Samenwerking is noodzakelijk om als bedrijf succesvol te zijn en te blijven groeien. Stilstand is immers achteruitgang. Het werk vindt echter vaak niet meer op kantoor plaats, maar steeds meer vanuit huis of een andere locatie. Collega’s zien elkaar niet meer dagelijks, waardoor effectief samenwerken en een goede communicatie voor veel werknemers en werkgevers een grote uitdaging is.
Om uw medewerkers buitenshuis te kunnen faciliteren en effectief te laten samenwerken is uw business meer en meer afhankelijk van digitale communicatie. Zonder de juiste technologische infrastructuur kan dit tot grote problemen leiden. Om tot soepele workflows binnen de gehele organisatie te komen, is het belangrijk om efficiënt samen te werken en het aantal versies van een document tot een minimum te beperken.
Herkent u één van de volgende problemen?
Hoe vaak heeft u documenten langs zien komen van “v1_opzet” naar “v1_update_LO” naar “versie_2_EC” naar “Eindversie_DEF”? Het doorsturen van documenten, zodat iedereen zijn laatste opmerkingen (het liefst in een nieuw document) kan vastleggen, leidt tot het vervelende fenomeen van de eindeloze versies. Zelfs de beste documentnamen beschermen ons niet tegen de angst of we wel aan het meest up-to-date document aan het werken zijn.
Het nummer één communicatiemiddel voor bedrijven is nog steeds e-mail en ook als het om het intern uitwisselen van informatie gaat, staat e-mail met stip bovenaan. Als het bestand echter te groot is om via de mail te delen, zoeken medewerkers vaak tevergeefs naar goede alternatieve verzendmethodes. Of nog erger: ze hakken het document in stukken, wat tot nog meer chaos leidt.
Als medewerkers ervoor kiezen om bestanden via een alternatieve verzendmethode, zoals bijvoorbeeld TransferXL, Dropbox, WeTransfer naar elkaar toe te sturen, kan dat tot beveiligingsissues leiden. Deze verzendmethodes (bij voorkeur natuurlijk volledig gratis), zijn eenvoudig via het internet te vinden, maar blijken vaak niet de veiligste optie te zijn. Zo kan uw bedrijf makkelijk doelwit worden van een cyberaanval (Het CBS meldt dat 1 op de 5 Nederlandse bedrijven in 2016 zijn getroffen door een cyberaanval) en kan gevoelige bedrijfsinformatie op straat komen te liggen.
Om alle aanpassingen van iedereen bij te houden (en er vooral voor te zorgen dat er geen versies verloren gaan) worden vaak alle versies van de documenten op de schijf of de server opgeslagen. De schijfruimte raakt snel vervuild, zeker als iedereen meerdere versies downloadt en vervolgens weer opslaat. Dit alles kost uw bedrijf veel onnodige dataopslag.
Help uw medewerkers om documenten, bestanden en aantekeningen veilig vanaf elke plek te openen, op te slaan en te delen, zonder het overzicht te verliezen in de vele versies.
Maak kennis met OneDrive van Microsoft, één van de vele superhandige mogelijkheden binnen de WSB Digitale Werkplek.
• Werk samen in één document – zonder meerdere versies
• Deel snel grote bestanden
• Vanaf elke locatie toegang tot bestanden, zowel online als offline
• Bewaar bestanden veilig in de Microsoft Cloud
