Het vervangen van jullie boekhoudsoftware is eenvoudiger en betaalbaarder dan je misschien denkt.
Blijf meegaan met de veranderende wensen van klanten en zakelijke behoeften
De behoeften en verwachtingen van je klanten zijn geëvolueerd, maar zijn jouw boekhoud- en bedrijfsbeheersystemen meeveranderd om te voldoen aan die toenemende eisen?
Een meerderheid (79%) van de kenniswerkers zegt dat teams binnen hun organisaties gescheiden zijn, en 68% zegt dat hun werk negatief wordt beïnvloed doordat ze geen zicht hebben op cross-functionele projecten (Forrester Consulting, The Crisis Of Fractured Organizations, December 2022).
Informatiesilo’s, losse systemen en handmatige processen maken het lastig om je klanten de ervaring te geven die ze verwachten. Dit kan zelfs een risico vormen voor je bedrijf. Maar welke oplossing past bij wat jullie nu nodig hebben en bij je doelen voor de toekomst? Hoe kun je je goed voorbereiden op veranderingen, en hoe weet je of je klaar bent om jullie systemen naar de cloud te verplaatsen?
In deze blog helpen we je de huidige staat van jullie boekhoud- en bedrijfsbeheersystemen te evalueren, en geven we tevens aandachtspunten om in gedachten te houden bij het verkennen van nieuwe oplossingen.
Tekenen dat je basisboekhoudsoftware of legacy-systemen jouw bedrijf in gevaar brengen
Naarmate je bedrijf groter en complexer wordt, en je klanten betere en snellere service verwachten, kunnen de tools die je eerder hielpen nu juist in de weg gaan zitten. Voor bedrijven die groeien, kan het upgraden van je boekhoudsoftware of bedrijfsbeheersystemen als een lastige klus voelen.
Maar wat kost het je om een systeem te behouden dat niet meer aan de eisen voldoet? Of het nu gaat om misgelopen verkopen, ontevreden klanten of risico’s rond wetgeving, het niet updaten van je technologie kan een dure keuze zijn.
Als je een van deze waarschuwingstekens herkent, is het tijd voor verandering:
- Je besteedt te veel tijd aan het werken met verschillende systemen die niet goed samenwerken.
- Handmatige processen zorgen voor fouten en kunnen de groeiende vraag niet bijhouden, zelfs niet met extra personeel.
- Rapporten maken en aanpassen is te ingewikkeld en levert vaak niet de informatie op die je nodig hebt.
- Incomplete of onjuiste informatie leidt tot ontevreden klanten en misgelopen verkopen.
- Steeds strengere eisen rond regelgeving en beveiliging houden je ’s nachts wakker.
- Productiviteit gaat verloren doordat je te veel tijd kwijt bent met het schakelen tussen verschillende apps en losse systemen.
Belangrijkste motivatoren van beslissers bij het plannen en uitvoeren van een moderniseringsstrategie
De tekenen zijn duidelijk. Wat nu?
Er is nooit een beter moment geweest voor bedrijven om hun systemen te vernieuwen. Dankzij de cloud kunnen bedrijven van elke grootte nu betaalbaar hun capaciteit vergroten, efficiënter werken, mobieler zijn en beter inspelen op veranderende marktomstandigheden.
Maar met zoveel softwarepakketten en zelfs nog meer IT-bedrijven die om je aandacht strijden, kan het lastig zijn om de juiste oplossing te kiezen die echt bij je bedrijf past. We helpen je de juiste keuze te maken.
Waar je op moet letten bij het kiezen van een softwarepakket:
- Uitgebreide integratie: Gebruik één oplossing om je financiën, verkoop, service en operaties te beheren met de mogelijkheid om applicaties zoals loonadministratie, bankapps, CRM-systemen of aangepaste API’s te verbinden.
- Je hele bedrijven verbonden: Bespaar je medewerkers handmatig werk, omdat het systeem automatisch uw systemen en processen samentrekt.
- Bedrijfsprocessen geautomatiseerd en beveiligd: Verhoog de productiviteit met tools op basis van AI, gemakkelijk te maken workflows, audit trails en beveiliging op bedrijfsniveau, functies die je standaard boekhoudsoftware nu niet biedt.
- Een compleet overzicht van je bedrijf: Centraliseer gegevens van financiën, verkoop, inkoop, inventaris en klantinteracties om een nauwkeurig totaalbeeld van je bedrijf te krijgen. Alle gegevens blijven up-to-date, zodat je trends kunt signaleren, problemen kunt voorkomen en goede klantbelevingen kunt bieden.
- Geverifieerde technologieprovider: Creëer veiligheid met een vertrouwde, toonaangevende technologieprovider voor bedrijven van elke omvang.
- Ondersteuning mobiliteit: Werk op een cloud omgeving waardoor je kan werken op verschillende apparaten, ongeacht je locatie.
- Snel vanaf het begin: Werk met een gebruiksvriendelijke oplossing die mensen intuïtief weten te gebruiken.
Vragen om te stellen bij deze keuze van je ICT-bedrijf:
Naast het evalueren van de technische capaciteiten, zijn hier enkele vragen die je kunt stellen wanneer je in gesprek gaat met potentiële aanbieders:
- Hoe lang duurt het implementatietraject?
- Hoe benut de oplossing AI om productiviteit en prestaties te verhogen?
- Hoe goed integreert het met onze bestaande systemen en applicaties?
- Hoe houden we controle over onze gegevens als we de cloud gaan gebruiken?
- Hoe makkelijk kan ik gebruikers toevoegen of verwijderen, en wat betekent dat
voor de kosten?
- Hoe vaak zijn er updates, en kunnen we kiezen wanneer die worden uitgevoerd?
- Hoe is de ondersteuning ingericht tijdens en na de implementatie?
- Moet ik nog rekening houden met onvoorziene bijkomende kosten?
- Worden mijn medewerkers ook getraind in het gebruik van de nieuwe software?
- Hebben jullie referenties en kunnen wij contact met hen opnemen?
De voordelen van software in de cloud
Veel bedrijven, hoe groot of klein ook, verhuizen naar de cloud. De redenen zijn divers: om hun platform te moderniseren, de efficiëntie van het systeem te verbeteren en medewerkers altijd en overal toegang te geven tot de gegevens die ze nodig hebben om de klanten te bedienen.
Waarom zouden bedrijven naar de cloud moeten overstappen?
- Een gemiddeld bedrijf dat vandaag de cloud adopteert, kan een rendement op investering (ROI) van 180% behalen.
- De waarde die de cloud genereert door innovatie mogelijk te maken, is meer dan vijf keer groter dan alleen IT-kosten verminderen.
- 9 van de 10 mensen willen eenvoudigere manieren om dagelijkse taken te automatiseren, zodat ze zich kunnen richten op belangrijk werk.
- 53% van de kleine en middelgrote bedrijven (MKB) beschouwt ondersteuning voor mobiele medewerkers als een prioriteit voor productiviteit en werknemerservaring.
Waarom kiezen voor Microsoft Dynamics 365
Dynamics 365 Business Central is het ERP-systeem van Microsoft en speciaal ontwikkeld voor mkb-bedrijven. Het stroomlijnt je boekhouding, inkoop, verkoop en je voorraadbeheer. Dit regel je allemaal voortaan centraal binnen 1 applicatie. Geen eilandjes meer. En dus minder fouten en meer efficiency.
Andere grote voordelen van Business Central zijn de schaalbaarheid en flexibiliteit. Het systeem is ontworpen om met je bedrijf mee te groeien. Je kunt functionaliteiten toevoegen of aanpassen door middel van apps, dus zonder grote ingrepen. Eigenlijk zoals je dat ook op je smartphone doet. Alleen Microsoft biedt een technologieplatform dat bedrijfsapps verbindt met tools voor productiviteit, communicatie en samenwerking
Microsoft bedrijfsoplossingen bieden inzicht op al je apparaten en helpt met:
#1. Het transformeren van bedrijfsoperaties
- Verhoog de productiviteit
Werk naadloos met de Microsoft 365-applicaties die je al gebruikt, zoals Outlook, Excel en Teams, waardoor de gegevensinvoer en het schakelen tussen applicaties wordt verminderd.
- Automatiseer en verbeter processen
Maak gebruik van AI met Microsoft Copilot en geautomatiseerde workflows om processen te stroomlijnen, taken te versnellen en betere beslissingen te nemen.
- Krijg beveiliging en naleving van wereldklasse
Bescherm je gegevens terwijl je voldoet aan de regelgeving, rolgebaseerde toegang en versleuteling.
- Neem datagestuurde beslissingen
Verwijder datasilo’s en krijg toegang tot bedrijfsinzichten met realtime dashboards, flexibele rapporten en KPI’s voor elke rol.
#2. Verhoog financiële transparantie en prestaties
- Beheer financiële gegevens
Beheer je financiën van begin tot eind: houd toezicht op budgetten, versnel maand- en jaarafsluitingen, automatiseer bankafstemming met Copilot, gebruik onbeperkte dimensies, volg vaste activa en meer.
- Voorspel cashflow
Maak nauwkeurige cashflowprognoses met AI om je financiële positie te analyseren.
- Verbeter financiële prestaties
Neem winstgevender beslissingen met uitgebreide rapportages, ad-hocanalyses met Copilot en verbindingen met Excel en Power BI.
- Breid uit naar wereldwijde markten
Ondersteun meerdere valuta’s, talen, wisselkoersen, consolidaties, intercompany-transacties en belastingreguleringen.
#3. Verhoog de verkoop en verbeter de klantenservice
- Identificeer kansen met hoge waarde
Verhoog de verkoop met marketingtekstsuggesties van Copilot, houd klantinteracties bij en krijg begeleiding bij upsell-, cross-sell- en verlengingsmogelijkheden.
- Versnel verkoopprocessen
Heb meer aandacht voor je klanten door het volledige verkoopproces binnen Outlook te beheren en betere resultaten te leveren met gekoppelde service-activiteiten.
- Bied uitstekende service
Maak soepel de overgang van verkoop naar service, volg retouren en reparaties, en beheer servicecontracten om aan klantverwachtingen te voldoen.
- Verbeter de klantreis
Verhoog de klantervaring door verbinding te maken met Dynamics 365 Sales, Customer Service en Field Service.
#4. Voltooi projecten op tijd en binnen budget
- Verbeter projectkosten
Beheer projecten beter met urenstaten en geavanceerde taakverrekening en rapportages. Ontwikkel en wijzig gedetailleerde budgetten om de projectwinstgevendheid te verbeteren.
- Optimaliseer middelen
Beheer het gebruik van middelen door capaciteiten en verkoop te plannen. Volg facturering van klanten in vergelijking met geplande of werkelijke kosten.
- Verbeter projectwinstgevendheid
Krijg realtime bedrijfsinformatie over projectstatus, winstgevendheid en middelengebruik.
- Verhoog teamproductiviteit
Stel medewerkers in staat om hun beste werk te leveren met rolgebaseerde toegang en bevorder samenwerking door links naar projecten direct te delen in Microsoft Teams.
#5. Optimaliseer voorraad- en supply chain management
- Optimaliseer de supply chain
Verbeter je supply chain met leveranciersbeheer, inkoop, e-commerce via Shopify, orderverwerking en retouren.
- Beheer productie
Optimaliseer de productie-output, zelfs in flexibele en complexe omgevingen, met gedetailleerde stuklijsten, ondersteuning voor assemblage-op-bestelling en productieorders.
- Verbeter voorraadbeheer
Vul voorraad aan op basis van werkelijke cijfers, vraag en beschikbaarheid met AI-gestuurde verkoop- en voorraadprognoses.
- Optimaliseer magazijnbeheer
Verbeter de organisatie binnen jullie opslagfaciliteiten en beheer voorraad met een eenvoudig pick-and-put-away proces, ondersteund door barcodescanners.
Zet de volgende stappen voor jouw bedrijf
Er is nooit een beter moment geweest om jullie systemen bij te werken en te profiteren van alle voordelen van cloudgebaseerde bedrijfsapplicaties. Ontdek wat Microsoft Dynamics 365 Business Central te bieden heeft, hoe je het kunt aanschaffen en implementeren, en start je gratis proefversie om het zelf in actie te zien.
