Door alle coronamaatregelen zijn veel mensen sinds maart genoodzaakt om geheel of deels vanuit huis te werken. Om toch op een goede manier te kunnen blijven samenwerken en te communiceren hebben veel bedrijven de gratis Microsoft Teams trial aangevraagd. Met Microsoft Teams kunnen gebruikers chatten, videobellen en bestanden opslaan. Of ze nu thuis of op kantoor werken, de mogelijkheden met Teams zijn bijna niet meer weg te denken uit de huidige werkomgeving. De Microsoft Teams proefperiode duurt echter 6 maanden, waardoor veel organisaties nu of binnenkort een keuze moeten gaan maken of ze wel of niet gebruik willen blijven maken van Teams. En zo ja, op welke manier? Welke opties zijn er? We vertellen het u in deze blog.
Wanneer de Teams Trial is aangevraagd, is deze een half jaar gratis beschikbaar. Na deze periode krijgt het account voor 30 dagen een ‘grace status’. Dit houdt in dat wanneer de aanschaf van Microsoft 365 binnen een maand plaatsvindt, alle data en gegevens behouden blijven. Wanneer de organisatie besluit niet door te gaan met Teams is het mogelijk om de ‘grace status’ te laten verlopen. Alle data worden dan verwijderd. Het is erg belangrijk dat er op tijd een besluit wordt genomen, anders is alle data dus weg.
Als u door wilt gaan met Microsoft Teams kunt u kiezen uit een drietal opties: de Microsoft 365 Business Basic licentie, waar de Teams Trial uit bestaat en waarmee u zeker bent dat alle instellingen en data die u opgeslagen heeft ook beschikbaar blijven, een Microsoft 365 Business Standard of een Business Premium licentie. Het verschil tussen deze licenties leggen we verderop uit. Eerst is het van belang na te gaan of u Teams wilt blijven gebruiken.
Het grote voordeel van Microsoft Teams is dat het een samenwerkingsplatform is dat naadloos met de volledige Microsoft 365 suite integreert. Zo kunnen collega’s chatten, videobellen, maar ook eenvoudig tegelijk in documenten samenwerken en deze delen. De mogelijkheid om meerdere Teams en kanalen aan te maken zorgt ervoor dat de communicatie in groepen soepel en veilig verloopt, op alle soorten apparaten. Een mooie eerste stap naar het moderne werken.
Alle info over de Microsoft 365 Business abonnementen vind u op de website van Microsoft
Als u met Teams door wilt gaan heeft u als bedrijf 3 opties. Het is belangrijk om eerst te bekijken welke behoeften u heeft binnen de organisatie. Wilt u net zo blijven werken als nu dan volstaat een Business Basic licentie. Werkt u vaak op een desktop (laptop of pc) en wilt u profiteren van alle functionaliteiten binnen de Office apps zoals Word, PowerPoint, Excel en Teams op verschillende apparaten, dan is de Business Standard licentie interessanter. Wilt u profiteren van een Windows 10 omgeving en vindt u beveiliging en apparatenbeheer belangrijk, dan is de Business Premium licentie voor u de juiste keuze.
Als u graag met Teams wilt blijven werken kan WSB u daarbij helpen. Wij adviseren graag welke licentie het beste bij uw organisatie past en kunnen deze voor u omzetten. Als dit niet goed gebeurt, is er een kans dat gebruikers toegang tot services of gegevens verliezen.
De licentie aanschaf is een mooie stap, maar u wilt meer? Dat kan uiteraard ook! We zien dat veel bedrijven gebruikmaken van Teams, maar dat er geen werkafspraken en richtlijnen zijn vastgesteld. Waar wordt de data bijvoorbeeld opgeslagen en gebeurt dit veilig? Beveiligingsfuncties zijn in de Business Premium licentie standaard inbegrepen, maar hoe zet je die aan en richt je ze in zodat iedereen veilig kan werken en e-mailen? En hoe zorg ik ervoor dat iedereen alles uit de Office 365 applicaties haalt? Dit zijn veel vragen waar MKB-ers mee worstelen. Wij helpen u hier uiteraard graag bij.
