Stel je voor: je bent Sara en eigenaar van de goede lopende bakkerij De Zoete Hoek met 30 man personeel. Het is maandagochtend vroeg (je bent bakker, dus het is héél vroeg) en je loopt je kantoor binnen. In plaats van begroet te worden door de bonnetjes van je zaterdagverkopen en een overweldigende stroom van e-mails met bestellingen voor vandaag, vind je alles netjes georganiseerd en deels al afgehandeld. Hoe lekker is dat. Het kan met kantoorautomatisering.
Met een goede kantoorautomatisering gaat je administratie (deels) geautomatiseerd, worden bestellingen automatisch ingeboekt en last but not least word jouw klantcommunicatie verbeterd. Resultaat? Meer tijd voor creatieve bakprojecten en persoonlijke aandacht voor klanten. En dus meer tevreden klanten.
Dit artikel verkent de wereld van kantoorautomatisering en hoe je als mkb-bedrijf kan profiteren van slimmere werkprocessen.
Gemiddeld besteden kantoormedewerkers een aanzienlijk deel van hun werkdag aan terugkerende taken. Denk hierbij aan bijvoorbeeld rapportages maken en agendabeheer. Maar de 2 meest “populaire” zijn:
Er zijn onderzoeken die zeggen dat kantoormedewerkers maar liefst 2/3 deel van hun tijd besteden aan terugkerende dagelijkse taken. Andere onderzoeken zijn milder, maar feit blijft dat veel tijd wordt besteed aan repeterende taken. Daar komt kantoorautomatisering om de hoek kijken, want veel van die vervelende, saaie, impopulaire taken kun je automatiseren.
Kantoorautomatisering klinkt misschien als een buzzwoord, maar het is eigenlijk heel simpel: het gebruik van technologie om dagelijkse taken en processen te stroomlijnen en te versnellen. Van e-mails die zichzelf sorteren tot systemen die je boekhouding bijhouden, automatisering neemt dit soort werk uit handen. Maar waar begin je? En wat kun je echt verwachten?
Door deze repetitieve taken te automatiseren, kunnen bedrijven niet alleen tijd en kosten besparen, maar ook de tevredenheid en productiviteit van werknemers verhogen. Automatiseringstools kunnen bijvoorbeeld e-mails sorteren en prioriteren, data-invoer automatiseren via formulieren en apps, rapporten genereren met een druk op de knop, en andere bedrijfsprocessen automatiseren.
Het is heel makkelijk om te denken in termen als efficiëntie en “tijd is geld”, maar we kijken graag verder. Ja, het is natuurlijk waar dat je met kantoorautomatisering efficiënter kan werken en dus meer geld kunt verdienen. Maar denk ook in termen als minder fouten, minder repetitief werk, en niet geheel onbelangrijk: meer tijd voor strategie en groei.
Bovendien, met de juiste tools, kun je data gebruiken om slimmere beslissingen te nemen. En laten we eerlijk zijn, in het digitale tijdperk kan geen enkel bedrijf het zich veroorloven om achter te blijven.
Niet alles is geschikt voor automatisering. Creativiteit en persoonlijk contact blijven essentieel en voegen waarde toe waar computers dat niet kunnen. Maar processen zoals facturatie, klantbeheer, en zelfs bepaalde aspecten van klantenservice kunnen vaak geautomatiseerd worden voor betere resultaten. Het is een kwestie van balans vinden.
Begin klein. Kies een proces dat veel tijd kost of foutgevoelig is en onderzoek hoe je dit kunt automatiseren. Betrek je team bij dit proces; zij zijn tenslotte degenen die ermee werken en dus over het algemeen ook de meeste kennis hebben. En wees niet bang om te experimenteren. De eerste stap is vaak het moeilijkst, maar ook het meest lonend.
Naast alle mooie positieve dingen, brengt het automatiseren van je kantoor ook uitdagingen met zich mee. Een andere manier van werken, roept altijd weerstand op. Wij mensen zijn gewoontedieren en houden niet zo van verandering. Met goede begeleiding, en vooral goede communicatie kun je veel van die weerstand wegnemen.
Kantoorautomatisering is niet nieuw. Verre van dat zelfs. Maar automatisering blijft zich wel ontwikkelen. Door te investeren in automatisering, werk je niet alleen efficiënter, maar vooral fijner. Je kunt niet alleen meer tijd en geld besparen, maar je legt ook een fundament voor toekomstige groei en innovatie. Je hebt tenslotte meer tijd om daar aandacht aan te besteden, omdat je minder van die vervelende repeterende taken te doen hebt.
Er zijn tal van manieren om je kantoor te automatiseren. Wil je daar eens met een IT-expert over praten, neem dan contact met ons op. Mijn collega’s hebben vaker met het bijltje gehakt en kunnen jullie vaak adviseren over dingen waar je zelf misschien niet eens aan gedacht had. Geen probleem, ieder zijn expertise 🙂 Samen komen we in ieder geval vaak heel ver!
