De vakantie staat voor de deur, maar voordat je je koffer pakt, is het belangrijk om een paar dingetjes op het gebied van ICT te regelen. Zo zorg je dat alles soepel blijft verlopen en voorkom je vervelende verrassingen. Hier zijn vier praktische tips om ook tijdens de vakantie ICT-proof* te blijven.
* Kleine disclaimer: deze lijst met 4 tips is verreweg van compleet. Het is vooral gericht op persoonlijke maatregelen en minder op bedrijfsbrede aspecten, maar is een begin. Een goed begin.
Stel je voor: je bent in het buitenland en je krijgt een belangrijk telefoontje of je moet even snel je e-mail checken. Dan wil je niet dat je databundel plotseling op is. Controleer dus van tevoren hoeveel data je beschikbaar hebt. Zorg dat je bundel voldoende is voor je vakantieperiode. Zo voorkom je hoge kosten en kun je zorgeloos blijven communiceren. Ook als het een keer wat meer tijd kost dan dat je eigenlijk vooraf had gedacht.
Het is belangrijk om je klanten en collega’s te laten weten dat je niet (direct) beschikbaar bent. Stel een out of office reply in voor je e-mail en Teams. Geef aan wanneer je weer terug bent en wie ze in de tussentijd kunnen bereiken. Uiteraard moet je dat ook even afstemmen met diegene.
Voorbeeldtekst voor je Out of Office Reply:
Hartelijk dank voor uw bericht! Op dit moment heb ik vakantie en vanaf 15 augustus sta ik weer voor u klaar. Tijdens mijn afwezigheid wordt mijn mail niet gelezen of doorgestuurd. Neem bij dringende gevallen contact op met mijn collega Edwin Combrink (pietje.puk@wsb-solutions.nl).
Ik vertrouw erop u voldoende te hebben geïnformeerd.
Of wat informeler:
Momenteel geniet ik van mijn vakantie. Ik ben dus niet in de gelegenheid om je e-mail te beantwoorden. Ik ben 15 augustus weer terug, dan zal ik je e-mail zsm beantwoorden. Kun je niet tot die tijd wachten, neem dan contact op met mijn collega Edwin Combrink. Je kunt hem bereiken via telefoonnummer (0184) 61 88 37. Of via e-mail: pietje.puk@wsb-solutions.nl.
Stel je Out of Office Reply in via Teams. Outlook neemt deze over. Scheelt je weer dubbel werk.
Hiervoor ga je in Teams naar Instellingen (via de 3 puntjes naast je profielfoto rechtsbovenin). Kies hier Algemeen en bij het kopje Niet aanwezig klik je op de button Plannen. Als je wilt kun je hier 2 verschillende berichten maken: 1 voor collega’s en 1 voor mensen buiten je organisatie. Ook kun je instellen van wanneer tot wanneer de Out of Office Reply actief moet zijn.
Tijdens de vakantie ben je vaak onderweg en heb je je apparaten niet altijd in het zicht. Zorg daarom dat je laptop, tablet en telefoon goed beveiligd zijn met een pincode of wachtwoord. Dit is een simpele maar effectieve manier om je gegevens te beschermen tegen diefstal of verlies.
Maak foto’s van je apparatuur (en andere persoonlijke eigendommen) voordat je op vakantie gaat. Bij ontvreemding scheelt dit veel tijd bij de aangifte.
Ben je klant bij WSB? Meld diefstal ook altijd bij ons. Als je werkgever bij ons Security Level 2 of 3 afneemt, kunnen we jouw apparaten op afstand blokkeren. Dan hebben de dieven niks aan jouw apparaten, maar belangrijker: dan kunnen ze ook niet bij jouw persoonlijke data en de bedrijfsinformatie die op de apparatuur staat.
Openbare wifi-netwerken lijken handig, maar ze zijn vaak onveilig. Cybercriminelen kunnen gemakkelijk toegang krijgen tot jouw gegevens via deze netwerken. Vermijd daarom zoveel mogelijk het gebruik van openbare wifi, zeker voor gevoelige en/of bedrijfsinformatie. Als je toch internet nodig hebt, gebruik dan een VPN (Virtual Private Network). Een VPN versleutelt je verbinding en zorgt ervoor dat je veilig kunt surfen, zelfs op openbare netwerken.
Met deze vier tips kun jij met een gerust hart genieten van je welverdiende rust. Fijne vakantie.
