Iedereen kent ze wel; de ideeënbus, suggestiebox, of uservoice. De rode bus aan de muur met het label “ideeën”, of wellicht al een digitale variant in de vorm van een e-mailadres. De voordelen zijn alom bekend: medewerkers (de niet-beleidmakers) hebben net zo goed ideeën om geld te besparen, kwaliteit te verbeteren, productiviteit te verhogen, processen te verbeteren en het moraal te verhogen. Daarnaast komt niet iedereen uit zichzelf met ideeën en kan het zijn dat introverte personen suggesties voor zich houden. En dat is zonde. Daarom hebben veel bedrijven een ideeënbus of iets vergelijkbaars.
Eén ding is zeker: in een digitale wereld kan de rode box aan de muur echt niet meer.
Benieuwd hoe u dit “ouderwetse” concept kan moderniseren met Office 365?
Omdat we behalve digitaliseren ook verbeteringen in de mogelijkheden willen toevoegen, is het goed gelijk naar een aantal randvoorwaarden te kijken. Dit zijn geen wetten van Meden en Perzen, dus afwijken mag. We geven het gewoon mee ter advies.
– Suggesties mogen op naam, of anoniem gemeld worden
– De lijst met ideeën moet (online) zichtbaar zijn voor iedereen
– Iedereen kan stemmen op zijn of haar favoriete idee(ën)
– Van een idee moet duidelijk zijn of het open, uitgevoerd, geparkeerd of afgewezen is
Om dit gemakkelijk en grafisch aantrekkelijk te maken, gebruiken we een combinatie van tools binnen Office 365.
Stap 1 is het maken een SharePoint pagina waarin we alle suggesties weergeven in een lijst.
Het meest in het oog springende is de statuskolom waarin door middel van iconen en kleurcodering wordt aangegeven wat de status van een idee is. Als tweede is er een kolom “classificatie” waar iedereen 1 tot 5 sterren kan uitdelen aan een idee. Het cijfer erachter laat zien hoeveel stemmen er uitgebracht zijn. Als laatste is er de kolom “gemeld door”. Hier komt de naam van de aanmelder te staan, tenzij ervoor gekozen is een idee anoniem in te brengen.
Stap 2 is het registeren van de verschillende ideeën. In het bovenstaande screenshot is al te zien dat er een link in staat om zelf een idee te melden. Deze link verwijst naar een formulier gemaakt in, hoe kan het ook anders, Microsoft Forms.
We kiezen voor Microsoft Forms omdat deze applicatie de ideeënbus grafisch aantrekkelijk maakt (het oog wilt tenslotte ook wat), maar ook omdat het de mogelijkheden biedt om te zorgen dat voor ideeën de juiste input wordt gegeven en dat er concreet beschreven staat wat de suggestie kan toevoegen aan het bedrijf.
Nu de basisprincipes klaar zijn, kunnen we het proces automatiseren. Hiermee gaan we aan de slag met Microsoft Flow. Wat we willen automatiseren zijn de volgende punten:
– Een ingevuld formulier moet in de SharePointlijst terechtkomen
– De status van een nieuwe suggestie moet altijd open zijn
– Wanneer anoniem melden is aangezet moet de naam van de melder verwijderd worden
– Van elke suggestie moet een e-mail naar de beheerders van de ideeënbus zodat bekend is dat er een nieuw idee is.
In Flow hebben we dit als volgt opgezet:
Het plaatje ziet er misschien indrukwekkend uit, maar stap voor stap is het gemakkelijk te lezen.
– De flow begint als de eerste stap waar is, de zogenaamde trigger. In dit geval is het: wanneer het suggestieformulier is ingevuld.
– Vervolgens wordt gekeken of anoniem melden is aangezet. Indien nee wordt de ingegeven informatie in het formulier gekopieerd naar de eerdergenoemde SharePointlijst met de naam van de aanmelder. Indien anoniem melden wel aanstaat gebeurt hetzelfde, maar wordt de naam omgezet naar anoniem.
– De laatste stap is het versturen van een e-mail naar de beheerders van de ideeënbus dat er een nieuw bericht geplaatst is.
En zo heeft u voor u er erg in hebt uw ideeënbus volledig gedigitaliseerd. Als u wilt kunt u nog diverse verfijningen en personalisatie aanbrengen in het formulier, de vragen, de verschillende kolommen en coderingen om het specifiek voor uw bedrijfssituatie te krijgen.
De allerlaatste stap is het bedenken en maken van beleid om met deze flitsende digitale ideeënbus om te gaan. Het laatste wat je wilt is dat niemand in de organisatie ideeën gaat aanmelden. Hierover is online veel informatie te vinden, maar hier alvast onze tips:
– Bedenk en beschrijf hoe de opvolging van de suggesties plaatsvindt
– Geef tijdig een terugkoppeling over gegeven ideeën en de implementatie ervan
– Geef een blijk van waardering over gemelde punten
Onze eigen ideeënbus staat nu 1,5 jaar online. Om een indruk te geven van het gebruik:
– Er werden 17 ideeën ingediend
– Waarvan er 8 zijn uitgevoerd, 6 zijn afgewezen en 3 nog open staan
– In totaal werd er 69 keer gestemd op een idee
We voorzien u (uiteraard) graag van advies. Of dat nu voor een digitale ideeënbus is of voor een ander proces wat u graag effectiever in wilt richten dan wel wilt automatiseren.
Bel ons op (0184) 61 88 37 of vul onderstaand uw gegevens in en wij nemen contact met u op. Uiteraard geheel vrijblijvend.