Sinds vorige maand is Copilot beschikbaar voor bedrijven met Microsoft 365 Business Premium- en Business Standard-abonnementen. En had je tot vorige maand nog een licentie nodig voor minimaal 300 werkplekken, dat is nu ook komen te vervallen. Hierdoor kunnen nu ook jouw medewerkers (nog beter) gebruik maken van alle voordelen die AI biedt.
Microsoft Copilot kan e-mails schrijven, vergaderingen samenvatten en documenten analyseren. Handig, maar de belangrijkste vraag zit vaak een laag dieper: hoe weet Copilot welke informatie relevant is? En minstens zo belangrijk: hoe zorgt Microsoft ervoor dat medewerkers alleen informatie zien waar ze toegang toe hebben?
In dit artikel duiken we onder de motorkap van Microsoft Copilot voor Microsoft 365. Je ontdekt hoe Copilot informatie ophaalt, verwerkt en gebruikt binnen je Microsoft 365 omgeving.
Veel mensen denken bij Copilot vooral aan kunstmatige intelligentie. Dat klopt, maar Copilot is meer dan een slim taalmodel.
Copilot combineert meerdere onderdelen:
Juist die combinatie maakt Copilot krachtig. Het antwoord dat je krijgt, is niet alleen gebaseerd op algemene kennis, maar ook op de context van je werk.
Please accept marketing-cookies to watch this video.
Stel, je vraagt in Teams: “Vat de vergadering van gisteren samen en zet de actiepunten op een rij.” Dan gebeurt er achter de schermen grofweg dit.
Eerst analyseert Copilot wat je bedoelt. Het systeem kijkt naar de woorden in je prompt, de context waarin je werkt en de app waarin je de vraag stelt.
Een vraag in Teams vraagt om een andere aanpak dan een vraag in Excel of Word.
Daarna zoekt Copilot naar informatie die nodig is om je vraag goed te beantwoorden.
Dat kan bijvoorbeeld gaan om:
Copilot doet dit via Microsoft Graph.
Microsoft Graph is de verbindende laag binnen Microsoft 365. Het brengt informatie uit verschillende Microsoft apps samen.
Daardoor kan Copilot verbanden leggen tussen bijvoorbeeld:
Zonder Microsoft Graph zou Copilot veel minder goed begrijpen waar je vraag over gaat.
Dit is een belangrijk punt. Copilot geeft geen toegang tot informatie waar je normaal ook geen toegang toe hebt. De rechten en beveiligingsinstellingen in Microsoft 365 blijven leidend.
Dat betekent:
Vooral dat laatste is belangrijk. Copilot maakt je rechtenstructuur niet automatisch beter. Het maakt vooral zichtbaar hoe goed of slecht je Microsoft 365 omgeving al is ingericht.
Nadat de juiste informatie is opgehaald, gebruikt Copilot een groot taalmodel om daar een antwoord van te maken.
Dat taalmodel helpt bij:
Het taalmodel werkt dus niet los van je Microsoft 365 omgeving. Het gebruikt informatie die via Microsoft Graph beschikbaar is, binnen de rechten van de gebruiker.
Voordat je het antwoord ziet, past Microsoft extra beveiligings, privacy en verantwoord AI controles toe. Daarmee verkleint Microsoft de kans op onveilige, ongewenste of misleidende antwoorden. Dat betekent niet dat elk antwoord automatisch perfect of volledig gecontroleerd is.
Gezond verstand blijft belangrijk. Copilot kan helpen, maar het blijft verstandig om antwoorden te controleren, zeker bij gevoelige informatie, klantdata of belangrijke beslissingen.
Klik op de afbeelding voor een vergroting.
Een belangrijk begrip bij Copilot is grounding. Grounding betekent dat Copilot je vraag verrijkt met relevante informatie uit je eigen Microsoft 365 omgeving. Daardoor wordt het antwoord specifieker en bruikbaarder. Zonder grounding zou Copilot vooral een algemeen AI antwoord geven.
Met grounding kan Copilot bijvoorbeeld rekening houden met:
Daarom kan dezelfde vraag bij twee medewerkers een ander antwoord opleveren. Ze hebben namelijk niet dezelfde context en niet dezelfde toegangsrechten.
Retrieval Augmented Generation, vaak afgekort als RAG, is de techniek waarbij Copilot eerst relevante informatie ophaalt en daarna pas een antwoord maakt.
Simpel gezegd:
Dat is belangrijk, omdat Copilot daardoor niet alleen leunt op algemene AI kennis. Het antwoord wordt gekoppeld aan informatie uit je eigen werkomgeving.
De Semantic Index helpt Copilot om informatie beter te vinden en relevanter te maken.
Een gewone zoekfunctie kijkt vooral naar woorden. De Semantic Index gebruikt ook semantische signalen uit Microsoft Graph. Daardoor kijkt Copilot niet alleen naar losse woorden, maar ook naar betekenis en verbanden.
Daardoor begrijpt Copilot beter dat:
Dat maakt Copilot krachtiger dan een normale zoekbalk.
Please accept marketing-cookies to watch this video.
Copilot kan gebruikmaken van gegevens binnen Microsoft 365, zoals:
Maar alleen als de gebruiker daar toegang toe heeft.
Je bedrijfsdata blijft beschermd binnen de Microsoft 365 servicegrenzen. Microsoft gebruikt je bedrijfsdata niet om publieke AI modellen te trainen.
Benieuwd naar voorbeelden van Copilot in Word, Excel en PowerPoint klik hier
Meer geïnteresseerd in toepassingen van Copilot in Outlook en Teams klik dan hier
Copilot werkt het best als je Microsoft 365 omgeving netjes is ingericht.
Denk aan:
Is je omgeving rommelig? Dan merkt Copilot dat ook.
Dan kan Copilot bijvoorbeeld verouderde documenten vinden, onduidelijke informatie gebruiken of antwoorden geven op basis van bestanden die eigenlijk beter opgeschoond hadden kunnen worden.
Copilot is slim, maar geen wondermiddel. Als rechten te breed staan, documenten overal verspreid zijn of oude bestanden nog rondzwerven, lost Copilot dat niet vanzelf op. Sterker nog: Copilot kan zulke problemen zichtbaarder maken.
Daarom is het verstandig om vóór de uitrol van Copilot te kijken naar:
Je organisatie is klaar voor Copilot als de basis in Microsoft 365 op orde is. Dat betekent niet dat alles perfect moet zijn. Maar je wilt wel voorkomen dat Copilot werkt met rommelige data, te ruime rechten of onduidelijke afspraken.
Een goede voorbereiding bestaat uit drie stappen:
Kortom, wordt AI-ready. Zo haal je meer waarde uit Copilot en beperk je risico’s.
Microsoft Copilot kan veel werk makkelijker maken. Maar de kwaliteit van de antwoorden hangt sterk af van de kwaliteit van je data, rechten en inrichting. Zie Copilot daarom niet alleen als een AI-tool, maar als een slimme laag bovenop je Microsoft 365 omgeving.
Is die omgeving goed ingericht? Dan kan Copilot echt waarde toevoegen.
Is die omgeving rommelig? Dan is dat precies waar je eerst naar moet kijken.
