Microsoft 365 heeft een nieuwe functie: Stemknoppen in Outlook. U kunt eenvoudig peilingen maken door stemknoppen toe te voegen aan e-mails. De ontvangers van de mail kunnen reageren op de peiling en de resultaten kunt u in Outlook zien of exporteren naar Excel.
Om stemknoppen toe te voegen heeft u een Microsoft Exchange Server-account nodig.
Een Stemknop toevoegen aan uw mail in Outlook
- In een e-mail kunt u bij het tabblad Opties klikken op Stemknoppen gebruiken.
- Vervolgens kunt u kiezen uit een aantal opties:
a. Goedgekeurd; Afgekeurd – Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken wanneer u goedkeuring nodig hebt van uw collega’s over een voorstel.
b. Ja; Nee – Bij deze optie kunt u een snelle poll houden waar u slecht ja of nee als antwoord nodig hebt.
c. Ja; Nee; Misschien – Als u de opties niet wilt beperken tot ja en nee, kunt u deze variant gebruiken.
d. Aangepast – Bij de aangepaste stemknop kunt u zelf uw antwoorden invullen. Bijvoorbeeld opties voor verschillende vergaderdagen.
Aangepaste Stemknoppen
- Door op Aangepast te klikken verschijnt het venster Eigenschappen.
- Onder Opties voor stemmen en controleren kunt u nu het selectievakje Stemknoppen gebruiken aanklikken.
- Daarnaast kunt u de standaardopties voor de knop gebruiken of kiezen voor eigen opties. U kunt de gewenste tekst typen en de antwoorden van elkaar scheiden met een puntkomma.
- Eventueel kunt u nog andere e-mailopties bepalen zoals de urgentie en verzendbewijzen.
- Vervolgens klikt u op Sluiten.
Let op: Als u een bericht versleuteld (tabblad Opties onder Versleutelen zowel de optie Alleen versleutelen als Niet doorsturen) zien de geadresseerde de stemopties niet. Ook is het belangrijk dat een mail niet als intern is gelabeld, maar dat de mail het ook buiten uw bedrijfsnetwerk gelezen kan worden.
Voor de ontvanger
- De geadresseerde kan stemmen in het leesvenster zoals hieronder weergegeven. Klik op de regel Klik hier als u wilt stemmen en klik vervolgens op de gewenste optie.
- U kunt ook in een geopend bericht reageren. Ga naar het tabblad Bericht en klik onder Stemmen uw antwoord aan.
Let op: Een ontvanger kan alleen reageren op een stemknop met een Outlook account.
De resultaten van de stemknoppen bekijken
- Open de verzonden e-mail met de stempeiling (dubbelklik op het bericht).
- Klik op Bericht (bovenin taakbalk) en vervolgens op Controleren. Hier ziet u een overzicht verschijnen van de ontvangers en wat zij hebben geantwoord.
- De gegevens kunt u kopiëren naar Word of Excel. Houd Ctrl ingedrukt terwijl u alle gegevens selecteert. Vervolgens kunt u met Ctrl + C de gegevens kopiëren. In Word of Excel kunt u deze met Ctrl + V plakken.
Benieuwd hoe u Outlook (of andere Office 365 apps) handiger kunt inzetten in uw organisatie?
We voorzien u (uiteraard) graag van advies. Of dat nu voor Outlook is of voor iets anders wat u graag effectiever in wilt richten dan wel wilt automatiseren.
Bel ons op (0184) 61 88 37 of vul onderstaand uw gegevens in en wij nemen contact met u op. Uiteraard geheel vrijblijvend.