt, maar ook binnenteelt. Ook het hovenierssegment is vanaf dat moment goed in beeld gekomen, net als de industrie en de bouwsector.”
Ondanks de forse groei van de afgelopen decennia is het bedrijf nog steeds ambitieus. Henrico: “We hebben nu circa 15.000 artikelen in ons assortiment, waarvan ongeveer drievierde voorradig. Dat willen we eigenlijk gaan verdubbelen naar 30.000 tot 40.000 artikelen. Uiteraard willen we er daarvan zo veel mogelijk verkopen en daar moet automatisering ons bij helpen. Om dit te realiseren en de producten via een webshop – uiteraard via hetzelfde pakket – aan te kunnen bieden, zijn we in de zomer van 2016 heel serieus met onze automatisering aan de slag gegaan.”
Juist bij de assemblage van de producten en de verkoop ervan, is een dergelijk overzichtelijk en betrouwbaar voorraadbeheer onontbeerlijk. Gevolg: een uitgebalanceerde voorraadpositie door gerichte inkoop, dus altijd voldoende artikelen op voorraad. Maar niet meer dan nodig is. En dat brengt uiteindelijk de nodige besparingen met zich mee. “Niet alleen voor de productie is het overzicht natuurlijk voordelig. Ook op managementniveau wordt het hierdoor mogelijk om op elk gewenst moment de exacte waarde van de voorraad en het onderhanden werk te zien en dit mee te nemen in de rapportages.”
“Ondanks de verkoopambities, heb ik niet de ambitie om heel groot te worden, maar wel heel goed. En daar moet automatisering maximaal bij helpen. Daarmee willen we het oude gevoel van ‘bij Van der Hoek kan alles’ vasthouden. Onze automatisering moet ons dus voldoende flexibiliteit geven. Klanten kunnen eigenlijk altijd alles terugbrengen. Een kassa moet dus ook een creditcontantbon kunnen maken bijvoorbeeld. Niet goed, geld terug. Punt. Eigenlijk de simpele basisprincipes. Daar willen we niet aan tornen, maar tegelijkertijd moet de hele administratie wel efficiënt, professioneel en goed verlopen.”
Bij Van der Hoek kan de klant op allerlei manieren goederen kopen: contant, op rekening, afhalen, ophalen, laten bezorgen. Goed kunnen plannen en duidelijk hebben welke artikelen wel of niet beschikbaar zijn is daarbij essentieel. Henrico: “We werkten al een aantal jaren met Dynamics NAV (voorganger van Business Central), maar dat was niet optimaal ingericht. Dat had met allerlei factoren te maken, onder andere interne factoren.”
“Toen hebben we gezegd: we gaan een nieuwe keuze maken en hebben gekozen voor het softwarepakket van een inkooporganisatie waarbij we zijn aangesloten. Tijdens de implementatie liepen we steeds tegen dingetjes aan en dat ging zo door tot zelfs drie weken voor livegang. Het heeft me heel wat slapeloze nachten gekost en na veel wikken en wegen hebben we toch besloten om niet over te stappen op dat softwarepakket.”
Deze beslissing viel in december 2017, toen men dus al anderhalf jaar bezig was. Henrico vervolgt: “We moesten dus terug het keuzecircuit in en precies op dat moment belde WSB: we hebben destijds contact gehad, speelt er nog wat? In 2010 of 2011 was er een keertje contact geweest en van die tijd had WSB nog een oud functioneel ontwerp liggen. Dat is weer uit de kast getrokken, geüpdatet en toen zijn we eigenlijk best snel gaan schakelen.”
Het plan is heel realistisch geweest, zonder verborgen kosten.
Als we Henrico vragen waarom hij uiteindelijk voor WSB koos, komt het eigenlijk neer op één woord: meedenken. Henrico: “Wat ik heel sterk voelde bij WSB was dat ze ons echt probeerden te doorgronden, wie wij zijn en wat we doen. Er wordt nagedacht over hoe WSB ons als bedrijf kan helpen en verbeteren. In alle contacten is gebleken dat die aanpak er ook echt is. Er wordt echt meegedacht.”
Maar uiteraard waren er vooraf ook twijfels: “Waar ik altijd tegenaan hik is de mate van investering. Een ERP-pakket is een behoorlijke uitgave en de vraag is altijd of je ook krijgt wat je wilt en hebt gevraagd. WSB heeft daarbij – achteraf gezien – een realistisch plan laten zien. Jullie zaten hoog in de boom qua kosten en als je nu kijkt naar de kosten, dan klopt dat ook. Het plan is heel realistisch geweest, zonder verborgen kosten. Daarmee zijn voor ons wel echt alle twijfels weggenomen. Ook doordat vragen telkens werden beantwoord in heldere taal, gewoon twee benen op de grond, dat kan wel en dat niet. Het is heel duidelijk wat de verwachtingen over en weer zijn en we worden zelf ook heel duidelijk aan het werk gezet.”
Is het dan allemaal rozengeur en maneschijn? Henrico: “Nee, uiteraard niet. We zitten straks op de nieuwste versie van NAV 2018. Waar we nu tegenaan lopen is dat er van de WSB functionaliteit (bekijk hier alle functionaliteiten voor Technische Groothandels) heel veel omgebouwd moet worden naar de nieuwste 2018 versie. Dus we zijn wel tegen wat dingetjes aangelopen die niet goed werkten. En die zijn we nu gezamenlijk aan het oplossen. Die samenwerking is wel heel fijn om mee te maken.”
Henrico: “Ons type bedrijven is vaak heel conventioneel, maar wij hebben best wel geïnvesteerd in uitstraling en daar zijn we trots op. Nu investeren we ook in automatisering en modernisering. Ik ben reuzebenieuwd naar de uiteindelijke livegang.”
