In mijn vorige blog hebben we het gehad over het gebruik van de Power BI rapportages en de gevaren en kansen daaromtrent. Dit hebben we behandeld aan de hand van onderstaande vragen:
1. Willen mijn collega’s het rapport gaan gebruiken?
2. Hoe gaan ze het rapport gebruiken?
3. Wat gebeurt er als mijn collega’s het rapport gaan gebruiken?
Ik beloofde in mijn vorige blog op een later tijdstip dieper op punt 2 in te duiken. Belofte maakt schuld, dus in deze blog kijken we naar de beste methodes om ervoor te zorgen dat uw collega’s het Power BI rapport ook echt gebruiken.
Natuurlijk heeft u de vragen uit de vorige blog al intern besproken en kunnen we nu daarop verder ingaan
De vragen hierboven zijn puur gericht op het gebruik van Power BI rapportages. Wat net zo belangrijk is, is om te beoordelen hoe gebruikers hun informatie (willen) ontvangen.
Hiervoor maken we grofweg onderscheid in twee methoden:
1. Push methodiek
2. Pull methodiek
Natuurlijk zien hier ook middenwegen in te vinden, maar laten we deze methoden eens apart bekijken.
Bij de push methodiek wordt de informatie de kant van de gebruiker opgestuurd. De gebruiker krijgt hier een melding van en besluit wel of niet te acteren op de melding.
Praktische voorbeelden van zijn pop-ups van nieuwe mails, geluidalerts bij nieuwe berichten op je telefoon, een direct belletje van een klant of een collega die aan je bureau staat.
Middels de pull methodiek is de gebruiker zelf verantwoordelijk wanneer hij of zij de informatie benaderd. De gebruiker bepaalt zelf periodiek tijdstippen wanneer er naar de informatie gekeken wordt of werkt in een periode een takenlijstje af.
Denk hierbij aan issues op een callcenter die op prioriteit worden afgewerkt, een boodschappenlijstje waarmee je één keer in de week naar de winkel gaat of een actielijst in Excel.
Waar de push methode zeer interactief en reactief is, is de pull methode veel meer geënt op een gestructureerde manier van werken waar de gebruiker verantwoordelijk is voor zijn eigen taken.
Welke methode gebruikt wordt, hangt echt af van je eigen voorkeuren en/of de keuze van het bedrijf waar je in werkt. De ene methode is namelijk niet direct beter dan de andere. De één vindt het namelijk prettig werken om van elk bericht direct op de hoogte gehouden te worden en zal het afwerken van een takenlijstje vergeten. Dit terwijl de andere veel te veel afgeleid wordt door alle prikkels van de meldingen en beter werkt door het periodiek afwikkelen van de openstaande punten.
Beide methoden worden door Power BI ondersteund. Je kunt van elke wijziging direct op de hoogte gehouden worden of het kan voldoende zijn dat het rapport alleen maar online beschikbaar is en dat je deze elke week beoordeeld.
Zo, dat was dat. Nu over op de delingsmogelijkheden van Power BI.
Power BI heeft een Desktop versie en een Cloud versie in het Office 365 portaal. De ontwikkeling van het rapport zal voornamelijk in de Desktop versie uitgevoerd worden.
Is het voldoende dat vervolgens gebruikers op bijvoorbeeld een gedeelde schijf het rapport kunnen benaderen? Dan is de Desktop versie meer dan genoeg. Let op: gebruikers dienen dan zelf het rapport te openen en te verversen (ter info: pull) of je dient ze handmatig via e-mail te informeren als jij het rapport ververst is en er nieuwe data is (push).
Wil je dat de rapportage online beschikbaar is en / of via de Power BI app, dan dien je de rapporten naar de Cloud te publiceren.
Dan dienen jij en collega’s wel een Power BI Pro licentie geactiveerd te hebben in je licentie. Power BI Desktop kan daarentegen zonder licentie gebruikt worden. Ook als je alleen je eigen rapporten online wilt inzien, kan dit nog zonder Power BI Pro licentie.
Eigenlijk is deze vraag al hierboven beantwoord. Is het afdoende dat gebruikers op een terminal server of Citrix omgeving kunnen inloggen en daar hun rapport lokaal kunnen openen, kan dit via de Desktop variant.
Het openen via een webbrowser kan in het Office 365 portaal na publicatie van het rapport. Ditzelfde geldt voor het openen via de app op een tabblad of telefoon.
Vanuit de Desktop variant kunnen gebruikers via een knop ‘Verversen’ zelf de recentste data ophalen. Als de gebruikers geen rechten hebben op de data, kan jij als beheerder dit ook zelf handmatig uitvoeren. Dit is echter niet te adviseren.
Als je je data in de Cloud hebt staan, wordt deze zonder inrichting niet automatisch ververst. De handmatige actie hiervoor is om je Power BI rapport lokaal te verversen en opnieuw te publiceren naar de Cloud.
Als je alleen maar koppelt met online databases, kan je ook vanuit Office 365 je data verversen. Indien je koppelt met een lokale database is dit echter niet mogelijk.
Hiervoor is natuurlijk wel een oplossing: de Power BI Gateway. Deze dien je vanuit Office 365 te installeren in dezelfde omgeving als waar je lokale databases staan. In de Gateway kan je vervolgens de connecties met je lokale databases definiëren en een link leggen met je online rapportages. Hierna is het sowieso mogelijk om je data handmatig in Office 365 of in de app te verversen.
Ook kan je per dataset instellen dat deze periodiek ververst worden. Per week, per dag of bijvoorbeeld om de vier uur. Voor veel financiële rapportage is een dagelijkse verversing meer dan voldoende, terwijl rapportages over de huidige stand van de voorraad door de dag heen ververst dienen te worden. Zeker als je deze rapportages op je afdeling presenteert op een groot beeldscherm.
Power BI Gateway
Als gebruikers vooral werken via de pull methode (op vaste tijdstippen / periodiek naar het rapport kijken) is een dagelijkse verversing vaak meer dan voldoende. Gebruikers openen het rapport (lokaal of online) en kunnen zelf ook het rapport verversen bij openen. Let op dat het verversen dan niet te lang duurt wanneer je veel data in je rapport gebruikt.
Indien gebruikers echt getriggerd dienen te worden, is een periodieke verversing noodzakelijk. Als dat ingesteld is, kun je gebruikers laten abonneren op het rapport zodat ze bijvoorbeeld eenmaal per dag een mailtje krijgen als het rapport ververst is. Ook kan je een waarschuwing instellen op een KPI en gebruikers proactief berichten wanneer de KPI bereikt is.
In de Cloud versie is het ook mogelijk om een dashboard van je Power BI rapportages te maken. In het dashboard maak je een overzicht van je belangrijke KPI’s en grafieken. Dit kan informatie van één rapport zijn, maar je kan ook visualisaties van meerdere rapporten combineren. Ideaal om een totaaloverzicht van alle afdelingen voor je MT te maken. De dashboards worden vervolgens ook gebruikt op de app. Vanuit het dashboard heb je de optie om weer door te klikken naar de onderliggende rapporten voor detailinformatie.
Naast alle bovenstaande mogelijkheden blijft het gelukkig altijd nog mogelijk om vanuit Power BI (en dan vooral Office 365) de data eenmalig te exporteren naar Excel, PDF of een PowerPoint presentatie. Dit kun je doen om de overstap naar Power BI voor gebruikers makkelijker te maken of toch die ene collega die niet zo handig is met computer te blijven informeren. En soms is het gewoon makkelijk om een fysieke afdruk van een rapport te hebben. Of om een momentopname van je bedrijfsvoering te creëren.
Het is vanuit Power BI mogelijk de data te exporteren naar onder andere PDF
Heel veel mogelijkheden dus om je Power BI rapport te delen met je collega’s. De truc is om vooral simpel te beginnen (alleen lokaal) en dit stap voor stap uit te breiden naar een meer automatische deling en beschikbaarheid van je rapporten. Dit maakt het voor jezelf en je collega’s allemaal beter te behappen!
Dit was mijn / onze 3e blog over Power BI. Ik ben me ervan bewust dat het veel informatie was, maar ik hoop dat het u echt verder helpt.
De volgende keer wil ik met u kijken naar de mogelijkheden die Power BI heeft om te integreren met andere systemen zoals Business Central, Microsoft Teams en je eigen website. Daar kunnen je rapportages ook ingezien worden. Tot de volgende keer!
Zoals gezegd was dit deel 3 in onze serie blogs over Power BI. Deel 1 en 2 gemist? Lees ze hier:
1. Haal meer uit uw rapportages met Power BI.
2. Ik heb een mooie Power BI rapportage gemaakt. Wat nu?.
