Waarom kunnen we niet gewoon doorgaan op de manier waarop we het altijd hebben gedaan? Het gaat toch goed zo? Dé vraag bij zo’n beetje alle veranderingen. Er wordt een verandering aangekondigd en binnen de kortste keren raakt iedereen in de stress. De meeste medewerkers gaan vol in de weerstand, want waarom moeten ze nou veranderen? Je begrijpt het wel: zo wordt het erg lastig om een verandering door te voeren.
We houden niet zo van veranderingen, dus gaan verandertrajecten binnen organisaties vaak mis. Het management of de directie bepaalt en medewerkers moeten het er maar mee doen. Het succes van een organisatorische verandering, is afhankelijk van medewerkers die hun werk anders moeten gaan doen. Zonder effectief change management kunnen veranderingen binnen een organisatie zorgen voor problemen, zoals onzekerheid bij medewerkers, weerstand tegen de verandering of minder efficiënt en productief werken.
Change management stelt werknemers in staat een verandering door te voeren zodat bedrijfsdoelstellingen worden gerealiseerd. Het gaat in essentie over mensen en onze gezamenlijke rol om veranderingen om te zetten in succesvolle resultaten voor onze organisaties. Als change consultant kan ik zeggen dat ik ook echt niet van veranderingen houd. Maar veranderingen zijn vaak simpelweg gewoon nodig om verder te komen. Daarom leg ik je aan de hand van vijf uitgangspunten uit wat de basis is voor het wat en waarom van de menselijke kant van verandering en de inzet van verandermanagement.
Centrale vraag: Waarom veranderen we?
Een belangrijke gedachte van verandering, is dat er iets anders mogelijk is. Hoe simpel het ook klinkt, een basisprincipe van change management is dat je je een toekomstige toestand kan voorstellen die anders is dan vandaag en dat je naar die toekomstige toestand verandert om een gewenst resultaat te bereiken.
Als we zeggen dat we veranderen met een reden, betekent dat niet dat de reden voor elke verandering dezelfde is. De redenen voor verandering zijn even gevarieerd als de verandering zelf: je wilt bijvoorbeeld meer omzet, grotere klanttevredenheid, kostenverlaging, betere kwaliteit van producten of diensten, minder risico’s, betere werkomstandigheden, enzovoort. Een veranderproject wordt ondernomen omdat er een mooie kans ligt of omdat een probleem moet worden opgelost. Niemand implementeert een nieuw ERP-systeem, alleen maar voor de fun.
Centrale vraag: Wie moet zijn werk anders doen (en hoe)?
Individuele gedragsverandering is essentieel voor een verandering. Je kunt wel een nieuw softwarepakket installeren, maar als niemand er mee gaat werken, verandert er niets. Je kunt het pas echt een verandering noemen wanneer individuen in de organisatie op een nieuwe manier gaan werken. Ze gaan nieuw gedrag vertonen, maken gebruik van nieuwe hulpmiddelen of volgen nieuwe processen. Veel mensen gaan ervanuit dat dit ‘gewoon’ gebeurt, maar dit is zelden het geval. Daarom is het ontzettend belangrijk om bij elke verandering na te denken over wat er verandert voor werknemers in een organisatie en hoe ze hun werk anders moeten gaan doen.
Centrale vraag: Hoeveel van onze resultaten hangen af van adoptie en gebruik?
Als je inziet dat de realisatie van verandering en het bereiken van specifieke resultaten verbonden zijn met mensen, kunnen we de juiste vragen stellen:
Aangezien verandering uiteindelijk een individueel fenomeen is, zijn het deze individuele factoren die bepalen of beperken wat de waarde is die een verandering creëert. Wanneer je ervan uitgaat dat de menselijke factoren van een verandering (ultiem gebruik, adoptiesnelheid en bekwaamheid) automatisch 100% zullen zijn tijdens je ‘Go-Live’, dan sla je de plank waarschijnlijk flink mis.
Het ontwerpen en implementeren van een bedrijfsoplossing, zoals Business Central of Microsoft 365, is niet voldoende om resultaten te bereiken. Zonder de betrokkenheid van alle medewerkers die hun werk anders moeten gaan aanpakken, komt er geen verandering.
Centrale vraag: Wat doen we om adoptie en gebruik te ondersteunen?
Wanneer je change management gebruikt in je organisatie, zorg je ervoor dat elke verandering de verwachte resultaten oplevert. Het is eigenlijk een hulpmiddel voor het managen van de menselijke kant van verandering. Je moet dit niet zien als een makkelijke manier om weerstand van werknemers te verminderen. Het is namelijk juist een benadering die mensen in staat stelt zich nieuwe vaardigheden eigen te maken, waardoor bedrijfsresultaten bereikt worden. Deze positieve insteek zorgt ervoor dat je medewerkers kunnen groeien, wat invloed heeft op je organisatie. Dit kun je bereiken door gebruik te maken van communicatie, opleidingen, goed leiderschap, maar ook coaching van werknemers.
Centrale vraag: Hoe zal het stimuleren van adoptie en gebruik de resultaten verbeteren?
Kort gezegd: projectmanagement is gericht op techniek, waar verandermanagement gericht is op mensen. Denk bij projectmanagement aan de realisatie van een technische oplossing, zoals het implementeren van een ERP-systeem. Verandermanagement is juist gericht op het bereiken van de gewenste resultaten van de verandering, door mensen mee te nemen in de transitie. Onderzoeken tonen aan dat projecten die effectief veranderingsmanagement toepassen, 6 keer meer kans hebben om projectdoelstellingen te halen. Met change management vergroot je de kans dat je de gewenste toekomstige staat realiseert en dat je bijbehorende doelstellingen behaald.
Ben je van plan een (technische) verandering door te voeren in je organisatie? Sta dan stil bij deze vijf uitgangspunten en de bijbehorende centrale vragen. Door daarmee te beginnen, vergroot je al de kans op een succesvolle verandering.
Bron: 5 Tenets of Change Management (prosci.com)
Wil je weten hoe we jouw organisatie hiermee kunnen helpen? Neem contact op.
