Heeft u processen die u wilt automatiseren, maar niet het geld, de tijd of de kennis voor? Maak dan kennis met Power Apps. Power Apps is de tool van Microsoft waarmee je je eigen apps kunt ontwikkelen zonder dat je daarvoor enige ontwikkelkennis nodig hebt.
Power Apps is een platform van Microsoft in de Microsoft 365 suite om je eigen apps te ontwikkelen en onderdeel van Power Platform.
Je kan starten vanaf voorgedefinieerde sjablonen, je kan Power Apps zelf een app laten maken op basis van je eigen gegevens en daarna customizen of natuurlijk helemaal vanaf nul starten.
Als je de app hebt opgestart, kan je direct aan de slag. Middels het WYSIWYG-principe (What You See Is What You Get), plaats je eenvoudig en snel nieuwe knoppen op je app en stel je je eigen ontwerp samen.
Vanwege de 5 major voordelen van Power Apps
1. Tijdbesparing
2. Mobiliteit
3. Aanpasbaarheid
4. Microsoft 365 integratie
5. Digitale transformatie van je processen
Als je aan het ontwerpen van apps denkt, denk je ten eerste aan ontwikkeling en ontwikkelaars. Omdat je voor het ontwerpen van Power Apps geen (of weinig) code gebruikt, kan je nu je eigen apps zelf ontwerpen. Hier komen geen interne of externe ontwikkelaars aan te pas. Wil je een knop verplaatsen, dan pak deze op, versleep je hem naar de juiste plek en publiceer je het direct naar alle gebruikers. Zo simpel is het. Naast dat je dit directe tijd bespaart, scheelt dit ook veel communicatie, spraakverwarring, testwerk en natuurlijk de kosten om de ontwikkelaars te betalen.
Power Apps is gemaakt voor mobiel gebruik. Elke app die je ontwikkelt is dan ook direct beschikbaar voor elke device. Dit kan dus een Android, iPhone, Windows Phone, mobiel of tablet zijn. Herontwerp per merk is niet meer nodig.
En natuurlijk is er ook een webvariant, zodat je Power Apps op je laptop of pc kan gebruiken.
Je kan de gehele app zelf ontwerpen en naar je smaak / bedrijfsstijl inrichten. Hierdoor wordt het geen app van een externe partij, maar echt de app van het eigen bedrijf. Een app die je zelf beheert en je dus geen anderen nodig hebt als je iets wilt aanpassen. En wat je ermee doet, heb je ook zelf in de hand. Dat kan van simpel (aanpassen van contacten door verkopers) naar heel complex, zoals bijvoorbeeld monumentbeheer met foto’s, onderhoud, et cetera.
Power Apps is een Microsoft applicatie en het zal u niet verbazen dat het dus naadloos integreert met alle andere Office applicaties. Gebruik en bewerk data via Power Apps vanuit Excel, SharePoint en/of Business Central. Zelfs opties om vanuit een SharePoint direct een Power App te maken behoren tot één van de vele mogelijkheden.
En daar houdt het niet op: Power BI rapporten kan je in je Power App plaatsen of andersom. Je kan een Power App in een Power BI rapport plaatsen en hierdoor op basis van de conclusies uit dit rapport, uw organisatie aansturen.
Middels Power Apps kan je nu al je (in ieder geval veel) handmatige, tijdrovende, repeteerde processen automatiseren. Denk hierbij aan het bestellen van lunch intern, ziekmeldingsprocedures, barcodescanning in een magazijn en versturen & goedkeuring van declaraties.
De procesaansturing binnen Power Apps wordt aangestuurd vanuit Microsoft Power Automate. Power Automate is ook een Microsoft 365 applicatie, waarmee je processen uit verschillende applicaties van Microsoft en andere pakketten kunt automatiseren. Voorbeelden zijn een goedkeuringsflow en het updaten van klanten. Meer voorbeelden vindt u op https://www.microsoft.com/en-us/power-platform/products/power-automate/.
We weten nu wat de voordelen zijn. Maar wat betekent het nu concreet? Laat ik een praktijkvoorbeeld geven.
Wij hebben Power Apps onder andere succesvol ingezet bij Jansen Recycling Group in Dordrecht, dé specialist in recycling van ijzer en metalen. Jaarlijks verwerken zij zo’n 500.000 ton materiaal, afkomstig van inzamelaars, sloopbedrijven en metaalverwerkende industrieën in heel West-Europa.
Als er een container binnenkomt, wil de inbrengende partij natuurlijk afgerekend worden voor wat er daadwerkelijk in de container zit. Eerst wordt het materiaal gesorteerd en gewogen. Voorheen werd dat allemaal op papier gedaan. Dan werd het materiaal gesplitst en gewogen, die resultaten werden weer op papier gezet en vervolgens werden die resultaten door collega’s in het ERP-systeem verwerkt. Dat zorgt niet alleen voor dubbele handelingen, het vergroot ook de foutkans. Bovendien is de status van het werk niet inzichtelijk zolang er niets in het ERP-systeem is ingevoerd.
Bij Jansen Recyling Group leefde de wens om al deze stappen direct in het ERP-systeem in te voeren, maar de mensen op de werf staan niet te springen om achter een computer te zitten. Dankzij Power Apps hebben wij een oplossing neer kunnen zetten waar iedereen gelukkig mee is.
Inmiddels hangt er in elke heftruck van Jansen een tablet, een zogenaamd ‘rugged device’ dat tegen een flinke stoot kan. Daar staat een app op waarmee de mannen en vrouwen op de werf wel uit de voeten kunnen. Ze zien precies welke wegingen ze moeten verwerken, die kunnen ze op een heel intuïtieve manier starten, ze kunnen de materialen uitsplitsen, foto’s maken en koppelen aan de wegingen en tenslotte aangeven dat de weging klaar is. Het hele proces verloopt via de app, maar is rechtstreeks aan het ERP-systeem gekoppeld. Alle data die in de app wordt ingevoerd, staat direct in Business Central.
Natuurlijk kun je ook een maatwerkapplicatie bouwen met bijvoorbeeld Microsoft .NET of een ander framework. Het voordeel van apps bouwen met Power Apps is dat je relatief weinig technische kennis nodig hebt en dat het onderdeel is van het hele Microsoft-ecosysteem. In dit geval hebben we de businesslogica van het ERP-systeem van Jansen Recycling gebruikt en daar met Power Apps een schil overheen gebouwd. Dat betekent dat bijvoorbeeld dat de controle op invoerfouten rechtstreeks in Business Central wordt gedaan, terwijl je de hele userinterface precies kunt afstemmen op wat voor de gebruiker prettig is. Als we hadden geprobeerd de werfmedewerkers met Business Central te laten werken, waren ze hoogstwaarschijnlijk boos weggelopen. Nu zijn ze enthousiast, omdat de app precies aansluit bij hun behoeften.
In dit tweede voorbeeld laat ik zien hoe we met Power Apps ook een grote inkooporganisatie uit de brand hielpen. Door Power Apps in te zetten legden we een modern maatwerklaagje op een standaardpakket als Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Enige tijd geleden kregen wij een vraag van een grote inkooporganisatie. Zij werkten al ruim twintig jaar met een ERP-systeem dat ze helemaal op maat hadden laten maken.
Het was tijd voor een nieuw ERP-systeem en ze vroegen ons of we eens wilden demonstreren hoe dat er met Microsoft Dynamics 365 Business Central uit zou kunnen zien. Een uitdaging. Als een team al twintig jaar gewend is aan een maatwerksysteem, dan voelt een standaardpakket al snel als een stap achteruit.
Gelukkig zijn wij niet voor één gat te vangen. Natuurlijk is het mogelijk om Business Central aan te passen met maatwerk, maar zeker als het gaat om de cloudversie kan dat risico’s met zich meebrengen. Als er een update wordt uitgevoerd van de standaardversie van Business Central, moet ook het maatwerkgedeelte wel blijven werken uiteraard.
Met Power Apps hebben wij een modern maatwerklaagje ontwikkeld, dat bovenop Business Central ligt. Die laag haalt data op uit Business Central en schrijft het daar ook weer weg. Zo creëren we een gebruikerservaring die vertrouwd voelt voor het team, zonder ook maar iets aan te moeten passen in Business Central zelf. Wel zo zeker.
In dit derde en laatste voorbeeld neem ik je mee in mijn ervaring met de eerste Power App die ik voor onszelf heb ontwikkeld: de inschrijvingsapp voor bezoekers van ons kantoor.
Al bij de eerste kennismaking met Power Apps schoten er een hoop ideeën door mijn hoofd. De mogelijkheden die het platform biedt zijn praktisch oneindig, dus dat was niet eens verrassend. Ook diverse collega’s hadden van de nieuwe ontwikkelingen gehoord en kwam ook met ideeën.
Een kleine greep uit de geopteerde ideeën:
Stuk voor stuk goed ideeën, maar na kritische overweging wellicht niet hét idee voor de eerste app.
De eerste app moet namelijk direct raak zijn. Het vertrouwen van je collega’s en het MT moet direct gewonnen worden met deze app. Als deze app namelijk niet direct lukt, is de kans namelijk groot dat er voor een volgende app een stuk minder draagvlak zal zijn.
Een paar overwegingen die je kan maken om dit voorkomen:
Door op deze manier kritisch de idee te analyseren, waren alle ideeën wel goed maar niet voor een eerste app. Lastig, lastig, lastig. En nu…
Toen gekozen om het idee even te laten rusten. De ‘normale’ bedrijfsvoering ging ook gewoon door en wellicht komt een idee aanwaaien.
En dat kwam gelukkig: op een maandagmorgen begin dit jaar lag er bij binnenkomst op kantoor op de balie bij de receptie een A4-tje en een pen. Nieuwsgierig zoals ik ben even kijken wat het was.
Het bleek een registratie van bezoekers te zijn voor onze ISO-certificering. Bezoekers moesten hun naam, aankomst & vertrek en voor wie ze kwamen opschrijven. Aan het einde van de dag werd de A4 vernietigd wegens AVG.
Dit klink als een schot in de roos: simpel proces, niet-bedrijfskritisch proces (eventueel A4 nog voor de zekerheid achter balie als back-up houden), elke dag hebben we bezoekers over de vloer welke zich verplicht moeten registeren & geen (digitale) alternatieven beschikbaar. Voor een automatiseringsbedrijf als WSB straalt een app voor inschrijving veel meer uit dan een simpel A4.
Gaan dus!
Pas op om niet direct de diepte in te duiken met het ontwerpen van de Power App. Zorg eerst voor voldoende draagvlak binnen je organisatie om de verwachtingen te managen. Concreet voor deze case heb ik hiervoor het volgende gedaan
Bij alle seinen op groen uiteindelijk pas aan de slag gegaan.
Natuurlijk altijd leuk om het ontwerp te bespreken. Dit wil ik toch even kort en krachtig doen. Als je hier meer over wilt weten, neem graag contact met ons op.
Voor het ontwerp was ik begonnen op een kladje. Hierbij het proces zo simpel mogelijk gemaakt (uitbreiden kan altijd) en waar mogelijk gebruik gemaakt van (online) Microsoft producten.
Het proces is als volgt geworden (en het kladje heb ik even netjes digitaal gemaakt aangezien mijn handschrift wellicht niet door iedereen te lezen is)
Aandachtspunten
Nadat de Power App gereed was (en trots op het resultaat), heb ik deze voor live-gang nog aan alle betrokken gedemonstreerd. Natuurlijk nog een paar kleine (voornamelijk) visuele aanpassingen doorgevoerd. Ook hiervoor nog met een collega van Marketing gespard welke een paar goed ideeën voor de lay-out had.
Een mooie tablet laten bestellen en inmiddels staat deze met de Power App al enkele maanden bij de receptie.
Ga gratis aan de slag met Power Apps via onderstaande link en kijk welke mogelijkheden Power Apps voor u en uw bedrijf kan bieden.
https://powerapps.microsoft.com/nl-nl/
We voorzien je (uiteraard) graag van advies. Bel ons op (0184) 61 88 37 of vul onderstaand uw gegevens in en wij nemen contact met je op.
Meldingen