Iedere organisatie heeft ze. Processen die ooit klein begonnen, maar inmiddels een eigen leven zijn gaan leiden. Een Excel bestand dat dagelijks wordt bijgewerkt. Een formulier dat per e-mail wordt rondgestuurd. Een controlelijst die medewerkers handmatig invullen. Of een proces dat afhankelijk is geworden van die ene collega die precies weet hoe alles werkt. Vaak gaat het jarenlang goed. Totdat het niet meer goed gaat. Gegevens worden dubbel ingevoerd. Er ontstaan verschillende versies van hetzelfde bestand. Medewerkers vergeten stappen. Of niemand weet meer welke informatie nu eigenlijk klopt.
Wat is Power Apps?
Power Apps is een onderdeel van het Microsoft Power Platform. Met Power Apps bouw je bedrijfsapplicaties die aansluiten op jouw werkprocessen, zonder dat je direct een maatwerkproject hoeft te starten. Je kunt gegevens ophalen uit bijvoorbeeld SharePoint, Microsoft 365, Business Central, Dataverse en andere databronnen.
Het idee is simpel:
Je vervangt losse Excel bestanden, formulieren en handmatige handelingen door een gebruiksvriendelijke app die precies doet wat jouw organisatie nodig heeft.
Maar wanneer is dat interessant? Laten we kijken naar 2 praktijkvoorbeelden.
Wij hebben Power Apps onder andere succesvol ingezet bij Jansen Recycling Group in Dordrecht, dé specialist in recycling van ijzer en metalen. Jaarlijks verwerken zij zo’n 500.000 ton materiaal, afkomstig van inzamelaars, sloopbedrijven en metaalverwerkende industrieën in heel West-Europa.
Als er een container binnenkomt, wil de inbrengende partij natuurlijk afgerekend worden voor wat er daadwerkelijk in de container zit. Eerst wordt het materiaal gesorteerd en gewogen. Voorheen werd dat allemaal op papier gedaan. Dan werd het materiaal gesplitst en gewogen, die resultaten werden weer op papier gezet en vervolgens werden die resultaten door collega’s in het ERP-systeem verwerkt. Dat zorgt niet alleen voor dubbele handelingen, het vergroot ook de foutkans. Bovendien is de status van het werk niet inzichtelijk zolang er niets in het ERP-systeem is ingevoerd.
Please accept marketing-cookies to watch this video.
Bij Jansen Recyling Group leefde de wens om al deze stappen direct in het ERP-systeem in te voeren, maar de mensen op de werf staan niet te springen om achter een computer te zitten. Dankzij Power Apps hebben wij een oplossing neer kunnen zetten waar iedereen gelukkig mee is.
Inmiddels hangt er in elke heftruck van Jansen een tablet, een zogenaamd ‘rugged device’ dat tegen een flinke stoot kan. Daar staat een app op waarmee de mannen en vrouwen op de werf wel uit de voeten kunnen. Ze zien precies welke wegingen ze moeten verwerken, die kunnen ze op een heel intuïtieve manier starten, ze kunnen de materialen uitsplitsen, foto’s maken en koppelen aan de wegingen en tenslotte aangeven dat de weging klaar is. Het hele proces verloopt via de app, maar is rechtstreeks aan het ERP-systeem gekoppeld. Alle data die in de app wordt ingevoerd, staat direct in Business Central.
Natuurlijk kun je ook een maatwerkapplicatie bouwen met bijvoorbeeld Microsoft .NET of een ander framework. Het voordeel van apps bouwen met Power Apps is dat je relatief weinig technische kennis nodig hebt en dat het onderdeel is van het hele Microsoft-ecosysteem. In dit geval hebben we de businesslogica van het ERP-systeem van Jansen Recycling gebruikt en daar met Power Apps een schil overheen gebouwd. Dat betekent dat bijvoorbeeld dat de controle op invoerfouten rechtstreeks in Business Central wordt gedaan, terwijl je de hele userinterface precies kunt afstemmen op wat voor de gebruiker prettig is. Als we hadden geprobeerd de werfmedewerkers met Business Central te laten werken, waren ze hoogstwaarschijnlijk boos weggelopen. Nu zijn ze enthousiast, omdat de app precies aansluit bij hun behoeften.
In dit derde en laatste voorbeeld neem ik je mee in mijn ervaring met de eerste Power App die ik voor onszelf heb ontwikkeld: de inschrijvingsapp voor bezoekers van ons kantoor.
Al bij de eerste kennismaking met Power Apps schoten er een hoop ideeën door mijn hoofd. De mogelijkheden die het platform biedt zijn praktisch oneindig, dus dat was niet eens verrassend. Ook diverse collega’s hadden van de nieuwe ontwikkelingen gehoord en kwam ook met ideeën.
Een kleine greep uit de geopteerde ideeën:
Stuk voor stuk goed ideeën, maar na kritische overweging wellicht niet hét idee voor de eerste app.
De eerste app moet namelijk direct raak zijn. Het vertrouwen van je collega’s en het MT moet direct gewonnen worden met deze app. Als deze app namelijk niet direct lukt, is de kans namelijk groot dat er voor een volgende app een stuk minder draagvlak zal zijn.
Een paar overwegingen die je kan maken om dit voorkomen:
Door op deze manier kritisch de idee te analyseren, waren alle ideeën wel goed maar niet voor een eerste app. Lastig, lastig, lastig. En nu…
Toen gekozen om het idee even te laten rusten. De ‘normale’ bedrijfsvoering ging ook gewoon door en wellicht komt een idee aanwaaien.
En dat kwam gelukkig: op een maandagmorgen begin dit jaar lag er bij binnenkomst op kantoor op de balie bij de receptie een A4-tje en een pen. Nieuwsgierig zoals ik ben even kijken wat het was.
Het bleek een registratie van bezoekers te zijn voor onze ISO-certificering. Bezoekers moesten hun naam, aankomst & vertrek en voor wie ze kwamen opschrijven. Aan het einde van de dag werd de A4 vernietigd wegens AVG.
Dit klink als een schot in de roos: simpel proces, niet-bedrijfskritisch proces (eventueel A4 nog voor de zekerheid achter balie als back-up houden), elke dag hebben we bezoekers over de vloer welke zich verplicht moeten registeren & geen (digitale) alternatieven beschikbaar. Voor een automatiseringsbedrijf als WSB straalt een app voor inschrijving veel meer uit dan een simpel A4.
Gaan dus!
Pas op om niet direct de diepte in te duiken met het ontwerpen van de Power App. Zorg eerst voor voldoende draagvlak binnen je organisatie om de verwachtingen te managen. Concreet voor deze case heb ik hiervoor het volgende gedaan
Bij alle seinen op groen uiteindelijk pas aan de slag gegaan.
Natuurlijk altijd leuk om het ontwerp te bespreken. Dit wil ik toch even kort en krachtig doen. Als je hier meer over wilt weten, neem graag contact met ons op.
Voor het ontwerp was ik begonnen op een kladje. Hierbij het proces zo simpel mogelijk gemaakt (uitbreiden kan altijd) en waar mogelijk gebruik gemaakt van (online) Microsoft producten.
Het proces is als volgt geworden (en het kladje heb ik even netjes digitaal gemaakt aangezien mijn handschrift wellicht niet door iedereen te lezen is)
Aandachtspunten
Nadat de Power App gereed was (en trots op het resultaat), heb ik deze voor live-gang nog aan alle betrokken gedemonstreerd. Natuurlijk nog een paar kleine (voornamelijk) visuele aanpassingen doorgevoerd. Ook hiervoor nog met een collega van Marketing gespard welke een paar goed ideeën voor de lay-out had.
Een mooie tablet laten bestellen en inmiddels staat deze met de Power App al enkele maanden bij de receptie.
Niet ieder proces hoeft geautomatiseerd te worden. Dat klinkt misschien gek uit de mond van een IT-bedrijf, maar het is wel zo. Power Apps is meestal geen goede keuze wanneer:
Soms is een Excel bestand gewoon prima.
De kunst is om te herkennen wanneer Excel een hulpmiddel is en wanneer het een belemmering begint te worden.
Veel organisaties denken direct na over schermen, knoppen en functies. Maar dat is meestal niet de juiste eerste stap. Belangrijkere vragen zijn:
Pas daarna wordt duidelijk of Power Apps de juiste oplossing is en hoe een app eruit moet zien. Daarom besteden wij veel aandacht aan de onderliggende processen, data en inrichting van het Power Platform.
Veel bedrijven kijken bij digitalisering direct naar grote projecten.
Een nieuw ERP systeem.
Een nieuw CRM systeem.
Een compleet nieuw platform.
Maar de grootste tijdswinst ontstaat vaak juist in de kleinere processen die medewerkers iedere dag uitvoeren. Precies daar kan Power Apps enorm veel waarde toevoegen. Niet door bestaande software te vervangen, maar door deze slimmer te gebruiken.
Maak eens een lijst van processen waarbij medewerkers dagelijks gegevens overtypen, handmatig controleren of dezelfde informatie op meerdere plekken bijhouden. Grote kans dat daar kansen liggen voor automatisering.
We denken graag met je mee over wat slim is om aan te pakken en wat je beter kunt laten zoals het is.
Vul het formulier in en Vincent neemt binnen 24 uur contact met je op. Geen verplichtingen, wel een eerlijk advies.
