Eind 2018 stond DSP Nederland uit Tilburg voor een uitdaging: hun cloud-leverancier stopte ermee en dus moesten ze op zoek naar een nieuwe IT-partner. Een jaar later blikken we terug, en vooruit, met Kevin Bombaij, verantwoordelijk voor Systeembeheer & ICT bij DSP.
Kevin vertelt: “Voordat we klant werden bij WSB, stond onze data al in de cloud, maar bij een andere partij. Totdat zij er plotseling mee stopten. Hierdoor waren we gedwongen om over te stappen naar een andere IT-partner. Of beter gezegd, naar een andere cloud-leverancier. Want dat we in de cloud wilden blijven was voor ons duidelijk. Het zelf inrichten van een serverruimte die aan dezelfde standaarden voldoet als een professioneel cloud platform, is eigenlijk onmogelijk. De beveiliging krijg je zelf nooit zo goed. Zeker als je ziet wat er de laatste jaren allemaal gebeurt qua hacking, phishing enzo. Uit beveiligingsoogpunt moet je eigenlijk wel.”
– – – – – – – Kevin Bombaij – – – – – – –
“Mochten we een dispuut krijgen, of als jullie zouden omvallen, dan staat onze data nog op Azure en kunnen wij gewoon simpel verder. Hiermee kozen we echt voor een stukje zekerheid.”
Via Google kwam DSP bij WSB terecht. De eerste afspraak was net voor de kerst op het kantoor van WSB. Kevin: “Dat eerste gesprek was heel positief. De klik was er eigenlijk direct. Het was heel gemoedelijk, een beetje informeel en dat past precies bij hoe wij zijn.”
Deze klik was het laatste zetje in de rug. Kevin: “We hadden een aantal criteria opgesteld waar onze nieuwe IT-partner aan moest voldoen. Belangrijkste was dat ze leverancier waren van Microsoft Azure. We hadden ons goed voorbereid en gekozen voor Azure, omdat onze data in de cloud en de ICT-dienstverlening dan gescheiden zijn. We wilden voorkomen dat hetzelfde zou gebeuren als bij onze vorige cloud-leverancier. Wanneer je op Azure zit, zul je dat niet zo snel meemaken. Mochten we een dispuut krijgen, of als jullie zouden omvallen, dan staat onze data nog op Azure en kunnen wij gewoon simpel verder. Hiermee kozen we echt voor een stukje zekerheid.”
Ook bij DSP wordt het Moderne Werken langzaam maar zeker omarmd. Ze stapten bij de overstap naar Azure ook gelijk over van Office 2010 naar Office 365, wat volledig in de cloud draait. Kevin vervolgt: “Van Office 365 gebruiken we de standaard applicaties zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint, maar ook zijn we een paar maanden geleden begonnen met Microsoft Teams en de eerste indruk is positief. We gaan het dan ook steeds meer gebruiken, zeker als intern communicatiemiddel. De chatfunctie wordt veel gebruikt, dat is gewoon heel handig om even een kort berichtje naar een collega te sturen. Dat gaat toch net wat sneller en makkelijker dan het sturen van een mailtje. Ook gebruiken we het voor projecten. Dan maken we een team aan voor een project en op die manier kunnen we met de juiste mensen heel gemakkelijk bestanden delen en natuurlijk over dat specifieke project communiceren.”
DSP Nederland is actief in de revisie en het onderhoud van industriële motoren, vooral uit de railsector. Het bedrijf bestaat sinds 2001 en is gevestigd in Tilburg.
Kevin Bombaij over het proces: “De motor komt hier binnen, die halen we helemaal uit elkaar, kijken wat er vervangen moet worden en wat we eventueel zelf nog kunnen bijwerken. Onderdelen die vervangen moeten worden, bestellen we en uiteindelijk wordt de motor weer helemaal in elkaar gezet. We testen hem op proefstand en omdat we de motor ook conserveren, verlaat de motor hier het pand weer als nieuw inclusief testrapport, zodat de klant ook weet hoe de motor door de test is gekomen en alles weer in orde is.”
Inmiddels duurt de samenwerking tussen DSP en WSB alweer een jaar. Hoe kijken Kevin en zijn collega’s terug op dit jaar? Kevin: “Ik ben tevreden. Allereerst over hoe jullie het project oppakte. Met een goed doordacht en uitgewerkt projectplan, met mijlpalen en welke taken daarvoor gedaan moesten worden. Ook hadden jullie in Microsoft Teams een gezamenlijk team aangemaakt waarmee we continu inzicht hadden in wat er al wel en niet was gedaan. Hoewel dat niet helemaal vlekkeloos verliep. We konden goed merken dat ons project een van de eerste projecten was waar jullie ook Teams voor gebruikten. We hadden een gezamenlijk team, maar ik merkte dat het van jullie kant niet altijd even goed werd bijgehouden. Maar uiteindelijk is de overdracht van de oude cloud naar de nieuwe cloud supersoepel verlopen.”
“Ook heeft jullie collega Frank hier een training gegeven over Office 365 en Teams in het bijzonder. Daar hebben we heel veel aan gehad. We kwamen van Office 2010 af, dus dan is het best even wennen om met Office 365 te werken, maar de training heeft ons daar heel erg bij geholpen.
Het fijne aan de training van Frank was dat iedereen een laptop kreeg en ook actief mee deed. Het was geen saaie PowerPoint-presentatie, maar echt een workshop. Dan krijg je mensen die ook actief meedoen. Ook was het voor veel collega’s een eyeopener met betrekking tot alle mogelijkheden die het biedt, zoals het thuis werken. Al is dat voor de monteurs natuurlijk niet mogelijk, zij doen hun werk niet achter een pc. Maar voor het kantoorpersoneel wel.”
Kevin is duidelijk enthousiast over de training: “Dat was echt een goede training, want om écht goed met Teams te kunnen werken moet je het een keer zien, daar moet je in meegenomen worden. Ook mooi is dat je door de integratie met Microsoft Planner, actielijsten kunt aanmaken en de taken kunt koppelen aan mensen. Je krijgt dan automatisch een mailtje als je een taak krijgt toegewezen en een mailtje als de deadline van je taak eraan komt.
Bij onze overleggen hadden we eerst papieren actielijsten, en dan kom je één keer in de maand of twee weken bij elkaar en dan zie je de actielijst weer eens. Dan is Teams toch wel heel handig en dat je dan actief een herinnering krijgt is wel heel erg fijn. En je merkt dan ook dat taken eerder worden opgevolgd dan wanneer ze alleen op de papieren lijstjes staan.”
Tenslotte neemt Kevin ons mee naar de resultaten van de nieuwe omgeving en het werken met Office 365: “Sinds we op Azure zitten hebben we eigenlijk geen downtime meer. Dat scheelt heel veel geld. Als het systeem platligt, kunnen 10 à 15 mensen niet werken. Maar het scheelt ook een hoop ergernis, niet alleen om de downtime, maar ook om de traagheid. Daar hebben we nu met Microsoft Azure ook geen last meer van.”
Ook is Kevin blij met de communicatie en ondersteuning. “Onze accountmanager Kristian is fijn in de omgang en denkt mee als we een probleem hebben. En niet onbelangrijk: je kunt met hem ook gewoon een informeel praatje houden. Ook over Support ben ik tevreden, als we iets aan willen passen wordt dat snel afgehandeld, ook als het om een niet-urgente vraag gaat zoals het toevoegen van users.”
DSP wil een toonaangevende organisatie zijn. Dan is blijven optimaliseren en innoveren van groot belang. Kevin: “Daarom zijn we nu ook met jullie een traject gestart om tablets te gaan gebruiken in de werkplaats. Met de tablets willen we de monteurs helpen om gemakkelijk hun uren te boeken, eigen werkorders in te zien en eventueel ook werkbeschrijvingen en meetrapporten in te vullen. Ze krijgen nu nog allemaal een mooie papieren werkorder met heel veel documentatie erachter. Dat is zonde van het papier, dus dat willen we meer gaan digitaliseren. Beter voor het milieu en minder foutgevoelig. Kortom, we zijn voorlopig nog niet klaar met elkaar.”
