Die vraag is logisch. Microsoft 365 Copilot kan informatie uit documenten, e-mails, vergaderingen, Teams en andere onderdelen van Microsoft 365 gebruiken om vragen te beantwoorden. Daardoor lijkt het misschien alsof je een nieuwe collega toegang geeft tot alle informatie binnen je organisatie.
Toch zit het belangrijkste risico meestal niet in Copilot zelf. Het zit in de toegangsrechten en informatiehuishouding die je al hebt.
Copilot geeft medewerkers namelijk geen extra toegangsrechten. Het gebruikt informatie die zij binnen Microsoft 365 al mogen openen. Daardoor kan informatie die eerder moeilijk vindbaar was, wel veel sneller naar voren komen.
En juist daar ontstaat het risico.
Binnen Microsoft 365 bepalen toegangsrechten welke documenten, sites, gesprekken en andere informatie een medewerker kan openen. Copilot werkt binnen die bestaande structuur. Heeft iemand toegang tot een document, dan kan Copilot dat document mogelijk gebruiken bij het beantwoorden van een relevante vraag. Heeft iemand geen toegang, dan hoort Copilot de inhoud ook niet in het antwoord te gebruiken.
Dat klinkt geruststellend. Maar toegangsrechten kunnen na verloop van tijd minder overzichtelijk worden. Medewerkers wisselen van functie. Projectteams worden opgeheven. Tijdelijke deelrechten blijven actief. Teams-omgevingen en SharePoint-sites worden soms jarenlang bewaard zonder dat iemand controleert wie nog toegang nodig heeft.
Zonder Copilot vallen zulke situaties niet altijd op. Een medewerker moet dan zelf weten waar een document staat en er actief naar zoeken. Copilot kan informatie veel sneller vinden en combineren. Daarmee maakt AI bestaande problemen rond toegang en informatiebeheer eerder zichtbaar.
Copilot veroorzaakt die problemen dus niet. Het vergroot wel het belang van een goede inrichting.
Veel organisaties hebben in de loop der tijd een complexe Microsoft 365-omgeving opgebouwd. Denk bijvoorbeeld aan:
Zolang medewerkers informatie handmatig moeten vinden, blijven zulke situaties soms onopgemerkt. Met Copilot verandert dat. Informatie die verspreid staat over verschillende onderdelen van Microsoft 365 kan eenvoudiger worden gevonden en gebruikt.
Daarom werkt beveiliging door onvindbaarheid niet meer. Dat een document diep in een oude mappenstructuur staat, maakt het document niet goed beveiligd.
Stel dat een medewerker aan Copilot vraagt:
“Maak een overzicht van de klantcontracten die dit jaar aflopen.”
Copilot zoekt vervolgens naar relevante informatie die deze medewerker binnen Microsoft 365 mag gebruiken. Heeft de medewerker toegang tot de juiste contractmap? Dan kan Copilot helpen om de gevraagde informatie te verzamelen.
Maar heeft de medewerker ook nog toegang tot contracten van een voormalige afdeling? Dan kunnen die documenten mogelijk eveneens worden meegenomen. Niet omdat Copilot de beveiliging omzeilt, maar omdat de toegangsrechten nog steeds bestaan. Copilot doet in dat geval wat de bestaande inrichting toestaat.
De juiste vraag is daarom niet alleen: “Werkt Copilot veilig?” Je moet ook vragen: “Hebben onze medewerkers nog toegang tot de juiste informatie?”
Je kunt Copilot vergelijken met een collega die snel relevante informatie kan terugvinden. Die collega hoeft niet eindeloos door mappen te klikken. Copilot kan verbanden leggen tussen toegankelijke documenten, e-mails, gesprekken en vergaderingen. Dat maakt het hulpmiddel krachtig, maar stelt ook hogere eisen aan de kwaliteit van je informatiebeheer.
Onduidelijk eigenaarschap wordt eerder een probleem. Verouderde toegangsrechten krijgen meer impact. Ook documenten die op meerdere plekken zijn opgeslagen, kunnen voor verwarring zorgen. AI maakt daarmee zichtbaar hoe goed je informatiehuishouding werkelijk is ingericht.
Niet iedere organisatie hoeft dezelfde maatregelen te nemen. De volgende signalen wijzen er wel op dat je governancebasis aandacht nodig heeft voordat je Copilot breder inzet.
Door functiewijzigingen, tijdelijke projecten en handmatig toegekende rechten kan het overzicht verdwijnen. Daardoor is niet altijd duidelijk of medewerkers nog toegang hebben tot informatie die zij voor hun huidige werk nodig hebben.
Bestanden staan opgeslagen, maar een logische structuur, duidelijke eigenaar of vaste bewaartermijn ontbreekt. Hierdoor wordt het lastiger om informatie goed te beheren en op te schonen.
Een project is afgerond, maar het bijbehorende team blijft bestaan. De oorspronkelijke leden houden toegang en niemand controleert of de informatie nog actueel of relevant is.
Financiële gegevens, HR-informatie en klantgegevens staan tussen algemene documenten. Zonder duidelijke classificatie is het moeilijker om passende beveiligingsmaatregelen toe te passen.
Als afspraken ontbreken, weten medewerkers niet altijd welke AI-toepassingen zijn toegestaan en welke informatie zij ermee mogen verwerken. Dat geldt niet alleen voor Microsoft 365 Copilot, maar ook voor andere AI-tools.
Governance klinkt al snel als iets voor grote organisaties met veel beleid en ingewikkelde processen. In de praktijk begint het met een paar duidelijke vragen:
Het doel is niet om medewerkers met extra regels te belasten. Het doel is om te weten welke informatie je hebt, wie erbij kan en hoe je die informatie beschermt.
Daarbij is ook balans nodig. Te weinig bescherming kan leiden tot ongewenste toegang of het onbedoeld delen van informatie. Een te strikte inrichting kan de dagelijkse samenwerking juist onnodig moeilijk maken. Niet iedere organisatie heeft daarom dezelfde functies en maatregelen nodig.
Een goede basis voor Copilot bestaat uit meer dan gebruikersrechten. Kijk ook naar:
Microsoft biedt mogelijkheden om gevoelige informatie te classificeren en te beschermen, waaronder sensitivity labels en Data Loss Prevention. Deze maatregelen vragen wel om een bewuste inrichting die past bij de organisatie.
Binnen de Governance & Compliance Service van WSB wordt daarom onder andere gekeken naar toegang, eigenaarschap en mogelijke risico’s door een te brede beschikbaarheid van informatie in SharePoint en Microsoft Teams. De dienstverlening kan daarnaast maatregelen omvatten voor informatieclassificatie, het beheersen van niet-goedgekeurde AI-toepassingen en het beschermen van gevoelige informatie. De precieze invulling is afhankelijk van het gekozen dienstniveau en de geldende voorwaarden.
Lees meer over Governance & Compliance
Voordat je Microsoft 365 Copilot breed beschikbaar maakt, moet je weten welke informatie medewerkers kunnen vinden en gebruiken.
Controleer daarom eerst:
Zo voorkom je dat Copilot bestaande tekortkomingen in je informatiebeheer versnelt of zichtbaarder maakt.
De echte vraag is niet alleen of Copilot veilig is. De belangrijkste vraag is hoe goed je jouw eigen Microsoft 365-omgeving kent.
Copilot houdt rekening met de regels, rechten en beveiligingsmaatregelen die binnen die omgeving zijn ingesteld. Zijn die goed ingericht, dan ontstaat een betrouwbare basis om Copilot gecontroleerd en effectief te gebruiken. Zijn ze verouderd of onduidelijk, dan kan Copilot bestaande risico’s sneller blootleggen.
Laat eerst je Microsoft 365-omgeving, SharePoint-sites, Teams-omgevingen en toegangsrechten beoordelen.
Vul het formulier in en Maurice neemt binnen 24 uur contact met je op. Geen verplichtingen, wel een eerlijk advies.
