Zou je het ziekenhuis om de hoek kiezen voor een openhartoperatie? Het is natuurlijk gemakkelijk dichtbij, dus handig voor jouw bezoekers. Zou je dan ook de aanbieder met de laagste prijs kiezen? Natuurlijk bespaart een poly-klinische ingreep jou de kosten van een overnachting! En om het verhaal compleet te maken: zou je het dan bezwaarlijk vinden als de chirurg een assistent in opleiding is?
Een ERP/CRM-implementatie laat zich prima met een openhartoperatie vergelijken. Jouw favoriete nieuwe software-oplossing wordt immers ook het nieuwe hart van jouw bedrijf. Het zal een centrale positie in de organisatie verwerven – net als een spin in haar web. En zoals een hart dat doet in een menselijk lichaam, pompt het softwaresysteem cruciale materie door de organisatie: nauwkeurige en up-to-date data.
De medische wetenschap is inmiddels zo ver dat deze complexe operaties goed kunnen worden uitgevoerd. Maar dat betekent niet automatisch dat iedere persoon met een witte jas over de noodzakelijke vaardigheden beschikt. Tijdens de operatie moet het hart immers blijven kloppen. Daar komt bij dat de ingreep al bij de eerste poging moet slagen. Hier zijn doorgaans geen tweede kansen!
Net als openhartoperaties kunnen ook software-implementaties op de juiste manier en met succes worden uitgevoerd. Maar ook dit betekent niet automatisch dat elke aanbieder van ERP/CRM-software voldoende gekwalificeerd is. En ja – ook tijdens de implementatie moeten de processen binnen jouw bedrijf onverkort blijven draaien.
Het succes of falen van een ERP/CRM-project hangt nauw samen met de aanpak van en de aandacht voor de implementatie. De soms roekeloze manier waarop organisaties met dit cruciale proces omgaan, is opmerkelijk. Veel bedrijven hebben nog steeds de neiging om het belang van kwaliteit spontaan te ‘vergeten’ zodra er kortingen te behalen zijn. Zij accepteren zo ongeveer elke consultant zolang diens tarief maar laag genoeg is. Ook accepteren zij implementatiepartners die geen eisen vooraf stellen aan de kwaliteit en beschikbaarheid van jouw mensen. Of dit slim is, vraag je je af. Zoals de Britten, bijzonder to the point, zo fraai zeggen: Penny wise, pound foolish.
Wie hoge eisen stelt aan de kwaliteit van zijn implementatie moet zich grondig voorbereiden. Hier een paar verstandige vragen voor jouw interne besluitvorming:
– Welke implementatie partner heeft de hoogste slagingspercentages?
– Welke partij heeft aantoonbare ervaring? Met de software-oplossing natuurlijk, maar ook binnen jullie branche?
– Welke partner is in staat om te verduidelijken wat jullie eigen taken en verantwoordelijkheden precies zijn? Zoals hoe jij jouw organisatie het beste op dit project kunt voorbereiden.
– En wie is in staat om de noodzakelijke veranderingen in de organisatie en de mindset te helpen realiseren?
Vraag altijd om de CV’s van de professionals in het door de leverancier voorgestelde implementatieteam. Maar wees ook bereid om jouw eigen mensen op de geschiktheid voor hun rollen te laten beoordelen. En beslis niet voordat jij face to face met de toekomstige projectleider hebt gesproken. Zodat je de chirurg nog voor de operatie diep in de ogen kunt kijken.
Kwaliteit in jouw implementatie vraagt om een serieuze investering. Maar vergeet nooit dat de geneugten van een (te) lage prijs snel vervagen terwijl de frustratie over slechte kwaliteit aanhoudt.
Deze blog is een herpublicatie van een artikel geschreven door Guus Krabbenborg en is met zijn toestemming geplaatst. Guus Krabbenborg is al ruim 30 jaar actief in de ERP-wereld en een veel gelezen blogger en een gewaardeerd spreker op nationale en internationale evenementen. Daarnaast is hij auteur van diverse boeken.
