Eind 2018, het zijn de donkere dagen voor kerst. ICT-manager bij Boom BV Cor Abrahamjan presenteert aan de directie een plan om de automatisering te professionaliseren en toekomstbestendig te maken. Er was al een paar jaar niet meer echt geïnvesteerd in de ICT-omgeving en door de hele organisatie werd dat merkbaar. Cor: “Toen ik mijn ideeën presenteerde, heb ik daarbij aangegeven dat het alleen een goed plan zou zijn, als het niet in de prullenbak terecht kwam. Gelukkig waren ze het met me eens en is inmiddels een groot deel van het plan uitgevoerd en hebben we diverse efficiencyslagen bereikt.”
Na de jaarwisseling in het nieuwe jaar 2019 start Boom BV met het doorvoeren van de plannen. Cor: “We zaten op een onpremise omgeving bij een IT-leverancier waar we niet tevreden over waren en wilden de slag naar de toekomst maken. We zijn toen heel gericht gaan zoeken naar een IT-leverancier die ons kon helpen met Microsoft Azure, Office 365 én Business Central. Vanuit een longlist van 10 partijen, hebben we uiteindelijk voor WSB gekozen. Jullie hadden een goede business case met een goed verhaal.”
– – – – – – – Cor Abrahamjan – – – – – – –
“Vanuit een longlist van 10 partijen, hebben we uiteindelijk voor WSB gekozen. Jullie hadden een goede business case met een goed verhaal.”
Cor vervolgt: “Eén van de belangrijkste redenen dat wij voor WSB kozen, is dat zij op standaard NAV cq Business Central een module hebben gebouwd die geschikt is voor groothandels. We hebben nu nog een oplossing waar een hoop maatwerk inzit. Met jullie groothandelsmodule krijgen we een rotsvaste oplossing waar we niet uniek mee zijn, maar wel klaar voor de toekomst.”
“In Nederland zijn niet heel veel partijen die een groothandelsoplossing aanbieden op het Microsoft Dynamics Business Central platform. Als je dan ook nog kijkt, wie er verstand heeft van Microsoft Azure en Office 365, dan blijven er nog minder partijen over. Wij zochten naar die combinatie. Maar ook naar een partij die het beheer kon doen, zodat wij ons kunnen richten op onze core business.”
De verhuizing van NAV 2009 naar Business Central staat in 2020 gepland. Projectleider Ronald Bijker kijkt er naar uit: “We hebben letterlijk gisteren het Functioneel Ontwerp van jullie gekregen. Vanaf januari gaan we de implementatiefase in. Dat belooft ook weer een spannende tijd te worden. Het raakt alle afdelingen binnen ons bedrijf, waardoor we ook per afdeling een keyuser hebben benoemd die verantwoordelijk is voor het stukje van zijn afdeling. Dit is een heel belangrijk project voor Boom, ook omdat we ons Warehouse Management Systeem gaan integreren met Business Central in plaats van met een extern WMS.”
ICT-manager Cor Abrahamjan (links) en Projectleider Ronald Bijker (rechts)
Boom koos voor WSB als ICT-partner om de benodigde kennis over de Microsoft pakketten, maar ook om andere factoren. Cor licht toe: “Twee doorslaggevende factoren om voor WSB te kiezen waren prijs en het vertrouwen dat jullie ons gaven. Boom is een familiebedrijf met 80 medewerkers, en we hebben hele grote en hele kleine IT-partijen over de vloer gehad. Bij WSB hadden we het gevoel dat jullie qua cultuur en bedrijfsgrootte de beste fit waren met ons. Op het gebied van cultuur bedoel ik: doen wat je zegt. Dat is iets wat wij ook hoog in het vaandel hebben staan en dat proefden we bij WSB ook.”
Boom (opgericht in 1895!) is leverancier voor laboratoriumbenodigdheden: van chemicaliën en reagentia tot pipetten en fotometers. Dat doen ze in Nederland, België en Luxemburg.
Ze leveren zo’n 7.000 artikelen uit voorraad en hebben in Dynamics NAV zo’n 65.000 artikelen die ze actief verkopen.
“In de praktijk zie je dat laboratoria niet zo snel afwijken van materialen waar ze goede ervaringen mee hebben. Je zou kunnen zeggen dat het een redelijk behoudende markt is, maar tegelijk ook vooruitstrevend, want je ziet ook dat klanten vragen naar mogelijkheden om systemen te koppelen met elkaar. Als je in de cloud werkt, wordt dat een stuk makkelijker.”
Inmiddels zijn we een half jaar verder en is de hele ICT-omgeving van Boom verhuisd naar het Microsoft Azure platform. Ook werkt iedereen met Office 365. Ronald is enthousiast over de manier waarop dat gaat: “Wanneer je overstapt naar Office 365 krijg je heel veel nieuwe applicaties en functionaliteiten vergeleken met de eerdere Office pakketten. Het kan zoveel meer en dan helpt het enorm als je daarbij goede begeleiding vanuit de leverancier krijgt, zoals we dat van jullie hebben ontvangen. Dat heeft ons ontzettend geholpen.”
Ronald daarover: “WSB stelde voor om gebruik te maken van een zogenaamd gamification platform. Als je naar alle functionaliteiten van Office 365 kijk, is dat gewoon heel veel. Met het gamification platform krijg je iedere week een themaatje en leer je beetje bij beetje allerlei functionaliteiten kennen die heel handig zijn.”
“In het begin had ik zoiets van: een gamification platform, dat klinkt wel heel popiejopie, om een spelletje te gaan doen. Past dat wel bij zo’n nuchter bedrijf als Boom? Maar het bevalt heel goed. Collega’s zijn heel enthousiast en er is strijd tussen afdelingen. Het spelelement triggert de mensen echt. Misschien ook wel omdat er prijsjes te verdienen zijn. Voor Tony Chocolonely repen gaan mensen heel ver (haha). Het helpt gewoon ontzettend om zo’n spelelement toe te voegen, alhoewel ik er in het begin héél sceptisch over was.”
“Het heeft ontzettend veel geholpen binnen Boom om meer bekend te krijgen met de Office 365 applicaties. En ik denk ook dat het veel effectiever is geweest dan dat we iemand voor een klasje hadden gezet en die daar klassikaal een lesje had gegeven. De gebruikers moeten nu zelf echt dingen doen, ze worden geactiveerd.”
Cor vult aan: “Van alle nieuwe Office 365 applicaties wordt Teams verreweg het meeste gebruikt. Door het gebruik van Teams zie je dat er veel meer onderling wordt gecommuniceerd. Het helpt om beter en makkelijker informatie te delen binnen het bedrijf. Als je de grafiekjes ziet over hoeveel meer mensen de applicaties zijn gaan gebruiken en hoe ze die gebruiken, zie je dat er echt goed gebruik van wordt gemaakt.”
Ronald: “Maar niet alleen intern. Vanuit e-commerce zijn we gestart met een chatmogelijkheid op onze website. Aan de achterkant komen die chatberichtjes binnen in Teams door middel van een add-on die we gekoppeld hebben. Dat zijn kleine dingetjes, maar dat helpt wel in de communicatie met je klanten.”
Cor vervolgt: “Ik zou het andere bedrijven zeker aanraden. Op deze manier, door middel van het toevoegen van een spelelement, leer je Office 365 goed kennen en kun je ook echt profiteren van alle voordelen die het biedt. Voorwaarde is wel dat je een bedrijf hebt met teams die bestaan uit een aantal mensen zodat er competitie ontstaat. Voor een bedrijf van 10 personen is het denk ik niet geschikt.”
– – – – – – – Ronald Bijker – – – – – – –
“In het begin had ik zoiets van: een gamification platform, dat klinkt wel heel popiejopie, om een spelletje te gaan doen. Past dat wel bij zo’n nuchter bedrijf als Boom? Maar het bevalt heel goed.”
Boom en WSB werken nu een jaar samen. Hoe kijken Cor en Ronald terug op het afgelopen jaar? Cor: “Ik denk dat je met elke leverancier ups-and-downs hebt, maar het gaat erom hoe je er met elkaar uitkomt als er problemen zijn, en hoe je je dan opstelt ten opzichte van elkaar. We hebben bijvoorbeeld wat performance problemen gehad en daardoor moesten we de systemen vergroten qua capaciteit. Dat ligt ook een beetje aan ons, want we gaan steeds meer van het platform gebruik maken. Aan de andere kant: we moesten binnen een half jaar 2 keer over naar zwaardere systemen. We hebben toen bij WSB aangegeven dat het niet de bedoeling kan zijn dat wij steeds maar zwaardere systemen moeten aanschaffen. WSB heeft daarop gekeken of ze ons niet beter over konden zetten naar een ander licentiemodel, of we in plaats van 4 niet beter 3 zwaardere systemen neer konden zetten. Beetje creatief denken zeg maar. Dus ze hebben ons geholpen om weer een goed afgeslankt systeem te geven, beter en zwaarder uitgerust maar tegen eenzelfde prijsstelling. Daar hou ik van: een leverancier die met ons meedenkt, maar ook oplossingen zoekt op momenten dat het even schuurt.”
Cor: “Ik vind WSB een betrouwbare partij. Dat is denk ik ook heel belangrijk. Dat vinden wij belangrijk in onze eigen markt, maar dat vinden wij ook belangrijk voor de bedrijven waar wij zaken mee doen. En ik denk dat we elkaar daar wel in gevonden hebben.”
Ronald beaamt dat: “Van tevoren wordt er een inschatting gemaakt in een project en als dat uitloopt hoor je dat meestal achteraf, op het moment dat je de factuur gepresenteerd krijgt. Wat ik fijn vind, is dat je actief op de hoogte gehouden wordt door WSB, van de voortgang, van de ureninschatting. Dat vind ik zeer prettig vanuit projectmanagement oogpunt. Dat helpt ook om intern de verwachtingen te managen.
Als Cor en Ronald WSB een cijfer van 1 tot 10 moesten geven, wat zou hun cijfer dan zijn? Cor en Ronald zijn het unaniem eens. Dat wordt een 7,5: “Van een 8 worden jullie misschien lui en een 7 is echt te weinig. Dus het wordt een 7,5. Het is ons streven om het beste in elkaar naar boven te halen. Dan mag je best af en toe een beetje scherp zijn naar elkaar. Niet om de relatie te verstoren, maar om ervoor te zorgen dat je er allebei beter van wordt. We zien de relatie echt meer als een partnership. Ja, we zijn klant van jullie en we betalen een rekening en daar verwachten we wat voor, maar ik verwacht er ook wel wat meer voor terug en dat zoek je in de vorm van een partnership. En die hebben we met WSB echt gevonden.”
