Overweeg je de overstap te maken van het vertrouwde Dynamics NAV naar Business Central Online, maar twijfel je nog? Dan zit je hier goed. In deze blog bespreken we wat de verschillen zijn, welke voordelen de switch met zich meebrengt en hoe Microsoft je helpt om de stap te zetten.
Microsoft Dynamics 365 Business Central (Business Central Online) is de moderne opvolger van Microsoft Dynamics NAV. Versies van Dynamics NAV worden lokaal gehost. Bovendien worden ze gekenmerkt door veel maatwerk en dat maakt dat de implementatietijden lang zijn.
In 2018 heeft Microsoft het platform geüpdatet en geïntegreerd in de cloud-gebaseerde Dynamics 365-lijn onder de naam Microsoft Dynamics 365 Business Central. Deze Software-as-a-Service (SaaS)-versie is de meest moderne en toekomstbestendige variant van Business Central. Inmiddels is Business Central marktleider voor bedrijfsapplicaties in het mkb.
Eerst even wat context. Microsoft Dynamics 365 Business Central is niet zomaar een nieuwe versie van Dynamics NAV. Het is een fundamenteel andere benadering van bedrijfssoftware, volledig klaar voor de cloud. Dat brengt een aantal grote voordelen met zich mee. We benoemen er hier vier.
In Dynamics NAV was het mogelijk om aan de code van de applicatie zelf te sleutelen. Dit bood veel flexibiliteit, maar had ook zijn nadelen. Bij elke upgrade van de applicatie moest je controleren of de functionaliteit van je maatwerk niet was aangetast. Dat maakte het upgraden een duur, complex en tijdrovend proces.Veel organisaties kozen er dan ook voor om upgrades uit te stellen, waardoor ze nieuwe functionaliteiten misliepen.
Business Central Online is zo ontworpen dat je niet meer zelf aan de basis van de applicatie kunt komen. Je kunt nog steeds uitbreidingen doen, maar nu via Microsoft’s AppSource. Of de apps nu van Microsoft zijn, van WSB Solutions of van derden, de verantwoordelijkheid om de apps te controleren op juiste werking en om de apps continu te updaten, ligt bij de maker van de app. Het werken met apps biedt organisaties de kans om de complexiteit van de oplossing terug te brengen en de kosten van maatwerk te minimaliseren.
Door over te stappen op Microsoft Dynamics 365 Business Central hebben jij en je medewerkers altijd direct toegang tot de nieuwste functies en innovaties die Microsoft ontwikkelt. Alles wat nieuw wordt toegevoegd aan Business Central Online is meteen beschikbaar voor de eindgebruiker. Zo is op dit moment kunstmatige intelligentie helemaal hot. Business Central heeft nu al de eerste AI-functionaliteiten.
Het kan bijvoorbeeld op basis van de ingevoerde kenmerken van een artikel automatisch een prachtige marketingbeschrijving genereren van je stoel, fiets of wat je maar verkoopt. En dat is nog maar het topje van de ijsberg als het gaat om functionaliteiten die in het vat zitten. Microsoft Dynamics NAV daarentegen krijgt geen nieuwe functionaliteiten meer. Daardoor gaat je systeem steeds verder achteropraken.
Nog een voordeel: Business Central is ontworpen voor naadloze integratie met andere Microsoft 365-applicaties. Een mooi voorbeeld hiervan is de integratie met Outlook. Wanneer je een e-mail ontvangt, herkent het systeem details, zoals een klant- of factuurnummer. Er verschijnt dan een paneel in Outlook waarop relevante informatie uit Business Central te zien is, bijvoorbeeld of een factuur al betaald is. Dit stelt je in staat om door te gaan met je communicatie met de klant zonder Outlook te verlaten.
Hetzelfde geldt voor offertes; Outlook herkent artikelnummers en toont de bijbehorende informatie in het paneel. Je kunt zelfs in het paneel een offerte aanmaken, waarbij de offerte vervolgens direct in Business Central wordt opgeslagen. Op die manier hebben jij en je medewerkers ook vanuit Outlook en Teams direct toegang tot alle relevante data uit Business Central.
Tenslotte biedt Business Central Online natuurlijk ook de algemene voordelen die inherent zijn aan het werken in de cloud. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de mate van beveiliging die Microsoft biedt. Een beveiligingsniveau dat onbetaalbaar is voor een mkb’er om zelf te realiseren. Microsoft zorgt er bovendien continu voor dat de beveiligingsmaatregelen up-to-date zijn; het bedrijf kan het zich simpelweg niet veroorloven om hierin foutjes te maken.
Ook de schaalbaarheid die de cloud biedt, is een groot voordeel. Heb je te maken met seizoenswerk? Dan kun je gemakkelijk extra gebruikers toevoegen aan Microsoft Dynamics 365 Business Central in de topperiode en deze weer verwijderen als het rustiger is. Bovendien hoef je niet te investeren in hardware en het onderhoud ervan. Als je hardware koopt voor een on-premise oplossing, koop je deze meestal gebaseerd op wat je nodig hebt tijdens piekmomenten. Dit betekent dat je eigenlijk te veel capaciteit hebt voor wat je gemiddeld genomen gedurende het jaar nodig hebt. In de cloud kun je echter makkelijk op- en afschalen naar behoefte. Microsoft zorgt er daarnaast voor dat de hardware in de datacenters altijd up-to-date is. Bovendien zijn je applicaties en data altijd en overal beschikbaar, waardoor je op elk apparaat optimaal beveiligd kunt werken. Tenslotte werken innovaties als kunstmatige intelligentie alleen met data die beschikbaar is de Microsoft-cloudomgeving.
Wanneer het tijd is om over te stappen naar Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Als je het ons vraagt, is het antwoord: gisteren (sorry, beetje flauw, maar daardoor niet minder waar). Er zijn nog wel versies van Microsoft Dynamics NAV die ondersteund worden, maar die krijgen sowieso geen nieuwe functionaliteiten meer. Bovendien heeft Microsoft in de afgelopen jaren het onderhoud van oudere versies geleidelijk aan steeds een beetje duurder gemaakt. Een groot voordeel van Microsoft Dynamics NAV is dat het superstabiel is.
Toch zijn de voordelen van de overstap naar Microsoft Dynamics 365 Business Central absoluut de moeite waard. Het kan je bedrijf helpen om technologisch voorop te blijven lopen, te profiteren van nieuwe innovaties en de total cost of ownership te verlagen.
Microsoft denkt ook mee met organisaties die overwegen de overstap te maken. De ‘Bridge to the Cloud’-actie maakt het financieel aantrekkelijker om over te stappen. Deze promotie biedt een korting van veertig procent op cloudlicenties voor een vaste termijn van drie jaar.
Deelnemende klanten moeten een actief onderhoudscontract hebben op NAV. Je krijgt van Microsoft dan een Business Central Online-licentie met dezelfde waarde als je huidige onderhoudscontract op NAV/BC on-premise. Je betaalt dus niet méér dan je huidige onderhoudscontract. En je kunt je huidige on-premise-systeem blijven gebruiken dankzij dubbele gebruiksrechten: je bepaalt als klant zelf wanneer je gedurende die drie jaar de overstap maakt. De actie loopt tot 31 december 2024. Dankzij de ‘Bridge to the Cloud’-actie is dit volgens mij het ideale moment om over te stappen. Maar je moet het natuurlijk zelf weten.
