Veel bedrijven hebben bergen aan gegevens, maar het omzetten van die data in bruikbare inzichten is een ander verhaal. Power BI is dé tool om data om te zetten in overzichtelijke rapporten en dashboards. Maar wat is Power BI precies? Wat zijn de verschillen tussen de gratis en de betaalde versies? En welke versie past het beste bij jouw mkb-bedrijf?
In deze blog bekijken we de verschillen tussen de gratis en betaalde versies (ja, meervoud inderdaad) van Power BI. En hoe deze je kunnen helpen met het maken van je rapportages zodat je betere en goed onderbouwde beslissingen kunt nemen voor jouw bedrijf.
Laten we bij het begin beginnen: Power BI is een tool van Microsoft die je helpt om data te visualiseren. Met andere woorden: het zet jouw data om in overzichtelijke rapporten, dashboards en grafieken. Of je nu verkoopcijfers analyseert of voorraad beheert, Power BI geeft direct inzicht.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je als groothandel wilt weten welke producten het best verkopen, welke producten het langst op voorraad liggen, of voor hoeveel waarde al is besteld maar nog niet is uitgeleverd. Power BI verzamelt al die gegevens, en met een paar klikken krijg je een duidelijk en visueel overzicht. Super handig, toch?
In ieder bedrijf moeten er beslissingen worden genomen. Het liefst doe je dat op basis van harde data. Maar die informatie staat meestal nogal verspreid, bijvoorbeeld in Excel-bestanden, CRM-systemen en e-mails.
Met Power BI kun je al die data centraliseren, analyseren en inzichtelijk maken. Of je nu kijkt naar je verkoopcijfers, voorraadbeheer of klanttevredenheid, Power BI maakt het voor je inzichtelijk. Hierdoor kun je sneller en beter onderbouwde beslissingen nemen. Bovendien werkt Power BI in de cloud, dus je hebt altijd toegang tot de informatie, waar je ook bent.
Nu je weet wat Power BI kan betekenen voor je bedrijf, is het tijd om te kijken naar de verschillende versies. Er zijn drie licentiemodellen van Power BI:
1. de gratis versie (ook wel Power BI Desktop of Standaard genoemd)
2. de betaalde versie Power BI Pro
3. en de betaalde versie Power BI Premium
Laten we de verschillen tussen de gratis en betaalde versies op een rij zetten, zodat jij weet welke versie het beste past bij jouw situatie.
Laten we beginnen met het meest voor de hand liggende verschil: de prijs. De gratis versie van Power BI is kosteloos te downloaden en biedt basisfunctionaliteit voor het maken van rapporten.
Power BI Pro kost momenteel (28 oktober 2024) €9,40 per maand per gebruiker.
Power BI Premium kost €18,70 per maand per gebruiker. (Premium voor organisaties begint vanaf €4.210,- per maand, maar richt zich meer op grote bedrijven die enorme hoeveelheden data verwerken en delen dus laten we in deze blog buiten beschouwing.)
De gratis versie is ideaal voor het verkennen van de tool, maar de betaalde versies bieden extra mogelijkheden, vooral als je rapporten wilt delen met anderen. Daar komen we bij het volgende punt op terug. Voor mkb-bedrijven is de Pro-versie vaak de beste keuze, omdat het een goede balans biedt tussen functionaliteit en prijs.
Dit is misschien wel het grootste verschil tussen de gratis en betaalde versies. Met de gratis versie kun je prachtige rapporten en dashboards maken, maar je kunt ze niet gemakkelijk delen met anderen binnen je bedrijf. Als je alleen wilt werken met Power BI en geen gegevens hoeft te delen, is de gratis versie prima. Maar zodra je met een team werkt en rapporten wilt delen met collega’s, klanten of andere belanghebbenden, dan heb je Power BI Pro nodig.
Met de Pro-versie kun je eenvoudig rapporten delen via de cloud en anderen uitnodigen om samen te werken aan je dashboards.
Met de gratis versie van Power BI heb je een limiet van 1 GB aan opslagruimte per gebruiker. Dit klinkt misschien veel, maar als je met grote datasets werkt, is dat snel op. De betaalde versie biedt je 10 GB aan opslag per gebruiker en toegang tot onbeperkte cloudopslag voor grotere bedrijven met Power BI Premium. Dit is vooral handig als je veel data wilt opslaan en verwerken zonder je zorgen te maken over de beschikbare ruimte.
Met de gratis versie kun je eenvoudig kleine datasets verwerken, maar is niet ontworpen voor het verwerken van grote hoeveelheden data. Als je bedrijf groeit en je data complexer wordt, zul je merken dat de gratis versie trager wordt.
Power BI Pro en Premium bieden snellere verwerking en ondersteunen grotere datasets.
Voor veel mkb-bedrijven is de gratis versie prima voor het analyseren van kleinere hoeveelheden data, maar als je merkt dat je rapporten traag worden of als je met grote databases werkt, is het wellicht tijd om te upgraden naar Power BI Pro.
De betaalde versie van Power BI biedt een aantal geavanceerde functies die je niet krijgt in de gratis versie. Denk hierbij aan:
• Gegevensautomatisering: In de betaalde versie kun je gegevens automatisch laten verversen, zodat je altijd up-to-date rapporten hebt. In de gratis versie moet je dit handmatig doen.
• Samenwerkingstools: Met Power BI Pro kun je gemakkelijk samen met anderen aan rapporten werken, terwijl dit in de gratis versie niet mogelijk is.
• Analyse op bedrijfsniveau: De betaalde versie biedt geavanceerde analysemogelijkheden, zoals het kunnen verbinden van meerdere databronnen tegelijk en het maken van complexe berekeningen.
De keuze tussen gratis en betaald hangt af van je behoeften. Hier zijn een paar vragen die je jezelf kunt stellen om de juiste keuze te maken:
• Werk je alleen of met een team? Als je Power BI alleen gebruikt en geen data hoeft te delen, is de gratis versie waarschijnlijk voldoende. Werk je echter samen met anderen en wil je gegevens gemakkelijk kunnen delen en samenwerken, dan is Power BI Pro de beste optie.
• Hoeveel data verwerk je? Voor kleinere bedrijven met beperkte datasets is de gratis versie prima. Maar als je bedrijf groeit en je steeds meer data verzamelt, zul je merken dat de opslag- en verwerkingslimieten van de gratis versie beperkend kunnen zijn. In dat geval biedt Power BI Pro meer ruimte en kracht.
• Heb je geavanceerde functies nodig? Als je meer geavanceerde analyses wilt uitvoeren of automatische datavernieuwing belangrijk vindt, dan is de betaalde versie een must.
Power BI is een krachtige tool die je als mkb-bedrijf kan helpen om meer uit je data te halen. Of je nu kiest voor de gratis of de betaalde versie, beide bieden waardevolle inzichten die je bedrijf naar een hoger niveau kunnen tillen.
De gratis versie is ideaal om mee te starten, vooral als je je nog aan het oriënteren bent op wat Power BI voor je kan betekenen. We adviseren sowieso om klein te beginnen, vertrouwd te raken met de software en dan naar behoefte uit te breiden. Zodra je met een team werkt of grotere datasets gebruikt, dan is Power BI Pro de investering zeker waard.
Welke versie je ook kiest, met Power BI kun je snel, eenvoudig en visueel inzicht krijgen in je bedrijfsgegevens – iets waar elk mkb-bedrijf zijn voordeel mee kan doen.
Heb je nog vragen of wil je advies op maat? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder om de juiste keuze te maken.
