Modern Werken
… maar wel voor plotselinge verandering. Gewoontes geven houvast en als dat van buitenaf wordt beïnvloedt zonder dat begrepen wordt waarvoor dat nodig is dan is het moeilijk daar ineens vanaf te stappen.
Denk aan de weg die je aflegt naar je werk; die is iedere dag hetzelfde tot een keer een wegafzetting is geplaatst waardoor je moet omrijden. Je eerste reactie is niet blijheid, tenzij je graag te laat komt. Als je netjes vooraf bent geïnformeerd over de wegafzetting dan kun je je route daar vooraf op aanpassen. Ook dan ervaar je het niet als prettig, maar je weet in ieder geval waar je aan toe bent. Nog beter; als jou duidelijk is verteld dat die wegafzetting een week duurt en je daarna niet meer in de file hoeft te staan doordat ze het een en ander hebben verbeterd, dan pas je je graag aan en verheug je je op de dag dat de wegafzetting weer weg is.
Diezelfde maatregelen passen wij toe bij veranderingen in het IT-landschap van onze klanten. Change Management toepassen zorgt ervoor dat medewerkers ook écht nieuwe functionaliteiten en nieuwe manieren van werken gaan omarmen. Zonder Change Management zien we namelijk het volgende:
1. Doelstellingen van projecten worden niet of slecht behaald
2. De doorlooptijd van projecten wordt steeds langer
3. De kosten van projecten worden met die langere doorlooptijden ook duurder
4. De nieuwe doorgevoerde veranderingen worden niet omarmt en dus niet gebruikt
In de praktijk zien we dat veel mensen slechts 5% van de functionaliteiten gebruiken en dus niet het maximale uit de software halen. Zonde toch? Slimmer werken is dan ook vooral een kwestie van gedragsverandering. Maar zoals bij elke verandering heb je draagvlak nodig en iemand die je bij dit proces begeleidt.
Kortom; door je medewerkers mee te nemen in de verandering, te betrekken en daar ook de waardevolle feedback uit te verwerken kun je bovenstaande uitdagingen binnen een project tackelen. Je weet namelijk zelf, door goed je collega’s te betrekken en hun weerstanden aan te horen, dan ook beter waar je aan toe bent. Een win-win situatie eigenlijk.
Onze Adoptiecoach helpt onze klanten hierbij en dat doen wij niet door een geheel zelfbedachte methode, maar middels de wereldwijd erkende Prosci Change Management methodiek gebaseerd op het ADKAR-model.
ADKAR staat voor Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement. Dit zijn fases waarbij je iedere fase de nodige aandacht moet geven aan de verandering wil je deze fasen succesvol verlopen. Succesvol het ADKAR-model volgen betekent namelijk het volgende:
✔️ 6x meer kans op het behalen van projectdoelstellingen
✔️ 5x meer kans om op schema te blijven
✔️ 2x meer kans om binnen het budget te blijven
✔️ Het project wordt zich door de medewerkers weer terugbetaald in de manier waarop ze nieuwe functionaliteiten gebruiken
En bovenstaande valt of staat natuurlijk met die doelstellingen. Hieronder zie je de doelstelling en activiteiten die we in de verschillende fasen kunnen toepassen. Aanvullend gelden er afhankelijk van het onderwerp bijvoorbeeld extra inhoudelijke workshops om medewerkers te betrekken bij o.a. Teams inrichting en beleid of ERP procesinrichting.
1. In de Awareness fase gaat het om het overbrengen en herhaaldelijk communiceren van de missie van het project. En die missie moet raken en verdergaan dan alleen het willen besparen van kosten of beter samenwerken met elkaar. Prima doelen, maar ook deze leiden tot een groter geheel.
– Workshops aan directie/MT
– Inspiratiesessies
– Gezamenlijk bepalen van doelstellingen
– Communicatieplan
2. In de Desire fase gaan we die missie vertalen naar waarde voor de medewerkers zelf. Hoe zij hier zelf ook beter van zullen worden.
– Workshops met eindgebruikers
– Webinars
– Diverse materialen zoals posters
3. Pas dan komt de veelgebruikte fase Knowledge, waar bijvoorbeeld trainingen worden gegeven. Ooit in een training gezeten waarvan je dacht; waar is dit nu voor nodig? Wat wordt er van mij verwacht? Door de eerdere fasen goed te doorlopen zit de meerderheid gegarandeerd met enthousiasme in een training en nemen ze ook goed op wat hen wordt geleerd.
– Trainingen
– Webinars
– Instructiematerialen
4. In de Ability fase is het de taak goed te kijken of ze de getrainde vaardigheden kunnen inzetten.
– E-learning
– Peilingen
5. Reinforcement gaat om versterking van alle eerdere componenten; nog een keer goed de strepen op de weg markeren zodat het echt duidelijk is waar het iedereen om gaat en wat het brengt.
– Trainingen op basis van scenario’s en specifieke processen
– Peilingen
– E-learning
– Diverse materialen
– Floorwalking/inloopsessies of virtuele ondersteuning
Deze methodiek passen we toe in alle pijlers van ons portfolio; Modern Werken trajecten, ERP-trajecten, maar ook kleinschaliger bij kleine impactvolle aanpassingen rondom security.
