Microsoft Teams is sinds begin 2017 beschikbaar voor alle gebruikers van Office 365. Microsoft Teams (vaak kortweg "Teams" genoemd) is aangekondigd als het antwoord van Microsoft op het populaire en sterk groeiende Slack. In een reeks blogs gaan we de komende tijd eens kijken waarom er zoveel te doen is over dit soort producten die beloven onze manier van werken voorgoed te veranderen.
Laten we eerst eens kijken hoe de gemiddelde moderne kantoorwerker zijn tijd nu eigenlijk besteedt. We zetten een paar dingen op een rijtje: en welke zaken vallen direct op?
Teams is het antwoord van Microsoft op deze trends en lost een aantal van de problemen op waar iedere kantoormedewerker mee te maken heeft. Als je Microsoft Teams binnen je bedrijf gaat gebruiken, zul je zien dat de hoeveelheid e-mail sterk afneemt, dat je veel minder hoeft te zoeken naar documenten en bestanden en dat samenwerken met collega’s en partners veel makkelijker en leuker wordt.
In deze blog gaan we in op de chatmogelijkheden van Teams en hoe deze je kunnen helpen veel minder tijd te besteden aan e-mail.
In het kort: in plaats van e-mail gebruik je chat om met je collega’s te communiceren. Chat staat centraal in Teams en is op zo’n slimme en toegankelijke manier ingericht dat het in de meeste gevallen veel handiger werkt dan e-mail. Om dat goed uit te kunnen leggen, moeten we eerst kijken naar de structuur van Teams.
Zoals de naam al aangeeft, staat het concept “Teams” centraal in Microsoft Teams. Een team is een samenwerkingsverband tussen twee of meer personen en kan zowel tijdelijk als permanent zijn. Een team kan bijvoorbeeld een afdeling zijn (permanent; bijvoorbeeld de afdeling Marketing), een team binnen een afdeling (bijvoorbeeld een product team binnen de afdeling Marketing), een projectteam (bijvoorbeeld een tijdelijk team binnen de afdeling Marketing om een nieuwe website te ontwerpen), een klantenteam, etc. Een medewerker kan lid zijn van meerdere teams. Je kunt binnen Teams veel teams aanmaken (op dit moment 250). Dit is tegelijk een bekende valkuil; voor je het weet ontstaat er een wildgroei aan teams dus hier moet je wel afspraken over maken.
In ieder team kun je één of meer zogenaamde kanalen aanmaken. Deze kanalen zijn bedoeld om gesprekken te scheiden op onderwerp. Bijvoorbeeld binnen het team Sales kun je de gesprekken over de belangrijke klant Y scheiden van die over de Sales forecast voor komend jaar door hier aparte kanalen voor te gebruiken.
In een kanaal kun je simpelweg een gesprek starten dat door al je collega’s die lid zijn van het team gevolgd kan worden. Naarmate het gesprek zich ontwikkelt, kun je meer collega’s uitnodigen als hun bijdrage gewenst is. En hier komen we bij één van de sterke punten van Teams: de “persistant chat”. Dit betekent dat de gehele gesprekshistorie bewaard blijft en voor iedereen terug te lezen is, of ze nu van begin af aan teamlid waren of later zijn toegevoegd. Dit is een enorm voordeel want je hoeft nu niet meer alle informatie, zoals nu nog vaak gebeurt, bijeen te zoeken en te e-mailen naar nieuwe teamleden. Je voegt simpelweg iemand toe aan een team en deze persoon kan alle informatie vanaf het ontstaan van het team teruglezen.
Alle gesprekken zijn ook nog eens doorzoekbaar dus wanneer je op zoek bent naar informatie over een bepaald onderwerp, vind je snel alle gesprekken terug waar dit onderwerp besproken is.
Een andere handige functie van Teams om gesprekken te ordenen zijn de “threads”. Als je binnen een kanaal gaat chatten, kun je kiezen of je een nieuw onderwerp start of reageert op een bestaand bericht van een collega.
Wanneer je een nieuw onderwerp aansnijdt, wordt je bericht losstaand in het kanaal weergegeven. Maar wanneer je reageert op een bestaand bericht, wordt jouw bericht aan dat van je collega gekoppeld. Zo ontstaat een keten van berichten die een thread genoemd wordt. Wanneer een thread erg lang wordt, vouwt Teams hem samen en toont alleen het eerste en het laatste bericht en het aantal tussenliggende berichten. Natuurlijk kun je de thread altijd even openvouwen om de tussenliggende berichten te lezen.
Als je lid bent van meerdere teams, wordt het belangrijk het overzicht te bewaren en om efficiënt te communiceren. Teams helpt je hier op verschillende manieren bij.
Zo kun je ervoor kiezen bepaalde teams als “favoriet” te markeren. Je favoriete teams worden bovenaan de lijst met Teams getoond zodat ze direct zichtbaar zijn.
Per kanaal kun je kiezen of je het kanaal wilt “volgen”. Wanneer je een kanaal volgt, krijg je een berichtje in je activiteitenoverzicht voor iedere activiteit die in het kanaal plaatsvindt. Je moet hier voorzichtig mee zijn en dit alleen aanzetten voor de kanalen die voor jou het belangrijkst zijn. Anders krijg je al gauw zoveel berichten dat je door de bomen het bos niet meer ziet.
De handigste en meest gebruikte mogelijkheid, bekend van social media, is om het apenstaartje in te zetten om personen en teams te “mentionen”. Wanneer je een apenstaartje inzet om een bepaalde collega te noemen, wordt het bericht voor die collega gemarkeerd met een rode kantlijn voor het bericht en een rood apenstaartje achter het bericht. Je collega ziet het bericht bovendien in zijn activiteitenoverzicht, het kanaal wordt vetgedrukt weergegeven en hij ziet het aantal nieuwe berichten waarin hij genoemd is achter de kanaalnaam getoond.
Tot slot helpt Teams je focus te houden op de meest recente zaken doordat de threads die actief zijn automatisch maar beneden schuiven. Gesprekken in Teams vinden “van boven naar beneden” plaats waardoor je dus de meest recente berichten onderaan vindt en de oudste bovenaan. Wanneer je een kanaal opent, laat Teams automatisch de meest recente threads onderaan zien zodat je direct ziet wat er op dit moment besproken wordt.
Over Microsoft Teams valt nog veel meer te vertellen. Daarom gaan we in een paar volgende blogs meer vertellen over hoe je onder andere je chatgesprekken een persoonlijk tintje geeft en hoe je met je collega’s niet alleen kunt chatten, maar ook samenwerken aan documenten.
Naschrift:
Inmiddels staat ook blog 2 over Microsoft Teams online: Microsoft Teams: De nieuwe manier van samenwerken