Ieder jaar organiseert Microsoft het evenement Inspire. Gedurende Inspire deelt Microsoft met hun partners (zoals WSB) alle belangrijke ontwikkelingen en de nieuwe producten en diensten die we dit jaar kunnen verwachten. De afgelopen editie (18 t/m 22 juli) kunnen we in 1 term samenvatten: Artificial Intelligence. In deze blog deel ik de opvallendste bevindingen en aankondigingen met je.
Hét thema van Inspire 2023 was Artificial Intelligence (AI). Sinds de introductie van ChatGPT in november 2022 is er veel te doen over AI, horen we dagelijks in de media over de kansen en bedreigingen van AI en zijn er telkens weer nieuwe toepassingen van AI.
Uit de keynote speech van Microsoft’s CEO Satya Nadella blijkt dat we nog maar aan het begin van de ontwikkelingen op gebied van AI staan en dat we de komende tijd in hoog tempo nieuwe AI-diensten tot onze beschikking zullen krijgen.
Satya Nadella tijdens zijn keynote speech
Microsoft noemt AI “the next platform shift”; na de introductie van de PC/Server in de periode 1990 – 1999, de groei van het internet tussen 2000 en 2010 en de opkomst van Cloud/Mobile van 2011 tot nu zal het komende decennium in het teken staan van AI. De opkomst van AI zal bij veel organisaties opnieuw zorgen voor een flinke groei van investeringen in moderne IT om gebruik te kunnen maken van de voordelen van AI.
Wereldwijde ICT-uitgaven van de afgelopen 30 jaar
ChatGPT was voor velen van ons de eerste kennismaking met AI en heeft veel mensen versteld doen staan; niet alleen omdat ChatGPT gewone taal (“natural language”) bleek te begrijpen en te genereren maar vooral omdat het bleek te kunnen redeneren.
Op basis van een grote hoeveelheid data is ChatGPT in staat om verbanden te leggen, vervolgens logische conclusies te trekken en deze op een begrijpelijke manier samen te vatten en terug te geven aan de gebruiker.
ChatGPT trekt veel belangstelling en is al bijna niet meer weg te denken; binnen drie maanden na de introductie in november 2022 was de grens van 100 miljoen gebruikers al bereikt.
De groei van ChatGPT in vergelijking met andere “dingen” en platformen
Er is veel te doen over de negatieve kanten van AI; bijvoorbeeld over het verwachte verlies van banen doordat AI veel werk zou kunnen overnemen dat nu alleen door mensen gedaan kan worden. Uit onderzoek (zie de 2023 Modern Work Trend Index) blijkt dat veel werknemers (49%) inderdaad bang zijn dat AI hun werk zal overnemen. Maar tegelijkertijd zou een groter percentage (70%) van alle werknemers graag zoveel mogelijk van hun werk aan AI uitbesteden om de werkdruk te verlagen. Veel medewerkers hebben door de krapte op de arbeidsmarkt te maken met een (te) hoge werkdruk en zien in AI dus juist een kans om deze werkdruk te verlagen.
Microsoft onderkent dat er negatieve kanten aan de opkomst van AI kunnen zitten en doet er alles aan om zorgen daarover te verminderen. Microsoft doet dat door bij de ontwikkeling van AI toepassingen garanties in te bouwen voor privacy en veiligheid. Zakelijke gebruikers van Microsoft AI kunnen er daardoor zeker van zijn dat hun data veilig is, niet buiten hun tenant terecht komt en niet wordt gebruikt om AI modellen te trainen.
Microsoft AI garanties
Microsoft heeft de afgelopen 10 jaar veel geïnvesteerd in de ontwikkeling van het Microsoft Cloud platform waarop diensten als Microsoft 365 en Dynamics 365 draaien. Achter de schermen wordt al geruime tijd gewerkt aan het voorbereiden van het platform op de komst van AI. Klanten van het Microsoft Cloud platform kunnen daardoor nu al gebruik maken van AI en krijgen de komende maanden in hoog tempo de beschikking over steeds meer mogelijkheden.
Bing Chat Enterprise is de eerste nieuwe aankondiging. Bing Chat Enterprise is gebaseerd op ChatGPT maar in tegenstelling tot ChatGPT wordt data die je invoert in Bing Chat Enterprise niet door Microsoft opgeslagen en ook niet gebruikt om het model te trainen. Bedrijven kunnen met Bing Chat Enterprise dus gebruik maken van AI met de garantie dat hun data niet buiten hun organisatie terecht komt.
Bing Chat Enterprise is per direct beschikbaar voor iedere organisatie met een Microsoft 365 abonnement (Business Standard, Business Premium, E3 of E5). Je IT-beheerder moet de functie aanzetten; vervolgens log je in de Edge webbrowser in met je Microsoft werkaccount en je kunt de Bing Chat Enterprise functie gebruiken; zowel via de sidebar als via bing.com.
De volgende stap is de introductie van Microsoft 365 Copilot. Microsoft 365 Copilot geeft je rechtstreeks vanuit de Microsoft 365 apps (zoals Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, etc.) toegang tot AI waarbij Copilot bovendien toegang heeft tot de Microsoft 365 Graph; documenten, e-mails, chats, etc. die in je organisatie aanwezig zijn. Je kunt daarbij aangeven welke documenten of andere data Copilot moet gebruiken bij het genereren van antwoorden.
Copilot vs. Bing Chat
Copilot genereert niet alleen antwoorden maar is ook een expert in het gebruik van de Microsoft 365 apps en kent alle mogelijkheden. Zo kun je bijvoorbeeld vragen om een PowerPoint presentatie te genereren van 10 slides gebaseerd op je aantekeningen in OneNote van een meeting met een klant en een Word document met daarin de specificaties van het product dat je met de klant besproken hebt. Copilot genereert vervolgens in seconden een proefessionele PowerPoint presentatie in de opmaak van jouw bedrijf met bijpassende visuals en foto’s en professionele animaties.
Microsoft heeft voor het eerst bekend gemaakt wat de prijs van Microsoft 365 Copilot wordt; dit is $ 30 per user per maand.
De prijs van Microsoft Copilot wordt $ 30 per user per maand
De europrijzen zijn nog niet bekend maar zullen naar verwachting rond de € 30 per user per maand liggen. Microsoft 365 Copilot wordt op dit moment in een Early Access Program bij 600 klanten getest. Wanneer Copilot voor andere klanten beschikbaar komt is nog niet bekend; dit zal naar verwachting ergens in Q4 van 2023 zijn.
Microsoft 365 Copilot is niet de enige Copilot die door Microsoft is aangekondigd; er ontstaat een hele familie van Copilots die assisteren bij het uitvoeren van bepaalde taken. Eén van die Copilots is de Microsoft Sales Copilot.
Sales Copilot, de opvolger van het vorig jaar geïntroduceerde Microsoft Viva Sales, is specifiek bedoeld om verkopers te helpen bij hun werk. Sales Copilot is een toevoeging aan Outlook en Teams en werkt met CRM-systemen zoals Microsoft Dynamics 365 en Salesforce.
Sales Copilot helpt bijvoorbeeld bij het samenvatten van de informatie over een lead of verkoopkans waarbij data uit het CRM systeem wordt gecombineerd met data van bijvoorbeeld LinkedIn en Bing.
Copilot helpt bij het voorbereiden van meetings; Copilot ziet wanneer er een meeting gepland is en maakt tevoren een samenvatting van de laatste e-mails en notities zodat verkopers goed voorbereid de meeting in kunnen gaan.
In Teams meetings is Sales Copilot aanwezig, luistert mee en geeft realtime tips door bijvoorbeeld informatie over een genoemde concurrent te tonen en informatie op te zoeken waar de klant tijdens de meeting om vraagt.
Wanneer je een e-mail moet schrijven kun je Copilot vragen een concept mail voor je op te stellen en daarbij aan te geven wat de boodschap, lengte en toon van de mail moeten zijn. Copilot genereert binnen seconden de mail die je vervolgens kunt checken, waar nodig aanpassen en versturen.
Sales Copilot is vanaf 18 juli 2023 beschikbaar in preview voor bestaande klanten van Dynamics 365 Sales; prijzen zijn nog niet bekend gemaakt.
Power Automate, onderdeel van het Microsoft PowerPlatform, is een hulpmiddel om bedrijfsprocessen te automatiseren zonder dat je daarvoor programmacode hoeft te kunnen schrijven. Je kunt bijvoorbeeld op een visuele manier procesflows maken, applicaties aan elkaar koppelen en automatisch taken starten en uitvoeren.
Met Power Automate Process Mining kun je een stap verder gaan en AI gebruiken om je processen te analyseren en op basis daarvan processen te optimaliseren en automatiseren. Process Mining kijkt naar de events in je bedrijfsdata en visualiseert vervolgens de processen in je organisatie. Zo kun je sneller zien waar zaken niet efficient gaan en de processen hierop aanpassen.
Power Automate Process Mining is beschikbaar vanaf 1 augustus 2023
OpenAI is het bedrijf achter ChatGPT waarmee Microsoft een partnership heeft. De technologie achter de verschillende Copilots is voor een groot deel gebaseerd op het partnership met OpenAI. Voor klanten die AI willen integreren in hun eigen applicaties en processen, en die niet voldoende hebben aan Copilot, is de technologie van OpenAI beschikbaar via het Microsoft Azure platform.
Applicatieontwikkelaars kunnen met Azure OpenAI Service op een laagdrempelige manier toegang krijgen tot de AI modellen van ChatGPT (waaronder het nieuwe GPT-4 model) en deze trainen op hun eigen data.
Azure OpenAI Service is beperkt toegankelijk geweest vanwege de grote vraag maar komt nu voor meer klanten in Noord-Amerika en Europa beschikbaar en voor het eerst ook in Azië.
AI komt eraan en iedere organisatie krijgt binnenkort de mogelijkheid om met AI aan de slag te gaan. De vraag die we veel horen is: zijn er dingen die we nu al kunnen doen om klaar te zijn voor Copilot/AI als het beschikbaar wordt voor ons?
Het korte antwoord op de vraag is “Ja”; als je wilt dat het goed werkt. Het lange antwoord is dat het ervan afhangt hoe je van plan bent Copilot te gebruiken, hoe goed je huidige data gestructureerd en beveiligd is en hoe je omgaat met het trainen van gebruikers en het begeleiden van je gebruikers bij de grote veranderingen die op hen afkomen.
Vrijwel al onze klanten gebruiken al Microsoft 365 en maken gebruik van Outlook voor e-mail, Teams voor chats, videovergaderen en het delen van bestanden, Word, Excel, etc. Microsoft 365 wordt onder de motorkap aangedreven door de Microsoft Graph.
De Microsoft Graph bevat alle data (dus je e-mails, chatberichten, Word-documenten, Excelsheets, etc.) die je produceert en bewaart maar ook alle metadata; daarmee wordt de context, de verbanden in de data bedoeld. Dus bijvoorbeeld wie met wie mailt, welke bestanden je deelt en met wie, hoeveel tijd je besteedt aan vergaderingen en welke personen nog meer deelnemen aan die vergaderingen en hoe snel je reageert op emails van bepaalde personen.
Copilot maakt gebruik van de Microsoft Graph bij het genereren van antwoorden en voorstellen. Om te zorgen dat Copilot met zinvolle en nuttige antwoorden komt is het van groot belang dat je alle data opslaat in de Microsoft Graph en dat je zorgt dat deze data op orde is.
Veel bedrijven maken nog gebruik van een “traditionele” fileserver om bestanden op te slaan. Maar bestanden op een fileserver staan niet in de Microsoft Graph. En zijn dus onzichtbaar voor Copilot. Een belangrijke eerste stap die je daarom zou moeten zetten is overstappen van het opslaan van bestanden op een fileserver en gebruik maken van “moderne” manieren van opslag door gebruik te maken van de Microsoft 365 apps OneDrive, Teams en SharePoint. Daarmee komt je data in de Microsoft Graph terecht. Behalve de beschikbaarheid voor Copilot kun je dan sowieso gebruik maken van de vele voordelen die deze moderne manier van bestanden opslaan biedt; zoals het tegelijkertijd samenwerken in een bestand en het kunnen delen van bestanden.
Waar sla je je bestanden op?
Het overstappen van een fileserver naar moderne manieren van opslag met OneDrive, Teams en SharePoint is niet altijd even eenvoudig en vraagt een zorgvuldige voorbereiding. Uiteraard kunnen wij je daarbij helpen zoals we al bij vele klanten gedaan hebben. Wil je meer weten over dit onderwerp? Lees dan de blog van mijn collega Henko Lam over dit onderwerp eens!
Als je data al in de Microsoft Graph staat heb je al een belangrijke stap gezet in het succesvol kunnen gebruiken van AI. De volgende stap is zorgen dat deze data up-to-date is en dat goed ingeregeld is wie toegang heeft tot welke bestanden en mappen.
Stel dat je 50 verschillende documenten hebt die verspreid over 15 verschillende locaties staan en allemaal beschrijven wat je bedrijfsstrategie en doelstellingen zijn. Hoe moet Copilot weten welke versie de juiste is als daar een vraag over gesteld wordt? En vergelijkbaar hiermee: als de organisatiestructuur, functienamen en andere informatie niet klopt in de Azure Active Directory zal Copilot waarschijnlijk niet met goede suggesties komen als er informatie over medewerkers gebruikt wordt.
Om bedrijven te helpen klaar te zijn voor de komst van AI heeft Microsoft aangekondigd dat ze binnenkort beginnen met het beschikbaar stellen van een nieuwe dienst onder de naam Semantic Index for Copilot. Deze dienst is beschikbaar voor Microsoft 365 gebruikers, maakt een kaart van je data en helpt je te testen hoe Copilot jouw data zal gebruiken om tot antwoorden te komen.
Stel je bijvoorbeeld een verkoopmanager voor die vraagt om het “Omzetrapport voor 2023”. Copilot zal gegevens- en contextbewust zijn, wat betekent dat het niet alleen zal zoeken naar documenten die de genoemde trefwoorden bevatten in de bestandsnaam of -tekst. In plaats daarvan zal Copilot proberen te “begrijpen” en “leren” over wie binnen de organisatie dergelijke rapporten produceert, wanneer ze worden gedeeld en waar ze worden gedeeld.
Samenvatting wat je kunt doen:
1. Als je nog gebruik maakt van fileservers, migreer je bestanden dan naar moderne opslagmethoden door gebruik te gaan maken van OneDrive, Teams en SharePoint.
2. Stel richtlijnen op voor het op de juiste locaties opslaan van bestanden, voor het delen van bestanden (geen kopieën van bestanden meer rondmailen maar een link delen naar de enige versie van een bestand) en voor het archiveren van verouderde of overbodige data.
3. Controleer en update je Active Directory en zorg dat deze up-to-date gehouden blijft.
4. Volg onze berichten over de beschikbaarheid van Semantic Index for Copilot om je data te testen.
Net zo belangrijk als het zorgen dat je data correct is, is het zorgen dat je security en toegangsbeleid op orde zijn. Als dat niet zo is, loop je namelijk het risico dat Copilot data “ontdekt” waar een medewerker of een team geen toegang toe zou moeten hebben.
Net zoals de rest van Microsoft 365 zal Copilot gebruik maken van de rechten en rollen en het beveiligingsbeleid dat in jouw organisatie ingericht is. Als dit goed gedaan is, zal Copilot geen informatie laten zien waar een gebruik geen toegang toe heeft. In plaats daarvan zou Copilot bijvoorbeeld kunnen zeggen “hier heb je geen toegang toe, je zou dit kunnen vragen aan Suzanne van de Administratie”.
Er is de laatste jaren veel te doen over cybersecurity. U heeft natuurlijk Multi Factor Authenticatie (MFA) voor alle gebruikers in uw organisatie aanstaan. Toch? En alle computers en mobiele telefoons goed beveiligd? Stel je voor dat je security niet op orde is en een hacker slaagt erin om in te loggen op je IT-omgeving; met Copilot is het dan wel heel makkelijk om alle gevoelige en belangrijke informatie te vinden.
Wat je zou moeten doen is het volgende:
1. Controleer of de security van je IT-omgeving goed is ingericht. Wij kunnen je hierbij helpen en zorgen dat de security op peil wordt gebracht en vervolgens op orde blijft.
2. Bepaal of je beleid nodig hebt voor het beveiligen van je documenten. Binnen Microsoft 365 zijn er uitgebreide mogelijkheden om aan je documenten een classificatielabel te hangen (bijvoorbeeld “extern”, “intern”, “vertrouwelijk”), documenten te versleutelen en te zorgen dat alleen actieve medewerkers met de juiste rechten een document kunnen openen.
3. Stel duidelijke instructies op en train je medewerkers in het juist opslaan van documenten en hoe ze kunnen zorgen dat vertrouwelijke informatie niet in verkeerde handen valt.
De release van Microsoft 365 Copilot duurt nog wel even (het is vandaag een gesloten Private Preview met ongeveer 600 wereldwijde organisaties); er zijn momenteel geen datums bekend over de beschikbaarheid.
Wat we wel weten is dat Copilot/AI er vroeg of laat toch echt aan komt en het de manier waarop uw medewerkers en teams werken fundamenteel zal veranderen. Natuurlijk is sprake van een bepaalde hype en zijn er nog veel vragen en veel onbekenden. Maar dat neemt niet weg dat we ons moeten gaan voorbereiden om uiteindelijk succesvol Copilot in te kunnen zetten in onze organisaties.
Communicatie en training zijn een belangrijk onderdeel voor een succesvol gebruik van AI. AI is “intelligent” maar het is geen mens, het is een slimme assistent voor medewerkers die zullen samenwerken met Copilot. Medewerkers zal moeten worden geleerd hoe ze het beste met Copilot kunnen samenwerken en er optimaal profijt van hebben. Vergelijk het met het gebruik van Teams; de meeste mensen gebruiken maar zo’n tien procent van de functionaliteiten en mogelijkheden (meestal alleen basisfuncties zoals chatten en bellen). Maar om meer uit Teams te halen, moet je gebruikers uitleg geven en trainen zodat ze op de hoogte raken van alle mogelijkheden, hoe ze deze moeten gebruiken en hoe de organisatie wil (of niet) dat medewerkers het gebruiken. Precies hetzelfde geldt natuurlijk voor Copilot.
Wat je bijvoorbeeld zou kunnen doen is een pilotteam oprichten, dit team het AI-nieuws en blogs laten volgen en vragen om de rest van de organisatie, van hoog tot laag, op de hoogte te houden. En om het management te adviseren over de inzet van Copilot in de organisatie. Zie de komst van Copilot/AI vooral als een project van voortdurende verandering; een verandering die de komende jaren steeds zal doorgaan en communiceer dit ook zo.
