In 2023 stapt elektronicabedrijf Obbink over op het ERP-systeem Business Central. Daarvoor gaan ze niet over 1 nacht ijs; ze bereiden de overstap ruim 3 jaar voor. Het Achterhoekse familiebedrijf werkt nu 2 jaar met Business Central. Een mooi moment voor een gesprek met Bart Obbink (Bedrijfsverbeteraar volgens zijn LinkedIn profiel en verantwoordelijk voor de automatisering) en ICT-beheerder Hidde Bouwmeester.
Bart vertelt: “Ons bedrijf is in 1934 opgericht door mijn overgrootvader. We verkopen consumentenelektronica, zoals wasmachines, televisies, tablets en stofzuigers. Eigenlijk alles met een stekker. We hebben 10 Obbink-winkels in de Achterhoek en daarnaast 11 BoXXer-filialen, ons discountermerk, buiten de regio, bijvoorbeeld in Tilburg, Almelo en Veendam.
Door de groei van de BoXXer formule krijgt Obbink uitdagingen op het gebied van automatisering. Bart: “Dat was het punt waarop we de automatisering aan zijn gaan pakken. Centrale vraag was: Wat is er nodig om ervoor te zorgen dat onze winkels optimaal kunnen blijven werken met onze kassasoftware Vendit, terwijl we op het hoofdkantoor de juiste tools krijgen voor inkoop, magazijn en administratie die bij Vendit passen?
We hebben toen allerlei IT-bedrijven over de vloer gehad, maar allemaal kwamen ze met het idee om alles, dus ook het kassasysteem, in 1 nieuw systeem te plaatsen. Ondanks dat we hadden aangegeven dat we dat niet wilden. We vonden zo’n “big bang”-implementatie een veel te groot bedrijfsrisico. We hebben toen besloten het magazijn los te koppelen en daarvoor met Business Central te gaan werken en een connectie te maken tussen Business Central en Ventid.
Toen heb ik contact opgenomen met Microsoft en zij verwezen mij door naar WSB Solutions. Ramon en Vincent zijn hier langs geweest, we hebben een gesprek gevoerd en een week later de offerte getekend. Dat ging snel, omdat we een goed gevoel hadden en van tevoren al heel goed hadden uitgedacht wat we wel en vooral ook wat we niet wilden. En zo zijn we vol vertrouwen met Business Central begonnen.
We hebben zo’n 3 tot 4 jaar besteed aan de voorbereidingen. Je moet je bedrijf door en door kennen. Het is cruciaal dat er iemand is die het hele bedrijf overziet. Want iedere afdeling die de kans krijgt iets te veranderen, doet dat vooral uit zichzelf. Logisch, maar ze hebben niet altijd door wat zo’n verandering betekent voor andere afdelingen. Daar moet je dan iemand voor hebben die weet wat de gevolgen aan beide kanten zijn.
Daarnaast hebben we Hidde volledig vrijgemaakt voor dit project. Niet een paar uurtjes in de week, maar maandenlang fulltime. Zo’n implementatie moet je niet onderschatten.”
WSB begeleidde de implementatie van Business Central. De bedoeling was om in november 2022 live te gaan, maar dat werd uiteindelijk april 2023. Bart vervolgt: “De samenwerking liep in het begin wat stroef, wat tijd kostte. We wilden niets overhaasten en hebben toen de livegang bewust uitgesteld. Later verliep de samenwerking wel soepel en kregen we veel hulp van WSB bij bijvoorbeeld de financiële inrichting. Die expertise van bijvoorbeeld Inka en Jan hadden we echt nodig om live te kunnen gaan, want anders ga je met je boekhouding compleet nat.
Terugkijkend heb ik geen spijt van het half jaar uitstel. Je moet niet meteen van een 5 naar een 8 willen. Je moet eerst zorgen dat alles werkt en vanuit die positie kun je dan verder bouwen. Dat geeft jezelf de tijd het pakket te leren kennen én de echte behoeftes vanaf de werkvloer te ontdekken, want die worden pas goed duidelijk als je met de nieuwe software werkt. Die verbeteringen maakt dat we nu op een 8 zitten.
WSB is een betrouwbare partner waar we op aan kunnen. We hebben al een paar keer terug moeten vallen op de kennis van WSB. Dan is het fijn een partner te hebben die ervaring heeft met warehousing en Business Central.
Voordat we met Business Central werkten, werden verkooporders handmatig overgenomen vanuit pdf-bestanden; ouderwets kopiëren-plakken zeg maar. Dat was een tijdrovend en foutgevoelig proces. We zijn hiermee doorgegaan tot de dag voordat we live gingen met Business Central.”
Hidde haakt hierop in: “De orders komen nu automatisch binnen, we kunnen de prijs controleren (orders vanuit de winkel hebben soms een afwijkende prijzen, omdat die bijvoorbeeld net is veranderd) en zonodig even overleggen met het filiaal. Dit scheelt een hoop gedoe achteraf. Maar ook worden er veel minder fouten gemaakt. Want wil iemand een zwarte of witte Sonos speaker? Met of zonder spraakbesturing? We zijn volledig overgestapt op GTIN-gecodeerde artikelen, waardoor elk product uniek is. Vroeger ging dat op vaak nog op typenummer en dat ging nog wel eens fout omdat veel typenummers op elkaar lijken.”
Om allerlei data inzichtelijker te maken, werken ze bij Obbink ook met Power BI. Zo zijn er Power BI dashboards waarop de filiaalmanagers heel overzichtelijk kunnen zien wat ze besteld hebben, wat ze geleverd krijgen, het assortiment inzien, wat op voorraad is en wat niet, etc. Deze dashboards zijn gekoppeld aan het kassasysteem zodat de informatie in de dashboards altijd realtime is met maximaal een kwartier vertraging. En bij de Administratie hebben ze bijvoorbeeld een dashboard waarop ze kunnen zien welke klanten er nog moeten betalen en welke al betaald hebben.
Hidde: “Alle Power BI rapportages en dashboards heb ik zelf gebouwd. Business Central biedt hele goede mogelijkheden voor koppelingen met Power BI. Voordeel hiervan is dat je alle tabellen die in Business Central beschikbaar zijn, kunt verwerken in je Power BI dashboards. Maar je kunt ook verschillende databronnen buiten Business Central aan je Power BI dashboard koppelen en combineren met de informatie uit Business Central.
Het mooie aan Power BI is dat er ontzettend veel mee kan, en dat is gelijk de valkuil. We zijn dus simpel begonnen en hebben de dashboards op basis van wensen rustig uitgebouwd.”
Nadat we Business Central hadden geïmplementeerd, volgde snel een scanapplicatie voor het magazijn. Voorheen deden we alles op papier. Ik hoef vast niet uit te leggen dat dat problemen gaf. Nu scant de magazijnmedewerker de artikelen en controleert direct of het klopt. Dat voorkomt foutieve leveringen.”
Bart sluit af: “Destijds hadden we zelfs mensen in dienst om fouten te herstellen. Maar na de overstap op Busines Central en de scanapplicatie hadden zij nauwelijks nog iets te doen. Sinds we met de scanners werken hebben we een aantal contracten niet hoeven verlengen. Want ja, we hebben die mensen simpelweg niet meer nodig. Naast dat het lekker is dat je echt op je systeem kunt vertrouwen, is het financieel natuurlijk ook aantrekkelijk. Ik denk dat we 40 procent hebben bespaard op onze magazijnkosten.
Ik ben trots op wat wij met elkaar voor mekaar hebben gekregen. De overgang naar Business Central, de scanapplicatie in het magazijn, de Power BI dashboards. Het heeft allemaal heel veel verschil gemaakt binnen ons bedrijf.”
