Je IT-partner stelt je teleur. En ergens weet je al: dit moet anders. Maar overstappen naar een ander IT-bedrijf klinkt als gedoe. Maar met de juiste aanpak valt dat harstikke mee. Veel mkb-bedrijven stapten eerder over en kwamen er sterker uit. In deze blog ontdek je hoe je de regie pakt in 6 heldere stappen.
Slecht werkende IT valt eigenlijk altijd op. Goede IT veel minder snel, die merk je gewoon niet. Als jij je IT wél voortdurend opmerkt, is dat een signaal.
Concrete signalen dat het tijd is voor een nieuwe partner:
Herken je twee of meer van deze punten? Dan is het zeker de moeite waard om verder te lezen.
De voorbereiding: weet wat je hebt voordat je weggaat
Voordat je ook maar één gesprek aanvraagt bij een nieuwe IT-partner, moet je weten wat je hebt. Denk aan:
Let op de opzegtermijn. Veel IT-contracten hebben een opzegtermijn van 1 tot 3 maanden en lopen automatisch door als je niet op tijd opzegt. Check dit goed voordat je verder gaat.
Dit is het meest onderschatte onderdeel van een overstap.
Voordat je van IT-partner wisselt, moet je één ding zeker weten: jouw data is van jou. Niet van je IT-leverancier. Maar in de praktijk blijkt dit geregeld een struikelblok.
Stel je huidige partner deze vragen en leg de antwoorden schriftelijk vast:
AVG/GDPR: vergeet de verwerkersovereenkomst niet. Als je van IT-partner wisselt, wissel je ook van verwerker van persoonsgegevens. Je bent wettelijk verplicht een nieuwe verwerkersovereenkomst af te sluiten met je nieuwe partner. Doe dit vóór de go-live datum.
Een nieuwe IT-partner kiezen zonder duidelijke wensen is als een huis kopen zonder te weten hoeveel slaapkamers je nodig hebt. Je eindigt ergens, maar of het klopt?
Over service: Hoe snel wil je geholpen worden bij een storing? Wil je één vaste contactpersoon? Heb je behoefte aan proactief advies, of wil je gewoon dat alles stilletjes werkt?
Over techniek: Gebruik je al cloudoplossingen of wil je daar naartoe? Welke software is bedrijfskritisch? Hoe gevoelig zijn je klantgegevens?
Over certificeringen: Kies voor een partner met aantoonbare kwaliteit. Relevante certificeringen voor het mkb zijn: Microsoft Solutions Partner (voor Microsoft 365 en Azure), ISO 27001 (informatiebeveiliging) en NEN 7510 (bij zorgorganisaties). Vraag hier actief naar.
Over de toekomst: Groeit je bedrijf? Wil je over twee jaar meer mensen aannemen, andere locaties openen of hybride werken uitbreiden? Kan jouw nieuwe IT-partner jouw ambities aan?
Over de ‘fit’: Hoe belangrijk vind je het dat jouw bedrijf en IT-partner bij elkaar passen qua cultuur en omvang?
Nu het interessante deel: hoe kies je een IT-bedrijf dat écht bij jou past?
Vraag meerdere offertes aan. Nooit zomaar voor het eerste goede gesprek gaan. Spreek minimaal drie partijen en vergelijk niet alleen op prijs, maar ook op aanpak en gevoel. Veel IT-bedrijven hanteren een lage instapprijs om door de eerste selectie te komen en plussen er daarna vrolijk op los. Je wilt een partner die open en eerlijk communiceert over de volledige kosten: software, Microsoft 365-licenties, hardware, infrastructuur, security én support.
Vraag naar voorwaarden en een SLA. Laat je niet verleiden door alleen een goed gesprek. Vraag om een gedetailleerde offerte met responsetijden, beschikbaarheidsgaranties en een duidelijke opzegtermijn. Natuurlijk is vertrouwen belangrijk, maar vastleggen is beter. Staat het niet op papier, dan bestaat het niet.
Vraag naar referenties. Spreek bij voorkeur met vergelijkbare bedrijven uit jouw branche. Vraag concreet: hoe snel reageren ze bij een storing? Wat gaat er weleens mis en hoe lossen ze dat op? Een betrouwbaar IT-bedrijf levert je referenties zonder aarzeling.
Kijk naar cyber security. In een tijd waarin phishingaanvallen steeds professioneler worden, is beveiliging geen luxe maar een randvoorwaarde. Vraag concreet: hoe monitoren zij je systemen? Wat is hun aanpak bij een ransomware-aanval? Werken zij met een Security Operations Center (SOC) of Managed Detection & Response (MDR)? Hoe snel word jij gewaarschuwd bij een incident?
Voorbereiding is alles.
Een goede overstap begint met een gedetailleerd migratieplan. Zorg dat de nieuwe IT-partner dit voor jou opstelt, inclusief een tijdlijn en duidelijke afspraken over wat er wanneer gebeurt.
Downtime is de grootste angst bij een IT-overstap. Met een goede planning en een betrouwbare partner beperk je die tot een minimum. Een professioneel IT-bedrijf plant kritieke migraties buiten kantooruren of in het weekend, zodat je bedrijfsprocessen zo min mogelijk worden verstoord.
Praktische regels voor de overgang:
De overstap zelf is pas het begin. De eerste weken zijn cruciaal voor een duurzame samenwerking.
Vaste contactpersoon. Zorg dat je één aanspreekpunt hebt die jouw organisatie kent en direct bereikbaar is. Geen callcenternummer, maar een naam en een gezicht.
Medewerkerstraining. Bij een nieuwe werkomgeving of nieuwe tools horen korte, praktische instructies voor je team. Plan dit in als onderdeel van de onboarding.
Evaluatiemoment. Plan na 4 en 8 weken een evaluatie. Wat werkt al beter? Wat nog niet? Een goede IT-partner staat open voor feedback en past de dienstverlening aan waar nodig.
Maak succes meetbaar. Niet vaag, maar concreet: binnen hoeveel minuten wordt er gereageerd op een storing? Hoe vaak ontvang je een rapportage over de staat van je systemen? Welke KPI’s zijn voor jou het meest relevant?
Overstappen naar een ander IT-bedrijf is geen sprong in het diepe. Het is een strategische keuze die je, met het juiste stappenplan, volledig in de hand hebt.
De kern van een succesvolle overstap:
Met de juiste voorbereiding is de overstap geen risico, maar misschien wel de beste IT-beslissing die je dit jaar maakt.
Vul het formulier in en Maurice neemt binnen 24 uur contact met je op. Geen verplichtingen, wel een eerlijk advies.
